公文的擬稿經(jīng)過有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后即送交印制部門進(jìn)行印制，進(jìn)入印發(fā)階段。擬稿只有通過繕印、校對(duì)，才能最終成為正式的文件。繕印與校對(duì)工作在文件的處理過程中起著重要作用，是文件處理過程的重要組成部分，關(guān)系到文件處理工作的質(zhì)量與速度，關(guān)系到發(fā)文的結(jié)果與實(shí)施效果。

公文的印制工作是非常重要的，具體有如下要求：

第一，公文圖文區(qū)用字一律從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字的公文，則按其習(xí)慣書寫、排印。公文的書寫和印刷，必須使用規(guī)范的漢字，不能使用異體字、繁體字和未經(jīng)國家語委公布的簡化字。

第二，公文的印制要符合公文格式規(guī)范，文件的字?jǐn)?shù)要與用紙的紙幅大小相適應(yīng)。

第三，公文的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、字體、字號(hào)、數(shù)字以及計(jì)量單位的使用一定要準(zhǔn)確、規(guī)范。

第四，印制文件時(shí)也要認(rèn)真進(jìn)行校對(duì)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。校對(duì)應(yīng)遵循一人念一稿，一人查印件的原則。如果在校對(duì)過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與承辦方進(jìn)行核對(duì)，切記不要擅自改動(dòng)。

第五，公文的字跡要保持清晰、整潔，不能涂抹或損壞。

第六，公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。計(jì)量單位須使用國家法定計(jì)量單位。

第七，發(fā)文機(jī)關(guān)的版頭推薦用黑變體字或初號(hào)宋體字，聯(lián)合行文時(shí)，推薦使用小初號(hào)宋體字；公文大標(biāo)題使用二號(hào)宋體字，小標(biāo)題使用三號(hào)宋體字；密級(jí)、緊急程度和各種標(biāo)記字符或其他重點(diǎn)字使用三號(hào)黑體字；主題詞使用三號(hào)宋體字；發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、附注、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說明等一般都采用三號(hào)或四號(hào)仿宋體字。

第八，頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，數(shù)字兩側(cè)各標(biāo)一條短橫線。單面印刷公文，頁碼位于每頁圖文區(qū)右下端；雙面印刷公文，正面為單數(shù)，頁碼位于每頁圖文區(qū)右下角，背面為雙數(shù)，頁碼位于左下角；沒有圖文區(qū)的頁面不標(biāo)頁碼。

第九，公文一律在左側(cè)裝訂，不要在天頭裝訂，不要壓住文字，也不能只訂一顆訂書釘。