掌控工作流程

1 . 收集

· 用有形的“桶”（工作籃、電子郵件、筆記本、語音信箱）等捕捉引起你關(guān)注的所有事情，不要遺漏。把它們從短期記憶中轉(zhuǎn)移出去（用“未完成事務(wù)提示清單”讓自己“卸載”）。

· 用盡量少的收納工具，照顧到盡量多的需求。

· 定期整理和組織，把它們清空（見后面）。

2. 處理

· 處理收集起來的事務(wù)（想好每件事的具體意義）。

· 如果不可以行動，就要丟棄，或保存以備今后執(zhí)行，或存為參考資料。

· 如果可以行動，想清楚具體的下一步行動：執(zhí)行（如果不超過兩分鐘）、委派別人（在“等待”清單上追蹤）或者延后（列入行動提示清單或收入行動文件夾）。如果某個行動不能完成，那么，把它的承諾視為項目，列入項目提示清單。

3. 組織整理

· 把整理結(jié)果進(jìn)行分類，以便及時查看追蹤。行動可分為四大類：

項目（你承諾要完成的事）

日程表（必須在指定日期或時間發(fā)生的行動）

下一步行動（要盡早做的事）

等待事務(wù)（你關(guān)心的應(yīng)由別人執(zhí)行的項目和行動）

· 把這些清單再作細(xì)分，使之方便好用（電話、跑腿活、家里、電腦等）。

· 在清單上添加長遠(yuǎn)目標(biāo)和對你具有影響的價值觀。

· 必要時添加有用的對照表（崗位描述、事務(wù)提示清單、組織結(jié)構(gòu)圖等）。

· 把無須采取行動、但可能回訪的信息和資料保存為一般參考檔案。

· 把稍后可能采取行動的提示信息保持為“持續(xù)關(guān)注”系統(tǒng)（“將來/也許”清單、日程表、備忘錄）。

· 保存項目的輔助材料系統(tǒng)，以備萬一（可以保存在參考系統(tǒng)或急迫事務(wù)中）。

4. 回顧

每天回顧日程表和行動清單（也可在執(zhí)行時隨時查看）。

養(yǎng)成每周回顧的習(xí)慣，保持大腦清空、最新和具有靈活性（見“每周回顧”）。

必要時經(jīng)常查看目標(biāo)、價值觀和愿景等長遠(yuǎn)關(guān)注的清單，保持項目清單全面、最新。

5. 執(zhí)行

根據(jù)能否執(zhí)行（場合）、可支配時間和精力以及關(guān)注重點，作出執(zhí)行的選擇。

建立可隨時查看、面面俱到的行動提示系統(tǒng)，相信自己直覺的決定是對的，保持靈活性。

選擇：

（1）執(zhí)行先前確定的事務(wù)

（2）臨時事務(wù)一旦出現(xiàn)立即執(zhí)行

（3）花時間明確自己的工作

（整理和組織必須做得充分，才能確信你對臨時事務(wù)的處理辦法是對的。）

長期持續(xù)關(guān)注工作重心，確保正確的直覺選擇（“我執(zhí)行X而非Y，是出于什么樣的價值觀考慮？”）定期回訪、重新調(diào)整你在生活和工作各個層面作出的承諾（見附錄7：“關(guān)注層次”）：

· 跑道—當(dāng)前行動（每天）

· 1萬英尺—當(dāng)前項目（每周）

· 2萬英尺—當(dāng)前職責(zé)（每月）

· 3萬英尺—1~2年目標(biāo)（每季度）

· 4萬英尺—3~5年目標(biāo)（每年）

· 5萬英尺—事業(yè)、目標(biāo)、生活方式（1年以上）