對于我們普通人來說，一項工作做得好壞，很多時候也在于除了正常的工作以外，你花了多少工夫來研究它，琢磨它，并為之做好各方面的準備。

我們以絕大多數(shù)組織集體，不管是政府機關還是企事業(yè)單位都必然發(fā)生的述職工作來舉例說明。不少人，工作干得好，但因為不會述職而得不到領導和同仁的認可。而有些人，卻因為述職到位而讓領導和同仁了解了他的功勞和苦勞，從而得到獎賞提拔。

不少人以為，述職，就是在一個很短的時間內(nèi)向領導和同仁展示自我，因此，臨場發(fā)揮決定了述職的成敗。而對于那些不擅長即興表達的人來說，很難有成功的可能。

其實，這是一個誤會。要把述職工作做好，絕不是靠幾句夸夸其談的語言就可以的。實際上，一次述職的成功，百分之九十是在于這之前的思考和準備。沒有準備的述職，要么就是被別人的問題問得措手不及、支支吾吾，要么就是信口開河，忽悠得別人一愣一愣的。

真正述職的功夫，不在述職中，而在述職外。也就是說，你把一切都想好了，預備到位，那么，就算你的即興口才一般，在述職中也可以把你的工作成果匯報得扎扎實實，讓對方了解得清清楚楚。

述職前，我們要做的準備工作，因職業(yè)、職位的不同可能千差萬別，但也有幾條原則是人人都需要去遵守的。

1．把思路理清楚，有條理地寫下紀要

想清楚了才能說清楚，思路不清，自然就不知道從何說起，再好的口才也會詞不達意。因此，述職前的思路整理、言辭安排就很重要。這個整理安排光是用腦子來想、來記還不夠，還需要用筆把它們一條一條記下來。人類的記憶系統(tǒng)，日常事務性的記憶是最容易損失的，即便是記憶力強的人，24小時后的記憶量也只剩下了70%～80%。那些光憑記憶來述職的人，恐怕都有過這樣的經(jīng)歷吧——總是有事落下沒說，或者說著說著腦子就亂了，甚至當場卡殼。

我們常說那些脫口秀節(jié)目的主持人幽默風趣、滔滔不絕，似乎腦子快得不得了。但你有沒有發(fā)現(xiàn)，他們的手中總是拿著一摞小卡片？其實那就是他們按照節(jié)目的要求事先就做好的提示卡，一是保證節(jié)目按照既定的計劃流暢進行；二是在什么時候主持人之間，主持人與嘉賓之間應該怎么配合；三是一些精彩的“包袱”寫在提示卡上，到了時機剛好就能抖出來。述職紀要起到的也是類似的作用，它會使你的述職完整、精彩、流暢。

其實，我們用筆在紙上記錄時，不但可以保證沒有遺漏，還可以開拓自己的思路，想出更多的建議和精彩的話語；還能夠分清主次，理順功、過之間的聯(lián)系，并寫明最恰當?shù)姆绞剑@樣的述職不但完整，而且完美。

2．學會“揣摩上意”

在這里，“揣摩上意”并非是投機取巧，也不是以虛掩實，而是說，我們應該先考慮清楚，你的工作思路，是不是和上面要求的一致？不能是你自己認為沒錯，上面卻不認可。這樣，當你述職時，就不會“我認為”、“你認為”地和領導發(fā)生沖突了。

其次，你要預先想到可能面臨的一些提問。即便是你的功勞不少，但大多數(shù)人都不喜歡贊揚而喜歡批評。他們理所當然地會提出一些問題來讓你解答，這些問題甚至可能是不懷好意的。尤其是牽涉到一些職位的競爭、利益的沖突時，這樣的情形更是難以避免。而當你事先揣摩到了這些可能發(fā)生的問題，并事先預備好答案，在述職的時候，就會顯得揮灑自如，左右逢源。領導也會從中看出你思維的嚴密性，并對你的這種能力和氣度贊賞有加。

還有，領導第一時間想要了解什么？最重要的是想要知道什么？揣摩到了這一點，你才會在自己做述職準備時，預先設計好程序——先講什么，后講什么；什么事重點強調(diào)，什么事一筆帶過；什么話當講，什么話不當講……這樣，到了真正述職時，你就可以學會不說套話、不兜圈子，將領導的注意力直接帶到核心問題上。

3．準備實在的“干貨”

有功勞的人，應該用一些確切的數(shù)據(jù)、表格、實例等作為證據(jù)來說明自己的成績。任何動聽的語言，都比不上事實更有說服力。一次成功的述職，不是口才表演，也不是喊口號式的表決心，更不是王婆賣瓜式的自夸。大家想聽到的是干貨而不是水貨?！把灾形?，論之有據(jù)”是我們述職成功的基礎。

述職見功夫，是因為在述職之外我們所花的工夫，所有的工作其實都是如此，“臺上一分鐘，臺下十年功”。如果誰以為平時不思考，臨時就可以抱到佛腳的話，那他就大錯特錯了。