有些電子郵件程序只在信息開頭顯示郵件地址，比如“kbio2@aol.com”。不要理所當然地認為你郵件的讀者一定認識你。在信息的末尾寫上你的名字、郵件地址和其他任何合適的能顯示你身份的信息。大多數(shù)電子郵件都能創(chuàng)建一個包含這些信息的簽名檔；這些信息會自動插入每封郵件的末尾。比如，你可以創(chuàng)建一個這樣的簽名檔：

克里斯滕·艾哈邁德

國際紙業(yè)公司客戶經(jīng)理

kahmed@ipc.com

317-555-7056

奧伯問答

親愛的奧伯博士：

我是使用您教材的老師，我的班級里有20 名學(xué)生。在您教材的前言中，您提到了教師網(wǎng)站。我如何訪問這個網(wǎng)站，如何獲取免費密碼？

--戈登

親愛的戈登：

訪問教師網(wǎng)站的最快方法是打電話給霍頓米夫林的教師服務(wù)中心，號碼是800-733-1717。他們會證實您是一名教師，然后會給你訪問該網(wǎng)站的所有信息。

--斯科特

給作者寫信，郵箱為askober@comcast.net.

辦公室地址代碼

不同的組織對電子郵件的使用有不同的文化--就像他們對穿著、名字的使用有不同的文化一樣。如果你是辦公室新來的成員，觀察一下組織使用電子郵件的文化會是明智的選擇，回答以下問題：

·組織使用電子郵件的通常語氣是什么--正式還是非正式？

·電子郵件是通常遵循上傳下達的正式鏈條，還是任何人都能自由地向高層領(lǐng)導(dǎo)提意見和建議？

·員工通常如何與同事接觸--通過電子郵件、電話還是面對面溝通？

·員工通常是立刻、每天或是幾天后查看（并回復(fù)）電子郵件？

·電子郵件通常發(fā)送什么類型的信息--例行信息？勸告信息？壞消息？員工公告？這些信息通常多長？回復(fù)一條信息通常要花多少時間？

·使用密件抄送、轉(zhuǎn)發(fā)和電子郵件附件--公司內(nèi)部和公司之間--有哪些注意點？

·公司在工作中使用電子郵件的書面政策是什么？公司是否容許發(fā)送一些私人郵件？

·公司是否保有監(jiān)視通過公司電子郵件服務(wù)器發(fā)送的所有電子郵件的權(quán)利？

檢查表2 總結(jié)了編輯排版有效電子郵件信息的準則。

即時信息和短消息

在這個快節(jié)奏的世界中，有時甚至傳統(tǒng)的電子郵件都不夠快。一個郵件使用者說：“在這個即時滿足的世界中，電子郵件變成了新的蝸牛郵件?！蹦阌肋h也無法知道接收者會什么時候查看它并且回復(fù)。