公文的表達(dá)方式主要有敘述、議論、說明三種。公文都屬于應(yīng)用文，不能用通常的記敘、議論、說明三大文體的標(biāo)準(zhǔn)去分類。在公文內(nèi)部，雖然表達(dá)方式有時仍可作為區(qū)分公文內(nèi)部不同文體的參考因素，如決議，議論成分比較多；通報，敘事的成分也較多，但在多數(shù)情況下，公文的表達(dá)方式是綜合運(yùn)用的。

一、敘述

在公文中，敘述運(yùn)用得十分普遍。決議中提供的事實論據(jù)，報告中對事件前因后果的匯報，通報中對先進(jìn)事跡或錯誤事實的交代，調(diào)查報告和總結(jié)中對事件和現(xiàn)象的轉(zhuǎn)達(dá)，都要使用敘述。敘述的人稱有兩種，分別是第一人稱敘述和第三人稱敘述。在公文中，這兩種敘述人稱都被廣泛采用。報告、請示、總結(jié)用的是第一人稱敘述，下行公文、調(diào)查報告大多用第三人稱敘述。按照不同的分法，敘述的類型可以分很多種。

1．按詳略程度分類

按照詳略程度的不同，敘述可分為概敘和細(xì)敘兩種類型。

（1）概敘

粗略簡練、只介紹事件梗概的敘述叫概敘，它的特點是篇幅不長，語言簡明，事實完整，但缺少細(xì)節(jié)。下面就是一段概敘：

2006年1月4日，學(xué)校黨委召開由中層領(lǐng)導(dǎo)干部、專家學(xué)者、優(yōu)秀中青年教師和離退休職工代表參加的調(diào)研會，全面征集對學(xué)校黨政工作和班子成員的意見和建議。到會代表共77人，收回調(diào)研表74份。參加調(diào)研的同志以對學(xué)校工作高度負(fù)責(zé)的精神，結(jié)合學(xué)校的工作實際和個人的切身感受，對學(xué)校近年來取得的進(jìn)展和黨政班子的工作給予了充分肯定，同時也對學(xué)校工作中存在的問題提出了許多中肯的、有建設(shè)性的意見和建議。

把事件發(fā)生所占的時間長度和敘述所占的時間長度進(jìn)行比較，事件時間要遠(yuǎn)遠(yuǎn)長于敘述時間，這是概敘的本質(zhì)性特征。有時，兩者之間的差數(shù)會大得驚人，譬如，事件的發(fā)生經(jīng)歷了若干年，而敘述這一事件卻只用幾秒或十幾秒鐘。在公文寫作中，概敘的手法用得比較多。因為公文不是記敘文，不是文學(xué)作品，無須制造氛圍、渲染細(xì)節(jié)，敘事的目的只是為了讓讀者了解有關(guān)情況，或者為議論提供論據(jù)，概敘完全可以擔(dān)當(dāng)這些職責(zé)。

（2）細(xì)敘

細(xì)敘就是詳細(xì)敘述，它所敘述的不只是事件的梗概，還有較多的細(xì)節(jié)。細(xì)敘的特點是詳盡具體、篇幅較長。例如：

11月3日晚上9時，王××在宿舍里插上電爐煮面條，被班長李××看到。李××警告說，工地規(guī)定不準(zhǔn)私自使用電爐，要王××注意，并要他用完后拔掉電源，但沒有當(dāng)即制止王××的行為。王××剛煮完面條，就有人邀他同去看電影。王××在沒有切斷電爐電源的情況下就離開了宿舍。10時30分左右，電路因負(fù)載過大開始自燃，并引著了周圍的易燃物質(zhì)，釀成了火災(zāi)。

在細(xì)敘中，事件發(fā)生所用的時間和敘事所用的時間，比例比較接近，有時甚至可以達(dá)到1∶1，也就是說，事件的發(fā)生用了多長時間，敘述清楚這件事大致上也要用多長時間。這種敘述在公文中運(yùn)用得不多，只有在表彰或懲戒性的決定和通報中，有時可能會采用。

2．按照敘述次序分類

按照次序的不同，敘述可分為順敘、倒敘、插敘、分?jǐn)⑺姆N類型。

（1）順敘

順敘就是完全按照事件發(fā)生的時間順序敘述，先發(fā)生的先說，后發(fā)生的后說。這是敘述中最常見、最基本的敘述方式，也是最原始的敘述方式。人類的祖先在剛剛學(xué)會敘事時，就只會這樣進(jìn)行敘述。順敘的優(yōu)點是線索清楚，層次分明，合乎人們認(rèn)識事物的習(xí)慣，便于掌握也便于理解。但是也有一些缺點：容易平鋪直敘，記流水賬，呆板，平淡，缺乏新鮮感。公文中的敘述，只求事實清楚、完整，不求新鮮、生動，所以大部分?jǐn)⑹龆际琼様ⅰ?/p>

（2）倒敘

倒敘并不是將時間順序完全倒過來敘述。完全逆時間方向敘述，既沒有可能，也沒有必要，就像一個人說話不可能也不必要從最后一個字開始說起，到開頭那個字為止一樣。倒敘實質(zhì)上只是順敘的局部變異或調(diào)整。把事件的結(jié)局或事件發(fā)展的某一個階段提到前面先行敘述，然后再按時間順序敘述事件的全過程，這樣的敘述就是倒敘。倒敘的優(yōu)點是能突出結(jié)果，造成懸念，引人入勝。缺點是有違自然形態(tài)，把握不好就成了故弄玄虛。倒敘在文學(xué)作品中運(yùn)用廣泛，在公文中極少見到，我們認(rèn)識它的目的并不是在公文寫作實踐中運(yùn)用它，而是為了防止它的出現(xiàn)，以免給公文的文體本性造成傷害。

（3）插敘

復(fù)雜的事件往往是事件牽起事件，此物引出彼物。把所有的內(nèi)容都貫穿在一條線索上有條不紊地進(jìn)行敘述，有時是非常困難的。常常不得不中斷原來的線索，插入對另一個事件的交代或者對另一種事物的介紹。這種中斷對主要事件的敘述而插入另一段相關(guān)事實的敘述，就是插敘。插入的相關(guān)內(nèi)容完畢后，一般還要回到原來中斷的地方繼續(xù)敘述下去。

公文中的敘述，只交代主要事件的基本情況，線索單純，不像文學(xué)作品那樣刻意追求情節(jié)的復(fù)雜多變，因此對插敘運(yùn)用得很少。

（4）分?jǐn)?/p>

對同一時間內(nèi)發(fā)生在不同地方或單位的事件，采用“花開兩朵，各表一枝”的方法，分別先后進(jìn)行敘述，這種敘述方式就是分?jǐn)ⅰ?/p>

分?jǐn)⒃诠闹杏玫靡膊欢啵?dāng)用時不可不用。例如，表彰性通報在敘述不同單位在事件中的積極作用時，就有可能用到分?jǐn)ⅰ?/p>

實際寫作過程中，敘述有六個要素：時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果。對這些要素的把握可以有一定的靈活性，其中事件是最主要的，但事件就是人物的行動，不涉及人物的事件是沒有的；事件發(fā)生的時間和地點如果不清楚，讀者就無法認(rèn)識和評價這一事件的意義；原因和結(jié)果，實際上是事件的組成部分。這些要素，在敘述中不得無故殘缺。

二、議論

議論就是對某一事件或問題發(fā)表見解，表明觀點和態(tài)度，并以充分的材料證明自己觀點的正確性。這種表達(dá)方式在議論文中運(yùn)用很多，在公文中的運(yùn)用也極為廣泛，下面介紹一下論證的幾種基本方法。

1．立論的基本方法

（1）例證法

例證法就是通過列舉事實來證明論點的方法。由于人們最相信的就是眼前的事實，因此有“事實勝于雄辯”的說法，所以這是一種最容易被讀者接受、最有說服力的方法，也是議論中采用最多的論證方法。

（2）引證法

引證法是運(yùn)用理論論據(jù)時采用的一種論證方法。所引用的，大多是公認(rèn)的真理、名言、警句，具有一定的權(quán)威性，因此也有很強(qiáng)的說服力。我們在議論性文章中常見引用馬列主義經(jīng)典語錄、孔孟、老莊及西方哲人名言的情況，都屬于這種論證方法。

（3）對比法

對比法就是把兩個特征相反的事物或者一個事物截然不同的兩個側(cè)面加以比較和對照，目的是使那些彼此不同的性質(zhì)和特點顯現(xiàn)得更加鮮明突出。在公文寫作中運(yùn)用對比，便于肯定先進(jìn)，否定落后，發(fā)揚(yáng)成績，糾正錯誤。

（4）類比法

類比法和對比法都是比較法，但彼此的特點很不相同。類比法是將性質(zhì)特點相近的事物放在一起比較，從而達(dá)到準(zhǔn)確認(rèn)識事物的目的。在公文寫作中，把一些規(guī)模、條件彼此相似的單位、企業(yè)進(jìn)行比較的方法，運(yùn)用得比較普遍。

（5）因果推論法

由原因推導(dǎo)結(jié)果，或者反過來由結(jié)果推導(dǎo)原因的論證方法，就是因果推論法。有些原因必然會導(dǎo)致某種結(jié)果，某種結(jié)果出現(xiàn)后，我們也不難推導(dǎo)出其產(chǎn)生的原因。

2．駁論的基本方法

（1）反駁論點

就是運(yùn)用以上方法，直接證明所反駁的論點是錯誤的。在反駁論點時，較多采用的是例證、引證、因果推論等具體方法。

（2）反駁論據(jù)

不直接反駁對方的論點，而是指出對方賴以產(chǎn)生論點的論據(jù)不可靠。論據(jù)不能成立，它所支持的論點自然不攻自破。

（3）反駁論證

這種方法也不直接反駁論點，而是尋找對方論證過程中的邏輯漏洞，從而指出對方的推理不能成立。譬如，指出對方概念不清、偷換概念、自相矛盾，等等。對方的論證有問題，所得出的結(jié)論當(dāng)然也是不可靠的，這樣就達(dá)到了駁倒對方論點的目的。

三、說明

說明是用簡明扼要的文字，將客觀事物或事理的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等屬性解說清楚的表達(dá)方式。說明的表達(dá)對象是客觀化的事物或其事理。如果說敘述表達(dá)的是感性認(rèn)識，議論表達(dá)的是理性認(rèn)識，那么說明表達(dá)的就是知性認(rèn)識。解釋概念、介紹科學(xué)知識，所運(yùn)用的表達(dá)方式就是說明。譬如，我們這本介紹公文寫作知識的書，就主要是用說明的方式寫作的。

1．說明的類型

說明有事物說明和事理說明兩大類型。

（1）事物說明

凡以某一個客觀存在物為對象的說明，都是事物說明。如介紹某一產(chǎn)品，或者介紹某一組織的歷史狀況。

（2）事理說明

凡以抽象的概念或科學(xué)道理為對象的說明，都是事理說明。如解釋什么是公文，宣傳有關(guān)宇宙形成的原理來說明世界上沒有神仙和靈魂等。事理說明雖不直接指向某一具體事物，但是，所介紹的知識都是客觀事物的基本特征和規(guī)律，仍有很強(qiáng)的客觀性特點，跟思想和感情等主觀認(rèn)識有明顯不同。

2．說明的基本要求

（1）態(tài)度必須客觀

說明的對象是客觀事物和它們的事理，這些都是不以人的意志為轉(zhuǎn)移的。所以，說明的內(nèi)容，只具有對客觀事物發(fā)現(xiàn)認(rèn)知的性質(zhì)，而沒有主觀創(chuàng)造的性質(zhì)。而人的思想和感情，雖然也要受客觀世界的影響和支配，但其主觀創(chuàng)造的因素很多，這就是議論、抒情和說明的本質(zhì)區(qū)別。如果在說明的時候態(tài)度不客觀，有作者個人的情感好惡或先入為主的偏見，就會妨礙說明的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

（2）內(nèi)容必須科學(xué)

所謂科學(xué)，就是對客觀事物的特征、本質(zhì)、規(guī)律把握得十分準(zhǔn)確，能夠經(jīng)得起時間和實踐的檢驗。

（3）表達(dá)必須精確

精確表現(xiàn)在兩個方面：一是對事物的階段、層次、構(gòu)造的把握要精確，這樣才能保證說明過程脈絡(luò)清楚、層次分明；二是說明的文字，意義要明晰、精練、準(zhǔn)確，不冗繁、不含混、沒有歧義，這樣才能恰當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)出客觀事物的本來面目。