主題詞也稱(chēng)敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的、規(guī)范化的、具有組配性能，并可顯示詞間語(yǔ)義關(guān)系的詞和詞組。

在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。主題詞標(biāo)引一般應(yīng)按照《公文主題詞表》中的詞標(biāo)引，如果主題詞表中確實(shí)沒(méi)有專(zhuān)指的詞來(lái)標(biāo)引時(shí)，按照主題詞的選詞原則，可自由選用適當(dāng)?shù)脑~來(lái)標(biāo)引，但第一個(gè)主題詞必須選用主題詞表中的詞。

主題詞的應(yīng)用也是有一定范圍的，具體有以下幾方面：凡是以省公安廳或省廳辦公室名義行文的公文，除明傳電報(bào)、密碼電報(bào)外，都必須標(biāo)引主題詞；本廳主辦與其他廳局聯(lián)合發(fā)出的公文也必須標(biāo)引主題詞。

另外，標(biāo)引主題詞還要注意以下幾點(diǎn)：

第一，公文主題詞是在文件擬稿時(shí)標(biāo)引，它應(yīng)該根據(jù)文件的基本內(nèi)容，直接全面地、實(shí)事求是地揭示文件的主旨，不能只按文件的標(biāo)題進(jìn)行標(biāo)引，同時(shí)，各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人在審核文件時(shí)必須要認(rèn)真審核主題詞。

第二，主題詞標(biāo)引在文件、函件末尾、抄送單位之上，兩個(gè)主題詞之間空一格。

第三，每個(gè)文件的主題詞一般可以有2～4個(gè)主題詞，最多不能多于7個(gè)。

第四，像“敵情”、“社情”、“涉外案件”、“警容風(fēng)紀(jì)”、“裝備”等這些詞通常是幾個(gè)部門(mén)可以共用的，只編在一個(gè)部門(mén)里，其他部門(mén)在標(biāo)引時(shí)，均可參照使用。