準(zhǔn)確、科學(xué)地表述各種事物名稱，是公文寫作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。關(guān)于這一問題，國(guó)家歷來(lái)的公文法規(guī)都作出了比較明確、具體的規(guī)定。而且，在公文寫作實(shí)踐中，人們對(duì)各種名稱的表述也逐漸形成了一系列較為固定的規(guī)范化要求。綜合起來(lái)，主要應(yīng)認(rèn)真把握和遵循如下幾條原則：

1．統(tǒng)一性

是指在公文寫作中，對(duì)于名稱的運(yùn)用，必須注意保持行文前后的一致性，不能出現(xiàn)同一名稱在一篇或數(shù)篇公文中有不同的表述的情況。如果確有變動(dòng)，則應(yīng)用括號(hào)予以標(biāo)注說(shuō)明。此外，統(tǒng)一性原則還表現(xiàn)為對(duì)各種譯名的表述要一致，亦即凡屬外國(guó)國(guó)名和重要的或常見的人名、地名、黨派、政府機(jī)構(gòu)、報(bào)刊等的譯名，均應(yīng)以新華社的譯名為準(zhǔn)。

2．明確性

在公文寫作中，有些文種如通告等，往往需要運(yùn)用專業(yè)術(shù)語(yǔ)（名稱）。對(duì)此，必須準(zhǔn)確理解其真正含義，對(duì)于那些類似和相關(guān)的術(shù)語(yǔ)，更要區(qū)別清楚，避免用錯(cuò)。難懂的術(shù)語(yǔ)能不用的最好不用，以保持名稱表述的明確性。否則，就會(huì)影響公文內(nèi)容的正確表達(dá)，妨礙公文的應(yīng)有效用。還有，要注意避免出現(xiàn)交待不清的名稱。對(duì)于那些鮮為人知的物品名稱或計(jì)量單位名稱，如確需使用，應(yīng)予以加注說(shuō)明。一篇公文中第一次出現(xiàn)的縣、市、地區(qū)、軍分區(qū)、鄉(xiāng)、村等名稱之前應(yīng)當(dāng)冠以所屬省份或地區(qū)名，但全國(guó)聞名的市例外；“組織上”、“領(lǐng)導(dǎo)上”、“上級(jí)”、“群眾”等是集合名稱，只能在泛指的情況下運(yùn)用。只有這樣，才能保證公文中名稱表述的明確性。此外，各種名稱在公文中第一次出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)盡量用全稱。如果名稱太長(zhǎng)確需使用簡(jiǎn)稱，則應(yīng)在第一次出現(xiàn)全稱時(shí)，后面用括號(hào)加以標(biāo)注說(shuō)明。簡(jiǎn)稱要按照一般習(xí)慣用法簡(jiǎn)化，不要隨便硬造或茍簡(jiǎn)。

3．時(shí)效性

即指對(duì)于公文中的名稱表述，一定要注意其時(shí)間效力。有些名稱隨著時(shí)間的嬗變和社會(huì)形勢(shì)的變化而被明令禁用，有些名稱又有新的更動(dòng)，特別是人的職務(wù)、級(jí)別、單位等可能經(jīng)常有所變動(dòng)，這樣，其原有的效力就會(huì)消失。對(duì)此，在公文寫作中均應(yīng)及時(shí)作出反應(yīng)，注意分清場(chǎng)合，不可因循舊有名稱不變，否則往往容易鑄成錯(cuò)誤。但是應(yīng)該注意，使用新名稱時(shí)應(yīng)同時(shí)將原名稱予以注明。還有，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，要特別注意下列幾種名稱的表述：“蘇聯(lián)十月革命”應(yīng)改為“十月革命”或“俄國(guó)十月革命”；“蒙族”應(yīng)改為“蒙古族”（“蒙文”之稱可以保留）；“洋灰”、“洋釘”、“洋鍬”等帶“洋”字的名稱除特殊情況（如用作歷史提到時(shí)），因其含有殖民地的性質(zhì)，不宜沿用，故應(yīng)分別改為“水泥”、“鐵釘”、“鐵鍬”等；“老革命根據(jù)地”應(yīng)改稱“革命老根據(jù)地”；“禮拜”系宗教用語(yǔ)，應(yīng)改為“星期”。此外，長(zhǎng)度單位中的“公尺”、“公分”、“公厘”等系舊稱，現(xiàn)已明令不用，故均應(yīng)改用國(guó)家法定計(jì)量單位名稱即“米”、“厘米”、“毫米”等。

4．空間性

即指有些名稱的使用還要受到地域的限制，因地而異。在不同地區(qū)，對(duì)于同一名稱的使用包括其含義和用法等可能不盡一致。在此種情況下，必須慎重從事，不可草率造次。這就是說(shuō)，對(duì)于名稱的使用，應(yīng)以普遍、能被一般讀者或群眾所熟悉為宗旨，而不要使用“地方名稱”。

5．程序性

公文寫作中對(duì)于各種名稱的表述還要注意講求順序，不可隨意而為。主要包括：其一，對(duì)于人名的排列，既可按其姓氏筆劃為序，也可以其職務(wù)級(jí)別為序。要特別注意涉及若干人的職務(wù)時(shí)，應(yīng)根據(jù)場(chǎng)合按照有關(guān)規(guī)定正確排列；其二，對(duì)于地名，應(yīng)當(dāng)按照由大到小的順序排列。如屬同一層次的地名，則應(yīng)按規(guī)定的順序排列；其三，對(duì)于同級(jí)機(jī)關(guān)名稱的連用，則應(yīng)按其各自的法律地位和使用習(xí)慣排列。如縣級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)是“縣委、縣人大、縣政府、縣政協(xié)、縣紀(jì)委”。其他層級(jí)機(jī)關(guān)的排列順序亦是如此，不可前后錯(cuò)位；其四，各省、自治區(qū)、直轄市并稱時(shí)，必須按照“各省、自治區(qū)、直轄市”的順序排列。

6．準(zhǔn)確性

這是公文寫作運(yùn)用名稱的關(guān)鍵所在。名稱表述不準(zhǔn)確，就失去了其存在的意義和價(jià)值。這里，要特別注意各種事物名稱連用時(shí)其相互之間的邏輯關(guān)系，不能彼此包容或相互交叉。如“各機(jī)關(guān)、單位、工廠、學(xué)校”，這種表述就有欠準(zhǔn)確，因?yàn)椤皺C(jī)關(guān)”、“工廠”、“學(xué)?！比齻€(gè)概念之間是并列關(guān)系，而“單位”與這三個(gè)概念之間則是屬種關(guān)系。在邏輯學(xué)上，具有屬種關(guān)系的概念（名稱）不能并列使用；還有，對(duì)于一些具有特殊含義的名稱，要做到準(zhǔn)確表述。如“左傾”、“右傾”的錯(cuò)誤，要加引號(hào)，不容疏漏，但“極左”不加引號(hào)；“文化大革命”則必須加引號(hào)；“百花齊放、百家爭(zhēng)鳴”只用一個(gè)引號(hào)，不能寫成“百花齊放”、“百家爭(zhēng)鳴”，等等。公文中如涉及對(duì)有關(guān)法律、法規(guī)名稱的引用，應(yīng)特別注意其表述的準(zhǔn)確性。如《中華人民共和國(guó)國(guó)家賠償法》，可寫為“我國(guó)《國(guó)家賠償法》”，但不得寫為“《賠償法》”，以保持其準(zhǔn)確性；同時(shí)對(duì)有關(guān)條款項(xiàng)目的引用亦應(yīng)做到準(zhǔn)確，不能將“第×款”寫成“第×項(xiàng)”。此外，還要注意對(duì)人名、地名及其他各種專用名稱的表述，應(yīng)當(dāng)防止誤用同音的別字，以保持其準(zhǔn)確性。