使自我管理難上加難的是，最該做的事往往是你覺得最難做到的。你需要制訂計劃，卻根本抽不出時間。你需要休息，卻是壓力極大、必須全力以赴的時候。你該處理一些雞毛蒜皮的生活瑣事的時候，卻必須持續(xù)關(guān)注“戰(zhàn)略性”問題。

現(xiàn)實生活很少符合你在某個時刻的心情，所以，建立一套方便好用的結(jié)構(gòu)，把掌控和視角的因素面面俱到地處理好，用它使自己的內(nèi)心和外部世界保持平衡，是明智之舉。

運用工具和竅門—啟動系統(tǒng)

再沒有比順手的工具、舒適的環(huán)境、簡單的行為指導(dǎo)更能讓你提高效率、如虎添翼的。在宜人的工作環(huán)境中，依靠靈巧的習慣和程序，以適當?shù)墓ぷ鞴?jié)奏執(zhí)行事半功倍的舉措，也容易贏得比賽，讓企業(yè)的經(jīng)營取得成功。

換句話說，你要有個好的系統(tǒng)。我有位朋友是某大型制衣公司的質(zhì)量和研發(fā)主任。他告訴我，他們的研究表明，業(yè)績提高的舉措絕大多數(shù)源自系統(tǒng)的改善，額外的激勵和提高智力水平長遠看來對績效的提高可以忽略不計，效率提高幾乎全都是改進工具質(zhì)量、采用新流程的直接結(jié)果。他在評價GTD方法的價值時提出了自己的觀點：企業(yè)的制度改進雖然可以提高機械的工作效率，GTD方法卻是高效思考步驟的首創(chuàng)。

我只能同意他的話。行政思考是每個人（不光是行政人員）必須用來確保工作順利的流程，流程一旦被認識和領(lǐng)會，就必須加以強化和流線化。

最近某全球知名企業(yè)啟動了一系列運用GTD方法的開拓項目，對象范圍涉及領(lǐng)導(dǎo)層、他們的直接下屬和助理。他們把獲得掌控的幾個好辦法介紹給大家，特別強調(diào)了電子郵件、會議和工作流程管理，就在每天的工作中節(jié)省了不少時間，顯著提高了決策、規(guī)劃和創(chuàng)意思考的質(zhì)量。人們并沒有因為培訓(xùn)變得更聰明（雖然大家覺得學會了把腦力用對地方），工作也沒有更賣力。他們不過是運用了捕捉、明確和組織整理等步驟（都是GTD系統(tǒng)的組成部分），消除了導(dǎo)致精力渙散的因素，消除了未經(jīng)處理的“材料”對心力的消耗而已。

這些掌控和視角要素看似簡單輕巧，養(yǎng)成習慣長期堅持下去好像也并不費力，真正做起來卻不見得那么容易。是的，雖然把工作當游戲、把生活當工作，讓兩者齊頭并進的最佳計劃是微妙的內(nèi)心思考的結(jié)果，擁有現(xiàn)成的最佳結(jié)構(gòu)，引導(dǎo)明智的思考和專心一意的執(zhí)行，卻能起到事半功倍的效果。

建立系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

根據(jù)多年的經(jīng)驗，我們注意到有幾個關(guān)鍵要素與輕松地運用這些步驟取得預(yù)期效果關(guān)系重大。每個要素都能顯著地幫你克服下意識的抵觸情緒，養(yǎng)成自覺運用的習慣。你在忙得不可開交的時候（比方說緊張的工作日的上午，比方說你要同時照顧兩個孩子，一個3歲、一個6歲），很容易把所謂的流程忘得一干二凈，因為你必須自覺地開動腦筋，必須刻意努力。你的自我管理法必須具備思考和組織的硬件和空間，它們的品質(zhì)越高，用途越大，方法越簡便，你就越容易獲得掌控和擺正視角。

一定要用方便好用的捕捉工具

你要把源源不斷地出現(xiàn)在腦子里的想法、信息和事務(wù)抓住，客觀地加以陳述；要盡可能地讓這個過程變得簡單有趣，并養(yǎng)成雷打不動的習慣。這些年我打過交道的人為數(shù)不少，絕大多數(shù)成年人在改變行為模式時，遇到的最大、最難的問題是學會把必須處理的一切事務(wù)寫出來，再用一套程序加以處理。這個習慣（也許你還沒有養(yǎng)成，趕快行動起來吧）可以產(chǎn)生驚人的效果，因為它是GTD方法全套寶典的入門法則。