句子是公文中的意義單位，意義明確與否及所能理解的難易程度與句子的繁簡成正比。一篇公文正是通過若干個句子、運用一定的句式而集句成文，記載和傳遞形形色色的公務信息。因此，在寫作過程中必須根據(jù)各種不同的情況使用恰當?shù)木涫?，注重變化，使寫出來的公文顯得富有生氣和活力。

公文寫作中要正確使用句式，一般應當注意把握如下幾點。

1．要將長句和短句交替運用，使行文鏗鏘有力

長句是指形體長、詞數(shù)多、結構比較復雜的句子，短句是指形體短、詞數(shù)少、結構比較簡單的句子。長句和短句，各有各的特點，其中前者表意嚴密，氣勢暢達，后者簡明活潑，剛勁有力。公文寫作中既不能單純使用長句，也不能一味使用短句，而應將二者有機地結合起來，兼容并取，錯落有致，使行文富于變化，從而增強其表達效果。

2．要將整句和散句結合起來，使行文錯落有致

整句是指結構相同或相似、長短一致或接近的句子，散句是指結構靈活、長短不一的句子。與長句和短句一樣，整句和散句也各有特點，在公文寫作中也要將二者結合起來使用，以便使語言表達波瀾起伏，引人入勝。

3．要注意把握幾種常用的特定句式

第一，以“為”、“為了”作語言標志，以自我說明為特征的目的句式。在公文開篇交代行文目的，是公文的一種普遍而又基本的寫法。其突出的特征就是以介詞“為”或者“為了”作為語言標志，由發(fā)文主體直接闡述行文的目的。具體分為兩種情況：一是以“為”或“為了”作起首語，在其后直接寫出目的對象和內容；二是以“為”或“為了”作過渡語，在其后用“此”、“這一問題”等來指代先行語句中通過敘述所提出的公務活動中的問題，以此說明行文的緣由和必要性。

第二，以“……了”為特征的陳述句式。在公文寫作中，特別是工作報告、工作總結、通報、簡報、調查報告等文種的寫作，要大量使用以“了”為特征的陳述句式，其目的在于使語言表達趨于簡練明快，給人以一目了然之感。它一般緊隨“進行”、“完成”、“解決”、“取得”、“克服”、“開展”、“推動”等動詞之后，用以表達事物的已然時態(tài)，其后面接賓語，構成一種進行了某項工作、完成了某項任務，解決了某一問題、克服了某一困難、取得了某一成績的動賓句式。

第三，以“必須”、“禁止”等強調語為特征的祈使句式。這種句式主要用于下行文之中，其作用在于進一步加強語勢，給人一種令行禁止、不容置疑之感。具體分為兩種情況：一是帶有命令語氣以示肯定的句式。例如“必須搞好非典型肺炎的防治工作”，其中的“必須”即是強調性詞語，用以表明發(fā)文者的觀點或態(tài)度。二是帶有禁止語氣以示否定的句式。例如“嚴禁巧立名目，利用公款鋪張浪費”、“不準以任何方式將公款私存”等，其中的“嚴禁”、“不準”等強調性詞語具有莊重、嚴肅的語體色彩。

第四，以“凡……者（的）”為標志的判斷句式?！胺病撸ǖ模笔枪闹惺褂妙l率較高的一種句式，具有表“全稱判斷”的功用，表明所有這一類型的人或事物全部包括在內，無有例外。同時，它還具有莊嚴色彩。此外，應當注意，“凡……的”除具有表全稱判斷作用外，還往往帶有貶義。

第五，以“將”字結構組成的賓語提前句式。此種句式主要見之于批轉或轉發(fā)性通知以及以復體行文形式發(fā)布的通知、報告等文種的寫作，通常用“現(xiàn)將”作為起首語，旨在提起受文對象注意，并使行文語氣剛勁有力。需注意的是，“將”字提賓的句式要比諸如“現(xiàn)在發(fā)給你們……”之類的正裝陳述句具有較強的修辭表達效果。

第六，前虛后實、以虛帶實的“重后”句式。例如請示的結尾用語即是如此，這里所說的重后，是指一句話中兩種截然不同的含義，一個為虛，一個為實，而且前虛后實，即所謂“重點后置”。“是否可行，請批示”、“妥否，請批示”等語句中，發(fā)文主體所希望批的是“妥”而不是“否”，是“是”而不是“否”，前半句中的“否”只是一種虛意，而后半句才是實意，是行文的目的所在。這種重后句式，既使文字精練，又體現(xiàn)出了行文主體的肯定性要求與對工作的嚴肅態(tài)度。

第七，把幾個并列成分聯(lián)在一起，由句中一個相同意思的成分綜合成句的綜說句式。它既可以是綜說修辭在前，并列成分在后；也可以是并列成分在前，綜說修辭在后。其作用主要在于使行文趨于簡練，而且富有氣勢。

第八，以數(shù)詞縮語為特征的緊縮句式。公文寫作講求言簡意賅，精練扼要，這是一條基本原則。為此，往往要對一些內容特定的長句通過附以數(shù)詞的手法進行高度的濃縮，如把“講學習、講政治、講正氣”概括為“三講”；把“中國共產黨要始終代表中國先進生產力的發(fā)展要求，始終代表中國先進文化的前進方向，始終代表中國最廣大人民的根本利益”概括為“三個代表重要思想”等，可以看出，以數(shù)詞或數(shù)量詞加名詞或名詞性詞組的方式是這種緊縮句式的重要特征。應當注意的是，在公文中運用數(shù)詞縮語必須做到表意明確清晰，切忌盲目追求緊縮而使句意難懂，令人費解甚至誤解。

4．要注意表意的明確性，不用含混不清似是而非的句子

諸如“麥苗正蛻變出油油的綠意”，其中“蛻變”為何，“油油的綠意”又是一種什么形態(tài)，令人難以名狀；至于類似“我被青春撞了一下腰”、“像霧、像雨，又像風”等暈天眩地的句子，更不應出現(xiàn)在公文中。