保持理性，避免情緒化

德魯克曾提出四個(gè)“簡(jiǎn)單”問(wèn)題，管理者可以用來(lái)自我檢測(cè)，看看你是否能在溝通時(shí)用得上：

一個(gè)人必須知道說(shuō)什么；

一個(gè)人必須知道什么時(shí)候說(shuō)；

一個(gè)人必須知道對(duì)誰(shuí)說(shuō)；

一個(gè)人必須知道怎么說(shuō)。

情緒能使人無(wú)法進(jìn)行客觀的、理性的思維活動(dòng)，而代之以情緒化的判斷。溝通時(shí)，接收方的情緒會(huì)影響到他們對(duì)信息的理解。因此，領(lǐng)導(dǎo)者在與員工進(jìn)行溝通時(shí)，應(yīng)盡量克制情緒并保持理性，一旦情緒出現(xiàn)失控，則應(yīng)當(dāng)暫停進(jìn)一步溝通，直至恢復(fù)平靜。讓員工對(duì)溝通行為及時(shí)作出反饋

員工誤解或者對(duì)管理者的意圖理解得不準(zhǔn)確是溝通的最大障礙。為了減少這種問(wèn)題的發(fā)生，管理者可以讓員工對(duì)管理者的意圖作出反饋。你可以觀察他們的眼睛和其他體態(tài)舉動(dòng)，了解他們是否正在接收你的信息。當(dāng)然，還可適當(dāng)使用詢(xún)問(wèn)，以使員工作出反饋，如當(dāng)你布置了一項(xiàng)任務(wù)后，可以問(wèn)：“你能明白我的意思嗎？”“你覺(jué)得有能力完成嗎？”同時(shí)要求員工把任務(wù)復(fù)述一遍。如果復(fù)述的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)者的意圖一致，說(shuō)明溝通是有效的；如果員工對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖的領(lǐng)會(huì)出現(xiàn)了偏差，要及時(shí)進(jìn)行糾正。

當(dāng)然，如果遇到員工退縮、默不作聲或欲言又止時(shí)，也可用“詢(xún)問(wèn)”引出員工真正的想法，了解員工的立場(chǎng)以及對(duì)方的需求、愿望、意見(jiàn)與感受，并且運(yùn)用積極傾聽(tīng)的方式來(lái)誘導(dǎo)員工發(fā)表意見(jiàn)。

面對(duì)不同的對(duì)象使用不同的語(yǔ)言

管理者要對(duì)員工的年齡、教育和文化背景有所了解，然后根據(jù)不同的情況，使用不同的“行話”和技術(shù)用語(yǔ)進(jìn)行溝通。為了避免溝通障礙的出現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該選擇員工易于理解的詞匯，使信息傳達(dá)得更加清楚、明確。在傳達(dá)重要信息的時(shí)候，為了消除語(yǔ)言障礙帶來(lái)的負(fù)面影響，可以先把信息告訴不熟悉相關(guān)內(nèi)容的人并確定他們可以理解、接受。這樣才能讓自己說(shuō)的話能被員工恰當(dāng)?shù)乩斫猓瑥亩_(dá)到激發(fā)員工潛能的目的。

面對(duì)面交談

可以說(shuō)，人與人之間最常用的溝通方式就是交談了。面對(duì)面交談可使信息在短時(shí)間內(nèi)被傳遞，并得到對(duì)方反饋。但是在交談中要切忌多人口口相傳，這是因?yàn)榻徽勥^(guò)程中卷入的人越多，其信息的真實(shí)性就越小。所以，領(lǐng)導(dǎo)者在與員工進(jìn)行溝通的時(shí)候應(yīng)當(dāng)盡量減少溝通的層級(jí)。越是高層的領(lǐng)導(dǎo)者越要注意與員工直接溝通，如此才能引爆員工的高昂熱情。在英特爾公司，為了使溝通的有效性最大化，高層領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)常會(huì)應(yīng)員工要求進(jìn)行一對(duì)一的交流，而且交流的主題由員工確定。對(duì)此，高層領(lǐng)導(dǎo)者很少拒絕，他們估計(jì)自己有40%的時(shí)間都用在了這類(lèi)溝通上。事實(shí)上，一對(duì)一交流可作為企業(yè)文化的一部分，也可當(dāng)成是激勵(lì)員工的一種方式。