第五章 有效的輔助手段：時(shí)間管理及自我管理

盡管時(shí)間管理及自我管理法則是生活管理非常有效的輔助手段，但它們的作用終歸還是具有一定局限性的。如今，許多人會(huì)有這樣的感受：即使我堅(jiān)持不懈地采用時(shí)間管理的方法，我依舊無法滿足外界對(duì)我提出的各項(xiàng)要求。我感覺自己就像個(gè)建筑工人，手里拿著一把不到一斤重的錘子，卻試著要拆掉面前的整座高墻。有一天我突然明白，僅憑手上的這把小鐵錘，我雖然能砸落些墻皮，卻無法把整座墻拆掉。因此，我必須找到一把大鐵錘，只要我用大鐵錘在墻上打出一個(gè)缺口，自己手上那把不到一斤的小錘就能派上用場(chǎng)了。

越來越多的人懂得，僅憑純粹的時(shí)間管理及自我管理技巧，自己已經(jīng)無法滿足外界對(duì)我們提出的各項(xiàng)要求了。

即使是這樣，還是會(huì)有人嘗試為自己制訂更為嚴(yán)格的時(shí)間管理計(jì)劃，以滿足外界的各項(xiàng)要求。可是最終，這些人大多只能換來身體或心理上的崩潰。

導(dǎo)致這種結(jié)果的原因有很多，最明顯的就是我們個(gè)人能力的局限性。不論在工作還是私人生活中，我們所能完成的任務(wù)數(shù)量，總會(huì)受到我們自身能力的限制。

雖然我們可以通過有效的時(shí)間管理及自我管理方法最大限度地提升自己的效率，比如對(duì)工作重新進(jìn)行規(guī)劃，但總有一天我們還是會(huì)達(dá)到極限。到那時(shí)，我們所要面對(duì)的就不再是“要求”，而是“苛求”了。

雖然我們的每一天看上去規(guī)劃得都很合理，但是我們自己知道，其實(shí)自己每晚都會(huì)有許多工作無法完成。

通過舉辦各種培訓(xùn)班我得知，越來越多的人都有這樣的體驗(yàn)：“即使我把每天的日程安排、規(guī)劃得很好，我也無法完成指定的工作量。”針對(duì)這一問題，傳統(tǒng)的時(shí)間管理提出了兩條篩選任務(wù)的原則：（1）可以委托給別人的任務(wù)，盡可能委托給別人；（2）能夠丟進(jìn)垃圾桶的工作，全部丟進(jìn)垃圾桶。但是，如今這兩條原則對(duì)許多人來說已經(jīng)不再有效了，因?yàn)樗麄儫o論怎樣對(duì)任務(wù)進(jìn)行分析，也找不出哪些任務(wù)是可以交給別人去做的。

造成這種結(jié)果的原因有很多，其中包括以下這些：

· 工作量確實(shí)太大了。

· 我們身邊缺少可以委托的人。

· 剩下的工作都非常重要，我們必須自己完成。

· 那些理論上我們可以委托的人，自身也承受著極大的壓力，因而他們會(huì)拒絕我們委托給他們的任務(wù)。

另外的一個(gè)原因，就是委托往往意味著金錢的付出。我們當(dāng)然可以把房屋清潔的工作交給鐘點(diǎn)工去做，可前提是我們得愿意支付這筆開支。同樣，請(qǐng)保姆來替我們照看孩子也是這個(gè)道理。類似的情況在企業(yè)中也會(huì)出現(xiàn)，其實(shí)企業(yè)可以把許多工作交給專業(yè)的服務(wù)提供商去做，這樣員工的壓力就不會(huì)那么大了?？墒窃S多企業(yè)，特別是一些小型企業(yè)，是承擔(dān)不起這筆額外開支的。

任務(wù)：請(qǐng)你自己想一想，或者和你的愛人、上司、同事討論一下，既然把任務(wù)委托給他人需要滿足一定的前提條件，那么究竟該如何滿足它們呢？

不管是什么原因令我們無法將任務(wù)順利地委托給他人，總之，眼下我們面臨著這樣一個(gè)問題：盡管時(shí)間管理及自我管理的手段得到了有效的利用，還是會(huì)有越來越多的人在每天晚上面對(duì)一大堆尚未完成的任務(wù)。結(jié)果，雖然他們每天都工作到很晚，可無論他們的決心多么堅(jiān)定，一些所謂“重要”的任務(wù)依舊越積越多。

重要的事通常不緊急，緊急的事通常不重要

從該矩陣中我們能夠得出以下結(jié)論，根據(jù)這些結(jié)論，我們可以對(duì)各項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先性進(jìn)行有效的排列：

A象限：既重要又緊急的任務(wù)必須立即加以處理，而且多數(shù)時(shí)候必須自己著手進(jìn)行。該象限涉及的往往是一些緊急狀況、困難甚至危機(jī)，因?yàn)橹匾娜蝿?wù)在尚未顯得緊急之前就應(yīng)該被完成，所以一旦它們處于時(shí)間壓力之下，多數(shù)都會(huì)變得很棘手。

B象限：重要但不緊急的任務(wù)，常會(huì)被我們一拖再拖，直到有一天它突然變得緊迫為止。你應(yīng)該對(duì)這類任務(wù)進(jìn)行合理的規(guī)劃，并及時(shí)為其規(guī)定完成期限。

C象限：緊急但并不重要的任務(wù)，一般會(huì)占據(jù)我們時(shí)間預(yù)算中的絕大部分?？梢哉f這里是我們最大的一個(gè)時(shí)間儲(chǔ)備庫，如果能將這部分時(shí)間合理地分配給其他象限的任務(wù)，我們的效率會(huì)得到極大的提高。你應(yīng)當(dāng)盡可能減少、排除這類任務(wù)，或者將它們委托給其他人去處理。

D象限：既不重要也不緊急的任務(wù)其實(shí)完全可以被忽略掉，你可以放心地把它們丟進(jìn)真實(shí)的或者虛擬的垃圾桶中。倘若事后證明這些任務(wù)具有重要性或者緊迫性，那么肯定會(huì)有人來向你詢問相關(guān)事宜，或者對(duì)你進(jìn)行督促。

原則上講：

重要的事通常都不緊急，緊急的事通常都不重要！

有規(guī)律地放慢節(jié)奏

當(dāng)我們正像平常一樣聚精會(huì)神地坐在辦公桌前工作時(shí)，手上的筆一不小心掉到了地上。霎時(shí)間，我們的注意力就會(huì)被這次小小的“意外”轉(zhuǎn)移開——溫暖的陽光灑在房間里，真是太美了！

我們的某些感覺、想法，往往只有在閑暇的時(shí)候才會(huì)出現(xiàn)。正因?yàn)槿绱耍覀儽仨殞W(xué)會(huì)適時(shí)地放松自己，讓自己遠(yuǎn)離日常忙碌的生活，這樣，許多新的問題才會(huì)得到解決。

出于上述原因，當(dāng)許多管理者希望能夠?yàn)槠髽I(yè)制定出新的經(jīng)營策略時(shí)，他們往往會(huì)選擇臨時(shí)在酒店中居住。他們知道自己處于日常壓力之下時(shí)，是很難想出什么行之有效的方法的。為了讓創(chuàng)意、靈感能夠在腦海中浮現(xiàn)，他們有目的地放慢了自己的工作節(jié)奏。不僅如此，這種逐步放慢工作節(jié)奏的方法有時(shí)還會(huì)對(duì)這些人的同事有所幫助。要知道，如果僅僅忙于在一個(gè)接一個(gè)的截止期限前完成規(guī)定的任務(wù)，遇到問題時(shí)是很難想出什么富有創(chuàng)意的想法的。

我們?cè)谒饺祟I(lǐng)域遇到的問題也和這類似。如果我們始終處于壓力之下，是無法針對(duì)一些新的要求找到富有創(chuàng)意的解決方法的。

那些長(zhǎng)期處于壓力之下的人們，他們的行為模式往往是一成不變的。盡管他們完成任務(wù)的速度有可能越來越快，但由于工作模式的漸漸僵化，最終他們很難提高任務(wù)的完成質(zhì)量。

這一點(diǎn)，正是許多人采用時(shí)間管理及自我管理方法時(shí)，失敗的關(guān)鍵所在。因?yàn)楦鞣N新要求出現(xiàn)的時(shí)間間隔越來越短，所以我們必須有目的、有規(guī)律地放慢自己的工作節(jié)奏，至少也要偶爾這樣去做。我們必須適時(shí)地讓身心獲得放松，同時(shí)問問自己：

· 我正面臨哪些新的要求？

· 對(duì)此我要如何作出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)？

可是為什么我們沒能經(jīng)常這樣去做呢？歸根到底，還是由于對(duì)日常生活的規(guī)劃、管理讓我們感到很頭疼，同時(shí)我們要忍受這樣一種感覺的折磨：“我根本抽不出時(shí)間讓自己放慢生活節(jié)奏。”因此，我們無法制定出新的行為策略，而只能像被關(guān)在籠子里的倉鼠一樣，跑來跑去卻始終待在原地。

僅靠速度我們還無法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

之所以放松的時(shí)間越來越少，無法經(jīng)常詢問自己“什么對(duì)我來說才是真正重要的”、“我要怎樣做才能在未來獲得更好的發(fā)展”還有另外一個(gè)原因：

“速度”正在締造一個(gè)個(gè)奇跡，不論在工作中還是生活里。

許多企業(yè)認(rèn)為，自己只要在第一時(shí)間出現(xiàn)在潛在的客戶身邊，就能夠贏得這些客戶。與這種想法相似，我們之中的許多人也認(rèn)為，只要自己加油向前，就一定能到達(dá)終點(diǎn)。對(duì)此，沃爾夫·洛特（Wolf Lotter）這樣寫道：

“那些行駛過快的人，總有一天會(huì)在某個(gè)轉(zhuǎn)彎處沖出路面，那些在毫無防備的情況下突然剎車的人也是如此。而那些緩慢向前行駛的人，則很可能成為追尾撞車事故的受害者。對(duì)我們來說，重要的不是動(dòng)力的強(qiáng)弱，而是如何讓自身保持適當(dāng)?shù)乃俣取?rdquo;

這里所謂的“適當(dāng)?shù)乃俣?rdquo;，取決于我們每次遇到的具體任務(wù)與情況。以下是兩個(gè)這方面的例子：

案例一：設(shè)想一下，你在某次宴會(huì)上結(jié)識(shí)了一位立刻引起你好感的男士或女士，在你與之不斷調(diào)情的過程中，你感到了來自對(duì)方的共鳴。因此，在宴會(huì)即將結(jié)束的時(shí)候，你們相互交換了電話號(hào)碼，甚至一起共度了甜美的一夜。這一切顯得多么美好啊！但是，如果你第二天早晨就向?qū)Ψ桨l(fā)誓，說你愿意將“永恒的愛”獻(xiàn)予對(duì)方，表示你們應(yīng)該居住在一起、應(yīng)該有共同的孩子，對(duì)方會(huì)作何反應(yīng)？他/她很可能會(huì)說：“等等，我想我們應(yīng)該慢慢來，畢竟我們昨天才認(rèn)識(shí)。”或者，如果你在距離這次見面五六個(gè)月之后才想起與對(duì)方聯(lián)系，估計(jì)就要面對(duì)對(duì)方這樣的反應(yīng)了：“哦，我想起那次令人愉快的談話了。那的確是個(gè)美好的夜晚，但可惜我現(xiàn)在正在忙另外一些事情……”

案例二：多年以來，各種國際性的經(jīng)營管理大會(huì)一再宣稱：“弱肉強(qiáng)食的時(shí)代已經(jīng)結(jié)束，現(xiàn)代社會(huì)屬于行動(dòng)迅速的人，這些人能夠不斷超越另外一些反應(yīng)遲緩的人。”由于這一格言不斷被重復(fù)，大多數(shù)企業(yè)都對(duì)此深信不疑，因此他們將速度與靈活性解釋為企業(yè)發(fā)展的不二法則。相應(yīng)的，企業(yè)頻繁地進(jìn)行結(jié)構(gòu)與戰(zhàn)略調(diào)整，直至員工們（經(jīng)常也包括客戶）腦子里一片混亂，不知道究竟什么才是合適有效的。在這種情況下，相關(guān)的各方選擇了這樣的一種態(tài)度：“我不能毫無選擇地接受。”這里是說，他們表面在傾聽各種口號(hào)，心里想的卻是：我還是按之前的方法去做吧。幾個(gè)月之后，改革終究還是失敗了。領(lǐng)導(dǎo)層再度宣布：我們的員工還沒有對(duì)改革作好準(zhǔn)備，他們抗拒任何形式的變化。事實(shí)上，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)們忽視了這樣一個(gè)事實(shí)：正是他們自己的所作所為造成了員工的這種態(tài)度。他們沒有意識(shí)到，每種變革都需要相應(yīng)的時(shí)間。

有關(guān)“速度”不應(yīng)成為我們最高行為準(zhǔn)則的觀點(diǎn)，還有這樣一條例證：“如果不斷奔跑就能避免自己淪為他人食物，沙漠跳鼠早就統(tǒng)治我們的星球了。僅僅第一個(gè)從起跑器上躍起是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，我們必須知道自己接下來要跑向哪里。”（沃爾夫·洛特）

僅僅奔跑還不夠，我們必須知道自己要跑向哪里。

我們需要為自身尋找新的支柱

許多人總是害怕問自己：“我究竟想要什么？”因?yàn)檫@樣一來，他們一方面不可避免地要面對(duì)一個(gè)有關(guān)人生的重大問題：“一切到底是為了什么？”另一方面，他們將不得不作出目標(biāo)明確的決定。

但是，如果支撐我們個(gè)性、保持我們內(nèi)在穩(wěn)定性的支柱變得越來越脆弱，那么我們自身將變成一座搖搖欲墜的建筑。

出于對(duì)這座“搖搖欲墜的建筑”倒塌的恐懼，多數(shù)人缺少搖動(dòng)它的勇氣。然而，也許只有在搖動(dòng)的過程中我們才會(huì)發(fā)現(xiàn)，我們身上毫無“自我”的體現(xiàn)，我們的個(gè)性只不過是由各種在外界壓力下形成的思維與行為模式組合而成的罷了。

只有當(dāng)我們作好準(zhǔn)備，能夠承擔(dān)起對(duì)自己以及對(duì)生活應(yīng)負(fù)的責(zé)任時(shí)，我們自身才能真正變得強(qiáng)而有力。這種敢于承擔(dān)責(zé)任的勇氣，是我們獲得個(gè)人成功與滿足的最重要的條件之一，面對(duì)不理想的工作狀況、不幸的個(gè)人關(guān)系以及自己的每次拒絕，只有那些能在自身找到應(yīng)負(fù)責(zé)任的人，才能夠掌控自己的生活，同時(shí)找到獲得個(gè)人成功與滿足的正確方法與策略。

如果我們的內(nèi)在支柱還足夠牢靠，我們最好先暫時(shí)放松一下，問問自己：“什么對(duì)我來說才是真正重要的？”這樣我們才能為自己保留多個(gè)行為選項(xiàng)，同時(shí)讓自己有能力作出決定。

但是，這一點(diǎn)正是經(jīng)常被我們忽略的，因?yàn)槲覀冊(cè)跐撘庾R(shí)里清楚地知道：

作出決定，就意味著我們要放棄其他可能的選擇。我們選擇了一些東西，就不得不拒絕另外的一些東西，可以說拒絕就是選擇的一部分。

當(dāng)我們同時(shí)作出了一些選擇和拒絕之后，我們的內(nèi)心會(huì)變得透亮起來。這樣，我們的時(shí)間管理及自我管理方法，就可以建立在十分牢固的基礎(chǔ)之上了。