一、公文的簽發(fā)

簽發(fā)是對文稿的又一次全面核查，是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對審核的文稿進(jìn)行最后審定并簽署印發(fā)，是對公文質(zhì)量與正式效用的最終確認(rèn)，更是文件定稿形成的最后環(huán)節(jié)，也是領(lǐng)導(dǎo)對公文進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)的一項決策性程序。文稿送批前，涉及其他部門或地區(qū)的問題，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會簽制度。

簽發(fā)前必須進(jìn)行審核，確認(rèn)公文無誤。簽發(fā)分四種：正簽，指簽發(fā)人在自身法定職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)公文；代簽，指根據(jù)授權(quán)代他人簽發(fā)公文；核簽，又稱加簽，指上級領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)下級機(jī)關(guān)或部門的重要公文；會簽，指兩個或兩個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時，由各機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人共同簽發(fā)公文。

需要注意的是，會簽的文稿，必須由每一會簽單位的負(fù)責(zé)人簽署意見并加蓋公章。凡需會簽的文稿，一般應(yīng)由主辦部門與有關(guān)單位聯(lián)系，送請會簽。如會簽、協(xié)調(diào)中不能取得一致意見，應(yīng)將分歧意見如實(shí)匯報，并由具體承辦處（室）在擬辦中提出建議和意見，一并報請上級部門領(lǐng)導(dǎo)同志審定；重要公文文稿應(yīng)當(dāng)由發(fā)文部門主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；會簽，須經(jīng)所有聯(lián)署黨委、部門或單位、部門的領(lǐng)導(dǎo)人會簽。黨委辦公室根據(jù)黨委授權(quán)發(fā)布的公文，由被授權(quán)者簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和時間，若圈閱，則視為同意。

另外，公文簽發(fā)不得越權(quán)進(jìn)行，必須先核后簽，在“發(fā)文稿紙”相應(yīng)欄目內(nèi)批注定稿及發(fā)出意見并簽注完整的姓名和日期。

二、公文的封發(fā)

公文的封發(fā)要做到準(zhǔn)確、安全，書寫信封要清晰、規(guī)范。發(fā)文主要是向外發(fā)出的，需要經(jīng)過嚴(yán)格的登記才能發(fā)出。登記主要是用冊簿式，登記的內(nèi)容主要包括順序號、發(fā)文日期、發(fā)文文號、標(biāo)題、附件、份數(shù)、發(fā)文對象、簽發(fā)單位、歸卷時間、備注等方面。

文件一經(jīng)登記，便可以發(fā)送于接收單位。封發(fā)時，一般要寫收文單位的機(jī)關(guān)或辦公室收，因此，在進(jìn)行裝封發(fā)送時，一定要寫清收文單位的地點(diǎn)、名稱；還可以寫明“某某親啟”等形式。如果是需要收回的文件，也一定要標(biāo)名收回日期，以便于按期收回。

三、公文的歸檔

公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔，個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十八條、第五十二條規(guī)定：“個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文”、“工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退”。

因此，無論是來自上級、本級或下級的文件，其所有權(quán)屬于受文的機(jī)關(guān)本身，這個機(jī)關(guān)的工作人員對文件有使用權(quán)，但不歸屬個人。工作使用完畢的文件，要及時歸還文秘部門，不得長期滯留不交，更不準(zhǔn)想方設(shè)法變?yōu)榧河小?/p>

領(lǐng)導(dǎo)干部對外出參加會議或直接與外界商洽工作或下級徑直報給自己的文字材料，除極個別的特殊情況外，一般要交公文管理人員進(jìn)行登記；如確因工作需要放在自己手中保管一段時間的，要辦理借用手續(xù)，不要私存文件，更不準(zhǔn)背著文件管理機(jī)構(gòu)建立私下“小文件柜”。干部調(diào)動工作時，要將手中使用的文件全部交給公文管理部門，不得私自帶到另一新的單位。