一定要使用描述性的主題。在一天的商務(wù)活動中，你郵件的接收者可能會收到幾十封--可能是幾百封--電子郵件。寫一個(gè)有效的主題可以引起讀者的注意--和興趣。主題的措辭不但決定了這封信什么時(shí)候被閱讀，還決定它是否會被讀到。應(yīng)該使用簡短的描述性主題。

大多數(shù)電子郵件程序能讓你在回復(fù)中插入原來收到的信息。要明智地使用這個(gè)功能。它有時(shí)能讓讀者看到他或她回復(fù)的所有信息。但是，很多時(shí)候，你可以在回復(fù)中簡要描述一下之前信息的內(nèi)容，這樣可以節(jié)約郵件讀者的時(shí)間--比如，“您在5 月28 日的郵件中問我對于阿爾法貝特系統(tǒng)的觀點(diǎn)，以下是我的想法?！比绻班]件中只有一部分與回復(fù)郵件有關(guān)，那把其他部分刪除。而且一定要在原來信息的上面插入你的回復(fù)。

內(nèi) 容

電子郵件看起來缺乏人與人的接觸，但是要降低這種疏離感，你可以以一個(gè)友好的問候作為開始，比如“你好，阿莫斯，”或者更正式的“親愛的費(fèi)舍爾先生”。

電子郵件沒有信件正式，也沒有電話那么非正式。當(dāng)然，信息的語氣應(yīng)該根據(jù)具體情況而定--給上司發(fā)的信息應(yīng)該比給朋友發(fā)的信息更正式。

要用直率的風(fēng)格寫，在第一句或前兩句就應(yīng)該寫出你的主題。如果信息太敏感或者情感豐富，那你應(yīng)該再次考慮，電子郵件是不是發(fā)送這個(gè)信息的最有效媒介。如果一句話的電子郵件信息就能達(dá)到溝通目的，那就沒有必要擴(kuò)充信息讓它變長。

木匠的建議“測量兩次，切割一次”也可以換一個(gè)版本，變成“思考兩次，寫一次”來應(yīng)用到電子郵件中。因?yàn)榱⒖袒貜?fù)信息十分簡單，所以你可能會受感情控制。這種行為叫做“沖動”，應(yīng)該避免。你不會當(dāng)面對別人說的話，在電子郵件中也不要說。一定要假設(shè)你發(fā)送的信息永遠(yuǎn)都存在。

如果你在信息開頭問候你的讀信人，那在信末你也應(yīng)該跟他或她道別。要使用友好的結(jié)尾，比如“最好的問候”，“祝您愉快”，“萬事如意”，或者更正式的“真誠地”。