1.加強溝通協(xié)調(diào)工作
項目溝通管理就是保證對項目信息進行及時、正確的提取、收集、傳播、存儲以及最終進行處置利用,以保證項目團隊內(nèi)外信息暢通。
狹義的溝通主要是指信息傳遞利用的過程、方法和途徑,是項目管理技術(shù)能力的體現(xiàn)。廣義的溝通則增加了溝通后的協(xié)商、談判,以求得協(xié)同一致,是項目管理技術(shù)能力和行為能力的綜合。
為了科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項目的實施過程,必須進行信息溝通。信息溝通缺乏,對項目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善,都會產(chǎn)生制約作用。
項目溝通管理主要有以下幾方面的作用:
(1)是決策和計劃的基礎(chǔ)。項目管理班子要想作出正確的決策,必須以準(zhǔn)確、完整、及時的信息作為基礎(chǔ)。
(2)是組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。只有通過信息溝通,掌握項目班子內(nèi)各方面的情況,才能為科學(xué)管理提供依據(jù),才能有效地提高項目管理班子的組織效能。
(3)是建立和改善人際關(guān)系必不可少的條件。通過信息溝通和意見交流,將許多獨立的個人、團體組織貫通起來,成為一個整體。順暢的信息溝通,可以減少人與人之間的沖突,改善各干系人之間、干系人與項目管理者之間的關(guān)系,達到“上下同欲者勝”的目的。
(4)是項目經(jīng)理成功實現(xiàn)其領(lǐng)導(dǎo)職能的重要手段。如果溝通不暢,下級人員就不能正確理解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖,最終導(dǎo)致項目混亂甚至失敗。