你已經(jīng)完成了為任何談話、演講、電話拜訪或?qū)戉]件作準(zhǔn)備的整個(gè)過程。很少有人會(huì)在打電話之前停下手頭的事情作一番準(zhǔn)備，但是明確你的結(jié)果、找到關(guān)聯(lián)性、提煉你的要點(diǎn)花不了多長時(shí)間，卻會(huì)極大地提高你的影響力。從長期來看，這樣做也會(huì)節(jié)省你的時(shí)間。一分鐘的準(zhǔn)備，能將一場可能艱苦、冗長的談話變成一次有效、簡潔的交流。試試看吧。

專家提示 下次打電話之前，花三分鐘時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備。你想要獲得什么結(jié)果？

下面為你提供了一份溝通大綱，它適用于任何談話的準(zhǔn)備過程。你也可以從我們的網(wǎng)站下載一份新表格以備將來使用。在這份大綱中添加了一些要素，下一部分的內(nèi)容會(huì)對(duì)這些要素作出解釋。

溝通大綱

聽眾是誰：

步驟1——結(jié)果：談話結(jié)束時(shí)，他們將……

決定/同意

為了取得這一結(jié)果，他們需要……

知道：?

1、

2、

3、

感到：?

1、

2、

步驟2——關(guān)聯(lián)性：為什么他們應(yīng)當(dāng)在乎？

1、

2、

3、

步驟3——要點(diǎn)：用一句話表達(dá)你要傳達(dá)的信息是什么？

經(jīng)典的敘述結(jié)構(gòu)

坡道：從目的開始 發(fā)現(xiàn)要點(diǎn)：從聽眾需要知道的內(nèi)容中獲得要點(diǎn) 甜點(diǎn)：故事

例子

假設(shè)你是一家大型企業(yè)的人力資源部部長。為一個(gè)開發(fā)項(xiàng)目制訂領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展計(jì)劃，你需要高層管理團(tuán)隊(duì)批準(zhǔn)已制訂的預(yù)算。如何為你的演講準(zhǔn)備一份大綱，以下為你展示了一個(gè)例子。

溝通大綱

聽眾是誰：

高級(jí)管理人員

步驟1——結(jié)果：談話結(jié)束時(shí)，他們將……

決定/同意

為提出的領(lǐng)導(dǎo)力開發(fā)項(xiàng)目撥款二十萬美元。

為了取得這一結(jié)果，他們需要……

知道：

1. 在未來五年內(nèi)勝任高級(jí)管理職位，我們目前的經(jīng)理人尚沒有做好準(zhǔn)備。

2. 該項(xiàng)目實(shí)施帶來的利益。

3. 實(shí)施該項(xiàng)目的成本。

感到：

1．對(duì)于未來的領(lǐng)導(dǎo)力，我們的公司還沒有一項(xiàng)規(guī)劃。對(duì)此，應(yīng)有一種緊迫感。

2．對(duì)于新項(xiàng)目感到很振奮。

步驟2——關(guān)聯(lián)性：為什么他們應(yīng)當(dāng)在乎？

1．因?yàn)槿绻覀儾慌囵B(yǎng)下一代的領(lǐng)導(dǎo)人，整個(gè)公司的穩(wěn)定性將會(huì)被破壞。

2．因?yàn)樗麄優(yōu)楣疽约八麄冊(cè)?jīng)創(chuàng)造的歷史感到自豪，他們想為公司的發(fā)展竭盡全力。

3．因?yàn)槎聲?huì)已經(jīng)特別要求為培養(yǎng)下一代領(lǐng)導(dǎo)人制訂一份綜合計(jì)劃，名單上的這些人聲譽(yù)卓著，為董事會(huì)所信任。

步驟3——要點(diǎn)：用一句話表達(dá)你要傳達(dá)的信息是什么？

我們的未來取決于今天對(duì)未來領(lǐng)導(dǎo)人的投資。

經(jīng)典的敘述結(jié)構(gòu)

坡道：從目的開始 發(fā)現(xiàn)要點(diǎn)：從聽眾需要知道的內(nèi)容中獲得要點(diǎn) 甜點(diǎn)：故事

注釋：

①安東尼奧·R．達(dá)馬西奧：《笛卡爾的錯(cuò)誤：情緒、推理和人腦》，哈珀柯林斯出版社（HarperCollins），紐約，1994年。

②艾倫·衛(wèi)斯：《百萬咨詢》，麥格勞-希爾出版公司（McGraw-Hill），2003年，98頁。