1．文件頭部分

位于公文首頁上端，一般約占16開公文用紙的1/3面積，印有發(fā)文機關名稱、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、印數(shù)編號和上行文簽發(fā)人等。

2．正文部分

（1）標題

標題是公文的基本組成部分。一般由行文機關名稱、發(fā)文事由和文件種類三部分組成。標題中不使用逗號，標題的最后也不加句號，僅在并列的詞或詞組中間加頓號或書名號。

（2）正文

正文是公文的主體部分，是公文最基本、最重要的內(nèi)容。正文一般由開頭、主體和結語三方面構成、但文種不同，寫法各異。

（3）附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要組成部分。如果沒有說明，其效用與正件相同。主要作用是：使正件的內(nèi)容具體化和完善化，為受文者正確理解、辦理和貫徹執(zhí)行提供補充說明的依據(jù)材料和參考材料。

（4）公文簽發(fā)機關

即公文成文機關名稱。落款時要寫機關全稱，不得濫用簡稱。如“山東省計劃經(jīng)濟委員會”不能寫成“山東計經(jīng)委”。幾個機關聯(lián)合發(fā)文，主辦機關在先，其他機關按公文內(nèi)容涉及面大小依次排列。

（5）發(fā)文日期

即成文的具體年月日。無論哪種書寫形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用漢字書寫，一般不用阿拉伯數(shù)字。所落日期，凡一般性公文，以領導簽發(fā)之日為準；會議通過的文件，以會議通過之日為準；法規(guī)性文件以批準日期為準；幾個機關聯(lián)合行文的，以最后一個機關的領導簽發(fā)之日為準。

（6）印章

公文必須加蓋簽發(fā)機關印章，這是證明公文合法性的憑證。印章要蓋在公文末尾發(fā)文日期處，以印章的下部邊緣騎年壓月，上大下小。聯(lián)合發(fā)文的排列順序應與文件頭上的排列順利一致，可不壓年蓋月。

（7）附注

公文如要附加說明發(fā)至范圍，可否登報等，要用圓括號注明，頂格標在發(fā)文日期的左下端。

3．文件尾部分

文件尾部分在公文末頁下部，用間隔橫紅與正文部分加以區(qū)別。主要包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印刷份數(shù)等。

（1）主題詞

主題詞是公文主題的核心內(nèi)容，但又不是完全為了表現(xiàn)主題而確立的，可以從全文的整體中篩選、提煉。書寫排列一般不用考慮語法結構，不一定表達完整的意思。其位置在文件尾部分橫線之上，由左向右排列。詞與詞之間空一格，不用標點符號。一般由3～5個詞或詞組構成，準確地反映出全文的內(nèi)容特征和歸屬類別。

（2）抄送機關

抄送機關是送達的平行機關、下屬機關。

（3）印刷份數(shù)

用阿拉伯數(shù)字標明“共印××份”并用圓括號括上。