一、概念解說

會議記錄，是在開會過程中由專門人員把會議的基本情況和會上的議程、報告、討論的問題、發(fā)言、決議等內(nèi)容記錄下來的書面文字材料，是一種沒有正式打印和蓋章的特殊文件。開會做記錄，可作為傳達、執(zhí)行會議決定和貫徹會議精神的依據(jù)，也可以作為會后進一步分析、研究、總結工作的重要參考材料，還可以起到備查作用。

按照會議的不同性質，會議記錄可分為：黨委會議記錄、群眾團體會議記錄、企事業(yè)單位行政會議記錄、單位會議記錄、工作會議記錄、座談會議記錄等。

二、起草格式

從結構上看，會議記錄一般分為兩部分：

1.會議的基本情況

這些情況一般要在會議宣布開始時就寫在記錄本上。具體包括以下內(nèi)容：

第一，標題。

即會議的名稱，一般由單位名稱、會議事由加上記錄構成，如《××大學校長辦公會議記錄》。

第二，時間。

要寫清年、月、日，會議開始的具體時間，如×年×月×日×時到×時。

第三，會議地點。

第四，會議出席者。

根據(jù)會議重要程度和出席會議的人員多少，要寫清楚參加會議人員的具體單位和出席者的姓名、職務，特別是決定重大事項的會議，要清楚地記錄下有關出席者。出席會議的單位和個人比較多時或不需要一一列出時，只寫主要與會人員或總數(shù)就可以了。

第五，缺席者。

一般應寫清缺席者的姓名和缺席原因，但缺席人較多時，也可只寫缺席人數(shù)。

第六，列席者。

即不屬于本次會議的正式成員，但與會議有關的各方面人員，一般應寫清單位、名稱和職務。

第七，主持人。

寫明主持人的姓名、職務。

第八，記錄人。

寫上記錄者的姓名，必要時注明其職務，以示對所做記錄的內(nèi)容負責。

2.記錄會議的內(nèi)容

這部分一般包括會議主持人的發(fā)言，會上的報告或傳達了什么事情，討論了什么問題，作出了什么決議等項目。記錄這些內(nèi)容有兩種方法，一種是簡要的記錄，一種是詳細的記錄。一般說來，除重要的會議，對與會者每個人的發(fā)言要全部做詳細記錄外，一般性的會議記錄是可以有詳有略的。記錄人要特別注意，如果討論的是關鍵性問題，特別是意見有分歧，一定要詳細記錄下來；如果大家的看法比較一致，沒有什么爭論、交叉的意見，可以抓住每個人發(fā)言的中心、要點，簡要地記錄下來。會上如果有討論決議的事項，要記下表決的情況。有時，還要整理一下討論、議決的問題，念給與會者聽，征求大家的意見，把決議的事項推敲得準確，以便于公布。

三、重點說明

1.寫會議記錄的基本要求

會議記錄要求準確、真實、清楚、完整。記錄人員應當有高度的責任心，以嚴格認真的態(tài)度忠實記錄發(fā)言人的原意，重要的意思要記錄原話，不得任意取舍增刪，改變原意；會議的重要情況、發(fā)言主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體要規(guī)范，不得自己制造簡便字符，力求清晰易認。對重要的會議要實行雙套記錄制，即由兩人同時做記錄，一人做詳細記錄，一人做簡要記錄，或兩人都做詳細記錄，以防止遺漏、誤記和差錯，保證記錄的內(nèi)容準確、完整。

2.會議記錄的方式

一般來說，記錄的方式有兩種，一種是有選擇性的記錄，即摘要記錄，只記會上報告了什么事情，討論了什么問題，通過了什么決議。一種是詳細記錄，要把每個人的發(fā)言(有詳細書面發(fā)言稿的除外)都記下來。這兩種方法各有優(yōu)點，對哪一種會議采用哪一種記錄方法比較合適，要根據(jù)會議的性質、目的、要求及討論的問題來決定。一般的會議，如果討論的問題比較簡單，只摘要記錄就行，重要的會議或討論的問題比較復雜，在討論過程中有不同意見，甚至有爭論的，就要詳細地記下來。當然，也不是有話必錄，只字不漏，而是在真實、準確的前提下記錄其要點，與會議主題有直接聯(lián)系的話要記全、記準確，對與本次會議議題無關的話，則可略記或不記。

3.會議記錄最突出的特點

一是它的原始性，它是指按會議發(fā)展過程將發(fā)言人的講話內(nèi)容、研究認定的問題，如實地記錄下來，對文字、結構一般不允許加工、整理，更不允許更改重要內(nèi)容，任何人篡改會議記錄都是嚴重的錯誤。

二是它的憑據(jù)性，會議記錄是對會議原始情況的真實記錄，也就是說是第一手材料，因此更為可靠，一旦會后對某問題的討論和決定有爭議或需要核實，翻開就可查找，是會后查對情況的真實憑據(jù)。

4.會議記錄的作用

一是對加深理解會議決議有促進和指導作用。會議經(jīng)集思廣益形成了某決議，會議記錄則記下了決議形成的過程，它不僅對貫徹會議精神，而且對檢查決議執(zhí)行情況，對總結工作都起著規(guī)范和指導作用。

二是素材作用。會議記錄是形成會議紀要、會議簡報的重要素材，也是形成文件和文章的素材。

三是通報信息作用。有的會議記錄可以作為文件傳達，以使有關人員貫徹執(zhí)行會議精神和決議，有的會議記錄也可以向上匯報，通報信息，使上級機關了解有關決議、指示的執(zhí)行情況。因此，我們必須重視會議記錄的獨特作用。

四、范例參考

支部黨員大會記錄

日期：××××年×月×日下午

地點：辦公樓會議室

出席人數(shù)：××名

缺席人數(shù)：×名

主持人：×××(姓名)

記錄人：×××(姓名)

會議議題：

1.(略)。

2.(略)。

主持人(姓名)；按照本月工作安排，現(xiàn)在我們召開支部黨員大會。應到黨員××名，實到××名，缺席×名，其中正式黨員應到××名，實到××名，缺席×名，超過黨員半數(shù)。會議的議題是：……

下面，圍繞議題，請大家充分發(fā)表意見。

×××(姓名)：(略)(發(fā)言要點)。

×××(姓名)：(略)(發(fā)言要點)。

主持人(姓名)：(略)(歸納小結)。下面，進行表決，同意×項議案的，請正式黨員舉手。不同意的，請舉手。

(同意：××名；棄權：×名；反對：×名)。

決議：

1.(略)。

2.(略)。

不同意見：

1.(略)。

2.(略)。