如果你問管理者工作時(shí)都做些什么，他們很可能會告訴你：他們計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制。你再去看看他們到底做什么。要是你發(fā)現(xiàn)自己的所見所得跟這四個(gè)詞根本不搭界，千萬別驚訝。

下屬打電話告訴管理者，一家工廠遭了火災(zāi)，燒了個(gè)干凈。他們建議對方去看看能不能做一些臨時(shí)安排，通過海外分公司向客戶供貨。這是計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)，還是控制？管理者向退休員工贈送金表；出席行業(yè)研討會；在會后向某個(gè)員工談起自己萌發(fā)了一個(gè)關(guān)于產(chǎn)品的有趣想法—這些行為，又該算是什么呢？

實(shí)際上，雖然法國工業(yè)家亨利·法約爾于1916年首次提出的這四個(gè)詞已經(jīng)在管理學(xué)上成為主流，但并沒有告訴我們，管理者真正在干什么，它們至多只說明了管理者在工作時(shí)的一些模糊目標(biāo)。

本章的意圖很簡單：讓讀者跳出法約爾概括的這四個(gè)詞，向他們介紹一些對管理工作更可靠的（也是我認(rèn)為更有用的）描述。這些描述以我對五位管理者日常工作的研究為基礎(chǔ)，并選取了少量其他人對管理者如何使用時(shí)間的論述，作為證明材料。

有些研究是對管理者進(jìn)行徹底觀察（研究者使用了“貼身跟蹤”這個(gè)術(shù)語）；另一些是讓管理者記下詳細(xì)的活動日志；還有一小部分是分析管理者的記錄。研究對象各種各樣—領(lǐng)班、工廠主管、人事主管、地區(qū)銷售經(jīng)理、醫(yī)院院長、公司總裁、國家領(lǐng)導(dǎo)，甚至還有街頭黑幫老大。他們分屬不同的國家—美國、加拿大、瑞典和英國。

綜合上述材料，我們便能得到一幅和法約爾傳統(tǒng)觀點(diǎn)截然不同的有趣圖畫。兩者差異之大，就好像一幅是立體抽象派的畫作，另一幅是文藝復(fù)興時(shí)代的油畫。從某種意義上而言，只要是在管理者辦公室待過一天（不管是坐在桌子后面還是前面）的人，都很熟悉這幅畫面。但與此同時(shí)，它也可以算是關(guān)于管理工作的一部革命性作品，因?yàn)槭撬?，讓我們開始懷疑許多業(yè)已為人們所接受的傳說。

我首先討論了一部分傳說，并把它們跟系統(tǒng)化研究的發(fā)現(xiàn)（也即管理者如何支配時(shí)間的事實(shí)）進(jìn)行比較；接著我將這些研究的結(jié)果綜合起來，用10種角色概括了管理者工作的本質(zhì)內(nèi)容；在結(jié)論部分，我針對一部分希望提高管理效率的讀者，詳細(xì)解釋了藏在研究結(jié)果背后的諸多含義。

管理工作的一些傳說與現(xiàn)實(shí)

關(guān)于管理工作，有四種經(jīng)不起事實(shí)檢驗(yàn)的傳奇說法。

傳說之一：管理者是深思熟慮、有系統(tǒng)的計(jì)劃者。有關(guān)這一論題的證據(jù)數(shù)不勝數(shù)，但沒有一個(gè)證據(jù)能證實(shí)上述說法。

事實(shí)：大量研究顯示，管理者的工作強(qiáng)度極大，其活動的特點(diǎn)是短暫、多樣化和非連續(xù)性。他們長于行動，不喜歡思考。請看以下證據(jù)：

?我所研究的這5位CEO，他們半數(shù)以上的活動，持續(xù)時(shí)間都不超過9分鐘；持續(xù)時(shí)間超過1小時(shí)的活動，僅占總活動量的10%。2 曾有一項(xiàng)研究，觀察了56位美國工長（foremen），發(fā)現(xiàn)他們在每天8小時(shí)的工作時(shí)間里，平均要從事583項(xiàng)活動，每項(xiàng)活動的平均持續(xù)時(shí)間是8秒鐘。3 管理者和工長的工作節(jié)奏都相當(dāng)之快。CEO們從早上上班到晚上下班，不停地接到各種電話和郵件?？Х刃菹r(shí)段和午餐時(shí)間也必然會被工作所占據(jù)，下屬們似乎隨時(shí)都會冒出來，奪走他們空閑的每一分鐘。

?一項(xiàng)針對160名英國中高層管理者的日記研究顯示，他們每隔兩天才可能碰到一次不受打擾、連續(xù)工作半個(gè)小時(shí)以上的機(jī)會。4

?在我所研究的CEO中，93%的談話是事先安排好的。他們只有1%的時(shí)間用于隨意的部門走動式溝通（observational tours）。而在總計(jì)368次談話中，只有一次與具體的事情無關(guān)（這次談話或可稱為“總體規(guī)劃”）。

?目前的研究，尚未發(fā)現(xiàn)管理者安排時(shí)間存在什么重要的模式。他們似乎只是從一個(gè)問題跳到另一個(gè)問題，不斷對實(shí)時(shí)需求做出回應(yīng)。

這就是傳統(tǒng)理論中描述的計(jì)劃者嗎？很難得出這樣的結(jié)論。那么，我們該如何解釋這種行為呢？管理者只不過是在對工作的壓力做出響應(yīng)。我所研究的CEO們，經(jīng)常提前結(jié)束手頭的工作，會議未完就提前離開，暫時(shí)放下案頭工作而招來下屬。一位總裁不僅把自己的辦公桌放在能俯視整個(gè)大廳的地方，而且每當(dāng)他單獨(dú)在辦公室時(shí)就把大門敞開，方便下屬們進(jìn)來找他。