有人認(rèn)為自己很忙，每天被繁雜的事務(wù)糾纏著，可是當(dāng)他問自己：“我今天做了什么？我今天完成了什么？”答案通常是“什么都沒有”。

姑且將這類人稱作“窮忙族”。那么，現(xiàn)在我們要深入分析他們一天的時間安排情況。為了揭示他們真實(shí)的時間使用狀況，我們制作了“時間記錄表”，實(shí)事求是地記錄下他們一天的“時間去向”。

示例如下表：

時間記錄表

時間行動

8:30—8:55公司例行晨會，簡述一天的工作計(jì)劃，同事的分享

8:56—9:20部門經(jīng)理講話，內(nèi)容為上周拜訪客戶的過程與成果分享

9:21—9:28整理雜亂的辦公桌文件

9:29—9:32著手寫一個批復(fù)，剛剛起草，就收到主管在MSN上發(fā)來的消息，催著交上周的總結(jié)和計(jì)劃，突然想起總結(jié)和計(jì)劃還沒有寫

9:33—9:50匆匆寫完總結(jié)與計(jì)劃，心驚膽戰(zhàn)地交給了主管

9:52—10:10接到一個客戶投訴電話，好不容易處理完畢

10:11—10:18同事從新疆帶來堅(jiān)果，忍不住吃了幾個

10:20—11:35被主管叫到辦公室，要求整理一疊調(diào)查問卷

11:36—11:59瀏覽體育新聞和幾個常去的論壇

12:00—13:30午飯和午休時間，吃飯和聊天

13:31—14:00繼續(xù)上午的批復(fù)，可是感覺很困，眼皮一直往下掉

14:01—15:13瀏覽網(wǎng)頁，其間接了4個電話，1個是打錯的，2個來自客戶，還有一個是保險(xiǎn)公司的推銷電話，而最后一個電話花費(fèi)了20分時間

15:14—15:20喝茶時間

15:21—15:27尋找一個遺失的文件

15:28—15：49接了一個即將結(jié)婚的朋友的電話

15:50—16:27參與同事的閑聊，瀏覽娛樂版網(wǎng)頁

16:28—16:59簽收了從網(wǎng)上新買的書，隨意翻看

17:00—17:30打開郵箱，發(fā)現(xiàn)一封客戶發(fā)來的郵件，需要制作一份產(chǎn)品方案，而期限就是明天上午9點(diǎn)，于是著手制作

17:31下班時間到了，只能把工作帶回家

時間的謎團(tuán)

仔細(xì)研究這份“時間記錄表”，我們驚訝地發(fā)現(xiàn)——這位“窮忙人”一天中的絕大部分時間花費(fèi)在與成果毫無關(guān)聯(lián)的事情上！

為什么呢？是人們普遍缺乏自律能力嗎？是無數(shù)節(jié)外生枝的瑣事消磨了有限的時間嗎？是不得不立即處理的緊急事件占用了絕大多數(shù)時間嗎？

——這些都不是本質(zhì)的原因！

在日常生活中，等待人們處理的事情確實(shí)太多太多，有些事情瑣碎、繁雜甚至毫無意義，卻不得不做。你永遠(yuǎn)也沒有足夠的時間辦完所有的事情。

當(dāng)我們忙于和時間賽跑，將注意力全部集中在速度上，卻忽略了我們?nèi)绱嗣β档淖罱K目的和意義是什么。

我們不斷要求自己加快步伐，節(jié)省出更多的時間。事實(shí)上，我們拼命加速、同時處理多樣事務(wù)，甚至瘋狂加班，到頭來時間卻所剩無幾！無論我們?nèi)绾尉o湊地安排一天中的每一分鐘，依然捉襟見肘，不足以應(yīng)付眼前的所有事情。最終，就像一個解不開的謎團(tuán)，我們的24小時變得越來越短。

史蒂芬·柯維這樣對“窮忙族”說：“試想一下：如果有人揮舞一根魔棒，突然使你的效率比傳統(tǒng)時間管理方法所許諾地提高了15%或20%，這能使你在時間管理方面的問題得到解決嗎？雖然最初你可能會對提高效率感到興奮，但是……你最終可能會得出結(jié)論，斷定自己所面臨的挑戰(zhàn)僅僅靠提高在更短時間內(nèi)做更多的事情的能力是解決不了的?！?/p>

由此看來，僅僅通過提升速度來解決時間不充裕的問題，簡直是天方夜譚。無論你多么勤奮地埋頭做事，無論你運(yùn)用了多么巧妙的快速工作法，你都無法在有限的時間內(nèi)做完所有事情。

【小貼士】

時間竊賊

1.不速之客

不速之客包括：沒有事先預(yù)約的、突然光臨的來訪者，他們可能是公司內(nèi)的，也可能是公司外的。他們的突然到來，擾亂了你既定的計(jì)劃，你不得不將一整天的工作安排重新梳理一遍；你還需要在其他事情上擠出時間，以彌補(bǔ)你接待他們所耽誤的時間。他們打擾你的工作，打斷你的思路，降低了你的效率。有時，他們會沒完沒了地談?wù)摕o關(guān)緊要的事情，讓你無法工作。

2.電話干擾

多數(shù)人都曾被推銷電話騷擾過。電話響起，雖然是一個陌生號碼，但是你無法知道究竟是誰、為了什么事打來這個電話，所以你不會不接。一個絲毫不能打動你的推銷電話，但是出于禮貌，你不得不尋找合適的理由拒絕對方；這個電話打斷了你的思路，對你造成干擾，迫使你放下正在處理的事情。當(dāng)你掛斷電話后，你不得不重新整理思路，你總會走神，并發(fā)現(xiàn)自己很難繼續(xù)處理面前的工作。

3.交際與閑談

有誰細(xì)致得考察過自己花在與人交際上的時間？據(jù)研究者統(tǒng)計(jì)，一個身在職場的人大約有75%的工作時間花費(fèi)在與他人的交流活動上。不幸的是，其中有一半的時間浪費(fèi)在與工作無關(guān)的閑談上，換言之，有一半的時間對成果的產(chǎn)生不起絲毫作用。交際消耗了可用來完成工作的時間。

4.無效會議

計(jì)劃中的或計(jì)劃外的會議至少消耗了你40%的時間。它們可能是正式會議，也可能是非正式會議；可能是團(tuán)體會議，也可能是一對一的會議；可能發(fā)生在辦公室里，也可能發(fā)生在走廊里。

事實(shí)上，許多會議都是沒有必要的，基本上就是在浪費(fèi)時間。如果一個會議沒有達(dá)成實(shí)質(zhì)性成果，或是對成果的達(dá)成起重要推動作用，這樣的會議就是無效的會議?，F(xiàn)實(shí)中，很多會議實(shí)際上是某個人的費(fèi)話筒或大家的抱怨會。

5.拖拉和拖延

很多人都有一種習(xí)慣，就是無論什么事，總喜歡拖一拖，他們的口頭禪是“容我再想想”、“這事我知道了，我會處理”、“過兩天我給你答復(fù)”、“再等等”……他們總是不愿意當(dāng)場決策，不愿意立即執(zhí)行。就像《明日歌》里寫的那樣：“明日復(fù)明日，明日何其多。事事待明日，萬事成蹉跎?！?/p>

拖延常常和優(yōu)柔寡斷聯(lián)系在一起。它會產(chǎn)生不必要的文書、信件和任務(wù)。它們既浪費(fèi)你的時間，又浪費(fèi)他人的時間。 

事實(shí)上，絕大多數(shù)事情可以當(dāng)機(jī)立斷、即時處理；那些因?yàn)橥涎佣e壓下來的事情，無形中造成巨大的壓力。更重要的是，拖拉和拖延的習(xí)慣就像一個小偷，它會竊取你的時間。

6.處理緊急事件

處理緊急事件以及解決不可避免的危機(jī)是消耗時間的主要事項(xiàng)。正當(dāng)你準(zhǔn)備處理重要的事情時，某件完全意想不到的事情發(fā)生了，讓你無法處理主要任務(wù)。有時，因此浪費(fèi)的時間長達(dá)幾個小時或更久。

【工具箱】

時間記錄表

時間星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日

5：30      

6：00      

6：30      

7：00      

7：30      

8：00      

8：30      

9：00      

9：30      

10：00      

10：30      

11：00      

11：30      

12：00      

12：30      

13：00      

13：30      

14：00      

14：30      

以此類推……      

要事為先

“多數(shù)時候，我沒有享受生活。每做一件事，我會想到十件沒做的事，而且使我感到內(nèi)疚。在所有能做的事情中，試圖斷定應(yīng)該做什么，這給我?guī)砹顺掷m(xù)不斷的緊迫感，這種持續(xù)不斷的緊迫感產(chǎn)生了持續(xù)不斷的壓力。我應(yīng)該怎么去做？怎么才能樂此不疲？”

“每個人都說我非常成功。我做了，受傷了，做出了犧牲，達(dá)到了巔峰，但我并不快樂，內(nèi)心深處有一種空虛的感覺。”

“我簡直就是無能為力。由于公司股價(jià)下降，董事會和股東像群蒼蠅一樣追著我不放。在我的管理班子中，我不停地扮演著賽馬場裁判的角色。由于要主抓單位的改進(jìn)質(zhì)量的計(jì)劃，我感到壓力巨大。員工士氣低落，我為未能帶領(lǐng)他們擺脫困境并聽取更多的建議感到內(nèi)疚。此外，盡管全家人要去休假，但是家里人都把我排除在外，因?yàn)樗麄儚膩硪姴坏轿??！?/p>

“日子過得忙忙碌碌！我整天忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)——開會、打電話、寫文件、赴約。我把自己推到極限，晚上倒在床上精疲力竭，第二天早早起來，又是如此，周而復(fù)始。我成績斐然，做了許多事，但有時內(nèi)心會有這樣的感覺：‘這又怎么樣呢？你所做的真的那么有價(jià)值？’我不得不承認(rèn)，自己對此不知道。”

這是“窮忙族”的心聲。我相信，我們幾乎每個人都被自己想到做的、別人要求我們做的以及我們不得不履行的責(zé)任和義務(wù)拖得疲憊不堪。到底應(yīng)當(dāng)怎樣做？

根據(jù)成果導(dǎo)向原則，我們知道，行動必須圍繞成果開展。換言之，應(yīng)當(dāng)去做“我們認(rèn)為重要的事情”，而絕對不是被“緊急的事情”牽著鼻子走。

這就是行動力系統(tǒng)的構(gòu)建基礎(chǔ)——要事為先原則。

什么是要事？要事就是與成果息息相關(guān)的事情——關(guān)系越緊密，優(yōu)先等級越高；如果某件事是達(dá)成成果的關(guān)鍵事件，那么，這件事無疑就是最重要的事情。

何為行動力？

追求行動的高效率，絕非單純地提升行動速度就可以實(shí)現(xiàn)。速度越快也許錯得越多，損失得越慘重。想一想“南轅北轍”的故事吧，走得越快，離目的地就越遠(yuǎn)！

很多人之所以沒有效率，是因?yàn)樗麄兛偸腔煜诵袆颖旧砗托袆映晒膮^(qū)別。他們單單用行動來填滿每一天，把注意力放在過程而不是成果上。他們天真地以為，付出大量的行動，尤其是艱苦的行動，就一定會取得成果。然而，我們清晰地知道，任何一項(xiàng)行動都不能確保產(chǎn)生成果。

【案例鏈接】

我的兩位同窗

我的一位大學(xué)同窗，喜歡讀書做學(xué)問。他在大二就開始寫萬字以上的論文，大三開始在期刊上發(fā)表。他曾創(chuàng)下一學(xué)期在國家級核心期刊發(fā)表論文4篇的記錄，并被多種知名媒體全文轉(zhuǎn)載。這樣的成績即使放在一位大學(xué)教授身上也是讓人羨慕的！何況他僅僅是一名在讀本科生。

后來他獲得省級獎學(xué)金，在頒獎臺上，他被問到“取得如此驕人的成果有何秘訣”時，他笑容憨厚，回答得更是質(zhì)樸。他說：“是‘目標(biāo)’二字?！痹瓉?，他圍繞著自己感興趣的課題，閱讀各種資料，利用身邊可利用的資源不斷做研究，由寬到精，由淺入深，最后得出自己的結(jié)論。

我的另一位同學(xué)則熱愛學(xué)習(xí)外語，每天練口語，記單詞，天天如此，未曾改變過這個習(xí)慣。她在大三就考到了專業(yè)六級證書，大四又順利拿到高級口譯證書。這樣的成果在我們看來簡直是遙不可及。

為什么他們成果卓著？我們可以明顯看出，他們具有清晰的目標(biāo)，案例中，第一位同學(xué)的目標(biāo)是在專業(yè)上取得學(xué)術(shù)成果；第二位同學(xué)的目標(biāo)是提升外語水平。他們通過持之以恒的行動達(dá)成了目標(biāo)，取得成果。

完整的行動力定義是，以目標(biāo)為指引、以成果為導(dǎo)向，在特定的時間范圍內(nèi)，提高工作效率的素質(zhì)和技能。

行動力四要素

為了更加深刻地透視行動力，需要分析行動力具有的四個基本要素：

1.方向性

最無效的行動就是出色地完成了根本不需要做的事情。在采取行動之前，你必須弄清楚，此行動的目的是什么，你希望通過此行動來實(shí)現(xiàn)或得到什么？

任何行動都必須要有明確的目標(biāo)。不清楚自己到底追求什么，不知道什么對自己來說才是最重要的，把時間花在與成果無關(guān)的事情上，這是缺乏行動力的最大表現(xiàn)。

高效率人士之所以比別人行動效率高，取得的成果多，首要的原因就是，他們非常明白自己的目標(biāo)是什么。做事缺乏主動性和積極性的主要原因就是目標(biāo)不清晰，對自己應(yīng)該做什么、為什么做這些事情，感到既迷茫又混亂。

前文描述的“越忙越空虛”的現(xiàn)象，正是因?yàn)樾袆尤狈Ψ较蛐运碌?。沒有明確目標(biāo)為指引的行動好比沒有導(dǎo)航的輪船，在茫茫大海中隨意漂流，結(jié)果可想而知。

2.持續(xù)性

很多人有目標(biāo)，但無法最終實(shí)現(xiàn)。他們花費(fèi)很多時間與精力制定出完美的行動計(jì)劃，并且付諸行動，但是，這些行動都沒有真正的結(jié)尾。古語云：“無志之人常立志，有志之人立長志?！闭f的是有了目標(biāo)，還必須持續(xù)不斷地采取行動直到實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。行動有了方向，卻是三分熱情，等熱情減退，行動也跟著減少或者干脆停止了行動，那么，最終的成果永遠(yuǎn)是可望而不可即。無數(shù)的目標(biāo)都是因?yàn)槿狈Τ掷m(xù)的行動而半途夭折的。

3.有效性

行動的有效性包含兩層意思：第一，正確地做事；第二，做正確的事。前者不難理解，方法正確行動才會有效。

后者是指，面對永遠(yuǎn)做不完的繁雜事務(wù)，必須選擇那些與成果達(dá)成息息相關(guān)的事情；分出事情的輕重緩急；與成果的達(dá)成無關(guān)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)果斷舍棄。通過有效的方法和運(yùn)用技巧，你提高了工作效率，但與此同時又增添了不少新的工作，結(jié)果陷入了越有效率反而越忙的惡性循環(huán)。為什么？——因?yàn)闆]有消減根本不必要做的那部分事情。

4.速度

從行動到達(dá)成果是有時間限制的，在時間限制的區(qū)間之內(nèi)，行動是有意義的，一旦溢出限制的區(qū)間，行動則變得毫無意義。行動的速度尤為重要。當(dāng)然，此處所言的速度是在方向正確、方法有效的前提之下，是從行動到成果的加速器。

【案例鏈接】

出版社的教訓(xùn)

某出版社計(jì)劃出版一本大型統(tǒng)計(jì)資料集，由于總編特別重視數(shù)據(jù)部分的視覺效果設(shè)計(jì)，所以，除了編輯人員之外，另外還找來了兩位設(shè)計(jì)人員參與編輯工作。總編認(rèn)為，所要出版的是新的資料集，所以就算內(nèi)容繁瑣也無所謂，只要能在幾個月內(nèi)完成還是非常不錯的。但是設(shè)計(jì)人員力求完美，要求總編給10個月的制作時間。然而，一年后，書稿才完成一半多，卻出現(xiàn)了夭折的危機(jī)。因?yàn)椋呀?jīng)有別的出版社將出版發(fā)行同類書稿。此時就算繼續(xù)完成似乎也沒什么意義了，結(jié)果，前期投下的金錢、人力和物力都將付諸東流。