〔解答〕“紀(jì)要”適用于記載、傳達(dá)會議的主要精神和議定事項。也就是說，“會議紀(jì)要”是對會議的目的、要求、主要精神及決定的事項加以文字歸納整理，以上傳下達(dá)，統(tǒng)一認(rèn)識，推動工作。

會議紀(jì)要在行文關(guān)系上，可采取轉(zhuǎn)發(fā)（印發(fā)）或直接發(fā)出的形式，類似通知，發(fā)給下級貫徹執(zhí)行；也可以報送給上級，類似會議情況報告，向上反映情況。

會議紀(jì)要與會議決議、會議記錄、會議簡報、會議公報等，同屬會議文件，都是會議的直接產(chǎn)品。但由于它們產(chǎn)生的方式和各自的作用不同，所以又有著一定的區(qū)別。大會決議是按照法定多數(shù)表決通過的，而會議紀(jì)要主要是由會議主持機關(guān)審定制發(fā)的；決議的內(nèi)容要較比紀(jì)要原則，而紀(jì)要要求詳盡具體。會議記錄是完成紀(jì)要寫作的客觀原始材料之一，經(jīng)過篩選、整理的會議記錄才能寫入紀(jì)要。會議簡報主要用于反映會議動態(tài)、溝通情況，所載內(nèi)容只具有參考性，不像會議紀(jì)要在兼有反映情況、溝通信息功能的同時，還具有指揮的權(quán)威性。會議公報的內(nèi)容與紀(jì)要有類似之處，但公報是報道會議核心內(nèi)容的，十分簡要，是紀(jì)要的要點，另外會議公報僅用于黨和國家的高層次會議。

會議紀(jì)要按其內(nèi)容和表達(dá)形式的不同，可分為“指示型會議紀(jì)要”與“通知型會議紀(jì)要”。

（1）指示型會議紀(jì)要。

“指示型會議紀(jì)要”，即就某一較大范圍或重要的工作會議所整理的會議紀(jì)要。這類紀(jì)要，既有綜合性的，也有專業(yè)、專題性的，既包含對黨的方針、政策的具體貫徹意見，又有對這一重要工作或重大事項各種思想認(rèn)識的統(tǒng)一，還有對今后工作的具體打算與安排，如《廣東、福建兩省座談會紀(jì)要》。

（2）通知型會議紀(jì)要。

“通知型會議紀(jì)要”，即用來宣布會議決定事項的紀(jì)要。這類紀(jì)要大都是各類機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層集體開會決定問題后使用的傳達(dá)會議決定事項的紀(jì)要，也叫辦公會議紀(jì)要。例如《中共×市委第9次常委會議紀(jì)要》、《省人民政府省長辦公會議紀(jì)要》（第××次）。

會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)與寫法一般包括以下幾個部分。

1．標(biāo)題。通知型會議紀(jì)要由于均有特定的版式（如前所述），所以一般不再另有標(biāo)題。只有指示性會議紀(jì)要，才會有顯示會議名稱或中心內(nèi)容的標(biāo)題，如《××省第八次政法工作會議紀(jì)要》、《煤礦集團公司二○○九年度生產(chǎn)工作會議紀(jì)要》、《關(guān)于研究今年農(nóng)產(chǎn)品收購資金問題的會議紀(jì)要》等，前兩個顯示的是會議名稱，后一個顯示的是中心內(nèi)容。

2．正文。一般分為三個部分。

一是開頭，又稱前言。通知型會議紀(jì)要，由于大都有固定的排列格式（如會議名稱、時間、地點、主持人、出席人員等），故比較簡單。而指示型會議紀(jì)要的前言，就相對比較復(fù)雜一些。例如中共中央召集的《廣東、福建兩省座談會紀(jì)要》，開頭部分寫了近600字，介紹了開會的時間、地點、召集人、參加會議的人員范圍及人數(shù)；交代了會議的中心議題以及會議的指導(dǎo)思想；敘述了會議的主要活動及主要收獲，并對會議做出總的評價。又如《縣蔬菜工作會議紀(jì)要》，開頭部分用近200字表述了會議的自然情況：“二○○八年三月十七日至二十一日，縣人民政府在惠圓賓館召開蔬菜工作會議，副縣長劉流留主持會議并作了報告。會議總結(jié)了二○○七年蔬菜產(chǎn)銷工作經(jīng)驗，表彰了在蔬菜生產(chǎn)上取得顯著成效的11個先進產(chǎn)地，安排布置了二○○八年蔬菜工作任務(wù)。郊區(qū)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和渤海農(nóng)工貿(mào)聯(lián)合總公司等44個經(jīng)銷單位向人民政府遞交了蔬菜上市任務(wù)的承諾書。根據(jù)市委、市政府農(nóng)村工作會議精神，二○○八年蔬菜的產(chǎn)銷要切實抓好以下七項工作：……”（以下轉(zhuǎn)入會議紀(jì)要的主體部分）。

二是主體部分。有三種寫法。

（1）按孤立的問題順序，一個問題一個問題地去寫。內(nèi)容比較簡單的通知型會議紀(jì)要，就采用這種寫法，即按問題順序排列，逐個問題地說明會議研究了什么問題及對這個問題所做出的決定。如某工廠第16次廠長辦公會議紀(jì)要，對所決定的問題和內(nèi)容的寫法是：

“……（會議自然情況，省略）

一、聽取了行政科關(guān)于為下夜班工人開設(shè)班車的匯報。會議同意行政科的意見，這是今年我廠改善職工生活的十件大事之一，必須積極做好。同意每次發(fā)車10輛，有關(guān)司機人員的調(diào)配由車隊負(fù)責(zé)。

二、……

三、……

（2）綜合起來歸納成幾個問題來寫。如座談會、討論會及內(nèi)容復(fù)雜的大、中型工作會議的會議紀(jì)要多是采用這種寫法，即把會議的中心議題所涉及的問題和意見，按內(nèi)容分類加以歸納，然后分項來寫。從結(jié)構(gòu)安排上講，這種寫法屬于并列式。如《×市整頓煙草市場工作會議紀(jì)要》，在主體部分寫了八個問題：“一、進一步加大打假打私工作力度；二、加快企業(yè)發(fā)展的步伐，保證市場供應(yīng)，防止供應(yīng)斷檔；……八、加強領(lǐng)導(dǎo)，常抓不懈。”國務(wù)院《關(guān)于研究今年農(nóng)產(chǎn)品收購資金問題的會議紀(jì)要》，主體部分提出五條四十個字的政策措施：“一、老賬要清，逐步消化?！s100字）；二、新賬要扣，逐目扣清?！s320字）；三、專戶立賬，體內(nèi)循環(huán)?！?00多字）；四、完全到位，確保收購。……（約220字）；五、優(yōu)先保證，消滅‘白條’?！?0多字）”

（3）按會議所研究、決定的內(nèi)容分幾個部分來寫。一般包括：對過去工作的估價，對當(dāng)前形勢的分析，對未來工作總的要求以及為實現(xiàn)這個要求所采取的措施。如《市鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)工作會議紀(jì)要》，在主體內(nèi)容上分作三個層次：第一層次寫了五年來鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)得到了很大成績；第二層次，寫鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)到2009年的五年發(fā)展目標(biāo)，論述了實現(xiàn)總產(chǎn)值超百億的有利條件和困難因素；第三個層次寫了實現(xiàn)上述奮斗目標(biāo)的七條措施。

3．結(jié)尾。會議紀(jì)要的結(jié)尾一般是寫會議提出的希望、號召，如中共中央召集的《廣東、福建兩省座談會紀(jì)要》，結(jié)尾340多字，希望各省、市、自治區(qū)黨委采取相應(yīng)步驟，使全國反腐斗爭取得重大勝利：“到會同志一致認(rèn)為，我們黨是一支馬列主義和毛澤東思想武裝的、久經(jīng)考驗的、有強大戰(zhàn)斗力的革命隊伍，我們能夠在過去長期艱難困苦的斗爭中，打敗國內(nèi)外階級敵人各種形式的進攻，也一定能夠在新的歷史條件下，取得反對資本主義思想腐蝕斗爭的全勝。廣東、福建兩省的同志通過這場斗爭，一定會大大提高階級覺悟和政治覺悟，一定會更正確、更積極地開展對外經(jīng)濟活動，把經(jīng)濟特區(qū)試辦好，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)作出更大的貢獻(xiàn)?！?/p>

寫好“會議紀(jì)要”的要領(lǐng)包括以下五點。

1．巧設(shè)布局，多彩多姿。

除通知型的日常辦公會議紀(jì)要，大都有較為固定的寫作格式（通常由時間、地點、主持人、參加人和決定事項組成）外，對指示型會議紀(jì)要，不論是綜合性的，還是專題性的，都要針對不同內(nèi)容采用不同的結(jié)構(gòu)形式。一講公文結(jié)構(gòu)就是“開頭”、“主體”與“結(jié)尾”，不論具體文種，也不看具體內(nèi)容，更不做深層次透視，只是把幾個“木塊”生拼硬湊在一起，這是違背公文寫作實踐那千變?nèi)f化的運動規(guī)律的，因為公文的結(jié)構(gòu)是多彩多姿的，不僅外形多變，而且內(nèi)在結(jié)構(gòu)更是變化無窮。為此，綜合性的會議紀(jì)要，由于內(nèi)容涉及前前后后，方方面面，情況比較復(fù)雜，故在結(jié)構(gòu)布局上，除自然情況外，內(nèi)容多采用“三大塊”的寫作形式，包括對過去工作的回顧，對當(dāng)前工作形勢的分析，對今后工作的打算等，這是就整個篇章布局而言。至于具體到每一部分，特別是第三部分，可以是采用“梳辮子”的方法，歸納成幾個問題并列說明，這是“橫式”結(jié)構(gòu)；也可以是一環(huán)套一環(huán)的層層遞進，這是“縱式”布局。專題性或?qū)I(yè)性的會議紀(jì)要，由于內(nèi)容單一，故多采用“撮要分條”或“分條列項”的結(jié)構(gòu)形式?！按橐謼l”，即在開頭講完自然情況后，或相接、或獨用一段文字，交代會議的中心議題、主要活動情況及總的評價；然后在內(nèi)容上可并列寫幾個條段，每條之前標(biāo)序號、提段旨，做到一目了然?！胺謼l列項”的結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)“橫向”布局，是把全篇紀(jì)要歸納成幾個條條，既無獨立的開頭也無獨立的結(jié)尾，若干條條之間是并列關(guān)系?？傊?，不管采用什么結(jié)構(gòu)，都必須體現(xiàn)出一種嚴(yán)密的邏輯關(guān)系，中間不可出現(xiàn)“空白”，也不能產(chǎn)生“跳躍”，更不能按照會議的順序來寫“紀(jì)要”，這樣出來的不是“紀(jì)要”，而是“流水線”、“會議日志”。

2．明確宗旨，突出中心。

一次工作會議，涉及的問題很多。在寫會議紀(jì)要時，必須明確宗旨，即會議所集中解決的幾個主要問題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到，既想“抱西瓜”又想“揀芝麻”，要肯于舍“芝麻”，抱“西瓜”。

還要注意的是，一次工作會議，在具體討論中必然會產(chǎn)生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀(jì)要，而應(yīng)根據(jù)會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人一致意見；同時，也要注意吸收少數(shù)人的正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”、“會議認(rèn)為”、“會議決定”等提法，加以集中概括、簡明扼要地反映出來；對有分歧的意見，除學(xué)術(shù)性的研究會議紀(jì)要外，是不可寫入”紀(jì)要”的。

3．講究用語，注意條理。

要按照會議紀(jì)要的不同用途，恰當(dāng)?shù)厥褂貌煌挠谜Z。上報的會議紀(jì)要，就應(yīng)使用對上的語氣，如“會議討論了以下幾個問題”、“會議考慮”等；下發(fā)的會議紀(jì)要，則可用“會議決定”、“會議要求”、“會議強調(diào)”、“會議號召”等。

要注意條理化、理論化。這是會議紀(jì)要與會議記錄的一個主要區(qū)別。會議記錄一般要把每個人的發(fā)言盡量客觀、詳細(xì)地記錄下來，而會議紀(jì)要則需要有一個對會議討論意見的綜合、分析、整理加工的過程，這個過程也就是條理化、理論化的過程。所謂條理化，就是要對會議討論的意見，分類歸納，層次清晰；所謂理論化，就是要對會議討論的意見，盡力給予理論上的概括，提綱挈領(lǐng)，畫龍點睛。當(dāng)然條理化、理論化，并不是脫離會議實際，搞虛假的“粉飾”和“拔高”。

4．忠實會議，做好記錄。

會議記錄必須依據(jù)會議的實際內(nèi)容，不能隨心所欲地增減或更改內(nèi)容，不能添枝加葉。在寫作當(dāng)中，感到有的地方必須有所增減時，要經(jīng)機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)同志同意，必要時還應(yīng)在一定范圍內(nèi)征求有關(guān)人員的意見。

會議記錄是產(chǎn)生會議紀(jì)要的基礎(chǔ)，也是整理會議紀(jì)要的原始性主要素材之一。只有認(rèn)真做好會議記錄，才有利于會議紀(jì)要的整理，并保證紀(jì)要的質(zhì)量，做到準(zhǔn)確無誤。

5．行文方式，單復(fù)結(jié)合。

通知型的“會議紀(jì)要”，由于有固定的“中共××市委第次常委會議紀(jì)要”、“省人民政府第××次常務(wù)會議紀(jì)要”等紅色版式，所以它們大都是單體直接行文，且不加蓋印章。

指示型的“會議紀(jì)要”，一般多是復(fù)體行文，即在上報或下發(fā)時，分別使用“報告”或“通知”做文件頭，“會議紀(jì)要”作為附件隨之運行。復(fù)體行文，黨政機關(guān)應(yīng)分別按照各自的公文處理法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，使用標(biāo)準(zhǔn)的公文格式。