句子是公文中的意義單位，意義明確與否及所能理解的難易程度與句子的繁簡成正比。一篇公文正是通過若干個(gè)句子、運(yùn)用一定的句式而集句成文，記載和傳遞形形色色的公務(wù)信息。因此，在寫作過程中必須根據(jù)各種不同的情況使用恰當(dāng)?shù)木涫?，注重變化，使寫出來的公文顯得富有生氣和活力。

公文寫作中要正確使用句式，一般應(yīng)當(dāng)注意把握如下幾點(diǎn)。

1．要將長句和短句交替運(yùn)用，使行文鏗鏘有力

長句是指形體長、詞數(shù)多、結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜的句子，短句是指形體短、詞數(shù)少、結(jié)構(gòu)比較簡單的句子。長句和短句，各有各的特點(diǎn)，其中前者表意嚴(yán)密，氣勢暢達(dá)，后者簡明活潑，剛勁有力。公文寫作中既不能單純使用長句，也不能一味使用短句，而應(yīng)將二者有機(jī)地結(jié)合起來，兼容并取，錯落有致，使行文富于變化，從而增強(qiáng)其表達(dá)效果。

2．要將整句和散句結(jié)合起來，使行文錯落有致

整句是指結(jié)構(gòu)相同或相似、長短一致或接近的句子，散句是指結(jié)構(gòu)靈活、長短不一的句子。與長句和短句一樣，整句和散句也各有特點(diǎn)，在公文寫作中也要將二者結(jié)合起來使用，以便使語言表達(dá)波瀾起伏，引人入勝。

3．要注意把握幾種常用的特定句式

第一，以“為”、“為了”作語言標(biāo)志，以自我說明為特征的目的句式。在公文開篇交代行文目的，是公文的一種普遍而又基本的寫法。其突出的特征就是以介詞“為”或者“為了”作為語言標(biāo)志，由發(fā)文主體直接闡述行文的目的。具體分為兩種情況：一是以“為”或“為了”作起首語，在其后直接寫出目的對象和內(nèi)容；二是以“為”或“為了”作過渡語，在其后用“此”、“這一問題”等來指代先行語句中通過敘述所提出的公務(wù)活動中的問題，以此說明行文的緣由和必要性。

第二，以“……了”為特征的陳述句式。在公文寫作中，特別是工作報(bào)告、工作總結(jié)、通報(bào)、簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告等文種的寫作，要大量使用以“了”為特征的陳述句式，其目的在于使語言表達(dá)趨于簡練明快，給人以一目了然之感。它一般緊隨“進(jìn)行”、“完成”、“解決”、“取得”、“克服”、“開展”、“推動”等動詞之后，用以表達(dá)事物的已然時(shí)態(tài)，其后面接賓語，構(gòu)成一種進(jìn)行了某項(xiàng)工作、完成了某項(xiàng)任務(wù)，解決了某一問題、克服了某一困難、取得了某一成績的動賓句式。

第三，以“必須”、“禁止”等強(qiáng)調(diào)語為特征的祈使句式。這種句式主要用于下行文之中，其作用在于進(jìn)一步加強(qiáng)語勢，給人一種令行禁止、不容置疑之感。具體分為兩種情況：一是帶有命令語氣以示肯定的句式。例如“必須搞好非典型肺炎的防治工作”，其中的“必須”即是強(qiáng)調(diào)性詞語，用以表明發(fā)文者的觀點(diǎn)或態(tài)度。二是帶有禁止語氣以示否定的句式。例如“嚴(yán)禁巧立名目，利用公款鋪張浪費(fèi)”、“不準(zhǔn)以任何方式將公款私存”等，其中的“嚴(yán)禁”、“不準(zhǔn)”等強(qiáng)調(diào)性詞語具有莊重、嚴(yán)肅的語體色彩。

第四，以“凡……者（的）”為標(biāo)志的判斷句式?！胺病撸ǖ模笔枪闹惺褂妙l率較高的一種句式，具有表“全稱判斷”的功用，表明所有這一類型的人或事物全部包括在內(nèi)，無有例外。同時(shí)，它還具有莊嚴(yán)色彩。此外，應(yīng)當(dāng)注意，“凡……的”除具有表全稱判斷作用外，還往往帶有貶義。

第五，以“將”字結(jié)構(gòu)組成的賓語提前句式。此種句式主要見之于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)性通知以及以復(fù)體行文形式發(fā)布的通知、報(bào)告等文種的寫作，通常用“現(xiàn)將”作為起首語，旨在提起受文對象注意，并使行文語氣剛勁有力。需注意的是，“將”字提賓的句式要比諸如“現(xiàn)在發(fā)給你們……”之類的正裝陳述句具有較強(qiáng)的修辭表達(dá)效果。

第六，前虛后實(shí)、以虛帶實(shí)的“重后”句式。例如請示的結(jié)尾用語即是如此，這里所說的重后，是指一句話中兩種截然不同的含義，一個(gè)為虛，一個(gè)為實(shí)，而且前虛后實(shí)，即所謂“重點(diǎn)后置”?！笆欠窨尚校埮尽?、“妥否，請批示”等語句中，發(fā)文主體所希望批的是“妥”而不是“否”，是“是”而不是“否”，前半句中的“否”只是一種虛意，而后半句才是實(shí)意，是行文的目的所在。這種重后句式，既使文字精練，又體現(xiàn)出了行文主體的肯定性要求與對工作的嚴(yán)肅態(tài)度。

第七，把幾個(gè)并列成分聯(lián)在一起，由句中一個(gè)相同意思的成分綜合成句的綜說句式。它既可以是綜說修辭在前，并列成分在后；也可以是并列成分在前，綜說修辭在后。其作用主要在于使行文趨于簡練，而且富有氣勢。

第八，以數(shù)詞縮語為特征的緊縮句式。公文寫作講求言簡意賅，精練扼要，這是一條基本原則。為此，往往要對一些內(nèi)容特定的長句通過附以數(shù)詞的手法進(jìn)行高度的濃縮，如把“講學(xué)習(xí)、講政治、講正氣”概括為“三講”；把“中國共產(chǎn)黨要始終代表中國先進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展要求，始終代表中國先進(jìn)文化的前進(jìn)方向，始終代表中國最廣大人民的根本利益”概括為“三個(gè)代表重要思想”等，可以看出，以數(shù)詞或數(shù)量詞加名詞或名詞性詞組的方式是這種緊縮句式的重要特征。應(yīng)當(dāng)注意的是，在公文中運(yùn)用數(shù)詞縮語必須做到表意明確清晰，切忌盲目追求緊縮而使句意難懂，令人費(fèi)解甚至誤解。

4．要注意表意的明確性，不用含混不清似是而非的句子

諸如“麥苗正蛻變出油油的綠意”，其中“蛻變”為何，“油油的綠意”又是一種什么形態(tài)，令人難以名狀；至于類似“我被青春撞了一下腰”、“像霧、像雨，又像風(fēng)”等暈天眩地的句子，更不應(yīng)出現(xiàn)在公文中。