【公文格式】公文格式專指主要（或稱法定）文種外形結(jié)構(gòu)的組織與安排，以及公文的書(shū)寫(xiě)、字體、用紙的規(guī)格和樣式等。公文格式是公文具有法定的權(quán)威性和組織約束力在形式上的表現(xiàn)，是區(qū)別公文與一般文章的重要標(biāo)志，也是保證公文的質(zhì)量和提高辦文效率的重要手段。

【黨政公文格式】黨和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式的組成要素，新《條例》第三章第九條規(guī)定，主要包括：份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。

【版頭】即公文格式的第一部分，包括“公文份數(shù)序號(hào)”、“秘密等級(jí)和保密期限”、“緊急程度”、“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”、“發(fā)文字號(hào)”、“簽發(fā)人”等內(nèi)容。

【主體】即公文格式的第二部分，包括“標(biāo)題”、“主送機(jī)關(guān)”、“正文”、“附件”、“成交時(shí)間”、“公文生效標(biāo)識(shí)”、“附注”等內(nèi)容。

【版記】即公文格式的第三部分，包括“抄送”、“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間”等。版記應(yīng)置于公文的最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于公文的最后一行。

【公布性文件格式】法定公文中的公布性文件（諸如公報(bào)、公告、通告、公布令等）使用的文件格式與內(nèi)部運(yùn)行的公文格式，是有所區(qū)別的。它們雖屬下行文，但由于行文方式不是在內(nèi)部運(yùn)行，而是通過(guò)報(bào)紙、廣播、電視等媒體形式予以公開(kāi)發(fā)布，所以與一般公文格式相比，其主要區(qū)別是：一無(wú)版頭，二無(wú)主送，三無(wú)發(fā)文字號(hào)，四無(wú)抄送等。也就是說(shuō)，公布性文件的規(guī)格包括：標(biāo)題、正文、落款、成文日期。

【公文紙型】公文紙型指公文用紙的幅面尺寸。新《條例》規(guī)定，公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型即297毫米×210毫米（長(zhǎng)×寬）。黨和國(guó)家公文一律采取左側(cè)裝訂的形式。公告、通告等公布性公文，其用紙幅面尺寸，可根據(jù)實(shí)際需要確定。

【行款】行款即書(shū)寫(xiě)或排列文字的行列款式，包括字序和行序。如漢字原來(lái)直排時(shí)，字序由上而下，行序由右而左；現(xiàn)在橫排的行款，字序由左而右，行序自上而下。公文正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。

【版面尺寸】版面尺寸即公文頁(yè)邊與版心尺寸。公文的版面尺寸規(guī)格為：

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37毫米±1毫米；

公文用紙訂口（左白邊）為：28毫米±1毫米；

版心尺寸為：156毫米×225毫米（不含頁(yè)碼）。

【公文中的表格】公文如需附表，對(duì)橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁(yè)為A3紙型表格時(shí)，封三、封四（可放分送，不放頁(yè)碼）應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(yè)（封四）上。

【發(fā)文字號(hào)】發(fā)文字號(hào)又稱發(fā)文號(hào)、發(fā)文編號(hào)。它是公文格式中一個(gè)不可缺少的組成部分，即向外發(fā)文的登記編號(hào)。發(fā)文字號(hào)的作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）便于文件的發(fā)出。通過(guò)發(fā)文編號(hào)，使文件在文書(shū)部門(mén)掛號(hào)登記，文書(shū)部門(mén)就得履行職責(zé)按時(shí)將文件組織發(fā)出。

（2）便于掌握、統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量。大單位對(duì)外發(fā)文較多，一看發(fā)文編號(hào)就知道整個(gè)單位及部門(mén)向外發(fā)出多少份文件。

（3）便于查詢和引用。

（4）利于保管的系統(tǒng)性。

編制發(fā)文字號(hào)的原則，新《條例》中明確規(guī)定：“發(fā)文字號(hào)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)；聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)?！逼渚唧w要求是：①發(fā)文字號(hào)三個(gè)構(gòu)成要素的排列順序，應(yīng)先是機(jī)關(guān)代字，其次是年份（書(shū)寫(xiě)時(shí)兩面加六角括號(hào)），最后是發(fā)文順序號(hào)。序號(hào)不編虛位（即1不編為001，不加“第”字）。②黨政機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)應(yīng)以分開(kāi)為宜。③在機(jī)關(guān)代字中應(yīng)明確發(fā)文的含義，如“中發(fā)”、“中辦發(fā)”、“閩黨發(fā)”、“晉汾黨發(fā)”等。④幾個(gè)單位聯(lián)合行文時(shí)，不應(yīng)一文多號(hào)，而應(yīng)只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。⑤在同一地區(qū)，當(dāng)有些機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)代字容易造成重復(fù)時(shí)（如某縣的政府、政協(xié)、政法委三機(jī)關(guān)的代字都會(huì)編成“×政發(fā)”），要力求避免。⑥在機(jī)關(guān)代字中，要不要注明承辦部門(mén)的代字，可視具體情況而定，如大單位可以考慮這樣做，一般中、小單位就不甚必要。