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三、溝通不到位拉響了管理的警報(bào)

職場(chǎng)溝通工具與實(shí)戰(zhàn)智慧:要成功先溝通 作者:鄒中棠


在企業(yè)管理中,溝通不到位是引發(fā)問題的關(guān)鍵。這主要來自于兩個(gè)方面:一方面是從上到下的溝通障礙(從管理者到員工),另一方面是從下到上的溝通障礙(從員工到管理者)。溝通不到位,為企業(yè)的管理敲響了警鐘。請(qǐng)看下面這個(gè)讓人心痛的空難案例: 1990年1月25日晚上7點(diǎn)40分,阿維安卡52航班飛行在南新澤西海岸上空112777米處的高空。飛機(jī)上的油量可以維持近2個(gè)小時(shí)的航程,在正常情況下飛機(jī)降落至紐約肯尼迪機(jī)場(chǎng)僅需不到半個(gè)小時(shí)的時(shí)間,看上去飛機(jī)正常降落沒有問題。然而,出現(xiàn)了一系列的耽擱。首先,晚上8點(diǎn)整,肯尼迪機(jī)場(chǎng)管理人員通知52航班由于出現(xiàn)了嚴(yán)重的交通問題,他們必須在機(jī)場(chǎng)上空盤旋待命。晚上8點(diǎn)45分,52航班的副駕駛員向肯尼迪機(jī)場(chǎng)報(bào)告他們的燃料快用完了。管理員收到了這一信息,但在晚上9點(diǎn)24分之前沒有批準(zhǔn)飛機(jī)降落。遺憾的是,阿維安卡機(jī)組成員再也沒有向肯尼迪機(jī)場(chǎng)傳遞任何情況十分危急的信息,但飛機(jī)座艙中的機(jī)組成員卻相互緊張地通知他們的燃料供給出現(xiàn)了危機(jī)。

晚上9點(diǎn)24分,52航班第一次試降失敗。由于飛機(jī)高度太低以及能見度太差,因而無法保證安全著陸。當(dāng)肯尼迪機(jī)場(chǎng)指示52航班進(jìn)行第二次試降時(shí),機(jī)組成員再次提到他們的燃料將要用盡,但飛行員卻告訴管理員新分配的飛行跑道“可行”。晚9點(diǎn)32分,飛機(jī)的兩個(gè)引擎失靈,1分鐘后,另兩個(gè)引擎也停止了工作,耗盡燃料的飛機(jī)于晚上9點(diǎn)34分墜毀于長島,機(jī)上73名人員全部遇難。

空難發(fā)生后,當(dāng)調(diào)查人員考察了飛機(jī)座艙中的磁帶并與當(dāng)事的管理員交談之后,他們發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致這場(chǎng)悲劇的原因主要在溝通上。由于沒有溝通到位,沒有表達(dá)清楚,導(dǎo)致了73條人命全部遇難的巨大悲劇。為什么一個(gè)簡(jiǎn)單的信息既未被清楚地傳遞又未被充分地接受呢?請(qǐng)看分析:

第一,表達(dá)信息不精準(zhǔn)。飛行員一直說“燃料不足”,管理員認(rèn)為:這是飛行員們經(jīng)常使用的一句話。當(dāng)被延誤時(shí),每架飛機(jī)都存在燃料問題。但是,如果飛行員發(fā)出“燃料危急”的呼聲,按照規(guī)定,管理員就有義務(wù)優(yōu)先為其導(dǎo)航,并盡可能迅速地允許其著陸。一位管理員指出,如果飛行員表明“情況十分危急”,那么所有的規(guī)則都可以不顧,我們會(huì)盡可能以最快的速度引導(dǎo)其降落的。遺憾的是,52航班的飛行員從未說過“情況緊急”,所以肯尼迪機(jī)場(chǎng)的管理員一直未能理解飛行員所面對(duì)的真正困境。

第二,危險(xiǎn)性塑造不夠。52航班飛行員的語調(diào)也并未向管理員傳遞燃料緊急的嚴(yán)重信息,“沒有告訴油量最多可以維持2個(gè)小時(shí)”,管理員接受過專門訓(xùn)練,可以在這種情景下捕捉到飛行員聲音中極細(xì)微的語調(diào)變化。盡管52航班的機(jī)組成員相互之間表現(xiàn)出對(duì)燃料問題的極大憂慮,遺憾的是,他們表達(dá)的危險(xiǎn)信息沒有被管理員接收到。

第三,害怕承擔(dān)責(zé)任。飛行員的文化和傳統(tǒng)以及機(jī)場(chǎng)的職權(quán)也使52航班的飛行員不愿聲明情況緊急,沒有估計(jì)到問題的嚴(yán)重性。正式報(bào)告緊急情況之后,飛行員需要寫出大量的書面匯報(bào)。另外,如果發(fā)現(xiàn)飛行員在計(jì)算飛行過程需要多少油量方面疏忽大意,聯(lián)邦飛行管理局就會(huì)吊銷其駕駛執(zhí)照。因此,飛行員不愿意發(fā)出緊急呼救。于是,為了榮譽(yù)感,為了怕吊銷執(zhí)照,一場(chǎng)悲劇就發(fā)生了。這是一個(gè)凄慘的真實(shí)故事,因?yàn)橐痪湓挍]有溝通到位,因?yàn)闆]有掌握溝通理論,不確認(rèn)溝通信息是否讓對(duì)方收到和正確解碼,于是造成了無法挽回的損失。雖然航空公司的管理比較精細(xì)化,但是也依然存在溝通的問題。于是,一個(gè)可怕的結(jié)論就是:溝通不到位拉響了管理的警報(bào)。

溝通出現(xiàn)問題關(guān)鍵是人們的出發(fā)點(diǎn)不一樣,看問題的角度和心態(tài)不一樣。請(qǐng)看下面的案例:一位領(lǐng)導(dǎo)告訴其助理:“你幫我查一查我們有多少人在華盛頓工作,星期三的會(huì)議上董事長將會(huì)問到這一情況,我希望準(zhǔn)備得詳細(xì)一點(diǎn)?!庇谑?,這位助理打電話告訴華盛頓分公司的助理:“董事長需要一份你們公司所有工作人員的名單和檔案,請(qǐng)準(zhǔn)備一下,我們?cè)趦商靸?nèi)需要。”分公司的助理又告訴其經(jīng)理:“董事長需要一份我們公司所有工作人員的名單和檔案,可能還有其他材料,需要盡快送到?!苯Y(jié)果第二天早晨,四大箱航空郵件到了公司大樓。 這個(gè)故事首先反映的問題是語言不夠精準(zhǔn),“我希望準(zhǔn)備得詳細(xì)一點(diǎn)”是引起歧義的關(guān)鍵;其次是管理流程出了問題,沒有設(shè)計(jì)反饋確認(rèn)的過程,因此,才會(huì)出現(xiàn)以上結(jié)果。

企業(yè)中,溝通不暢可能會(huì)引發(fā)一系列的問題,從而降低工作效率。一次,總經(jīng)理宋文超交代綜合辦公室王主任一項(xiàng)任務(wù):買草,買土,將廠區(qū)的一片荒地綠化一下。過了很久,事情卻遲遲沒有辦成,宋總心里不免惱火:“交代下去的事情,怎么這么難辦?”

綜合辦公室王主任回答:“一是過了種草的季節(jié),再則花費(fèi)太大?!彼慰偛粷M地說:“我是領(lǐng)導(dǎo),我要求做的事情,自然有我的道理?!蓖踔魅我舱裾裼性~:“我是具體辦事的,該不該做、能不能做心里自然有數(shù)。”一時(shí)上下都怨氣沖天,關(guān)系陷入僵局。這個(gè)案例里的現(xiàn)象在企業(yè)里非常普遍。領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間必須要溝通到位,特別是信息的反饋確認(rèn)是必要的環(huán)節(jié)。

管理者經(jīng)常會(huì)忽略與員工的溝通,過于自信,認(rèn)為一切都在控制之下。他們常常假定員工是一群跑不掉的聽眾。這完全是權(quán)力觀念在作祟,其結(jié)果往往是管理者不得不花時(shí)間去思考怎么讓員工了解公司的計(jì)劃(例如開發(fā)或推出一件新產(chǎn)品),結(jié)果優(yōu)秀的員工越來越難找,跳槽率越來越高。

一般說來,溝通不到位看上去都是團(tuán)隊(duì)成員之間缺乏聯(lián)系、遇事想當(dāng)然造成的,屬于個(gè)體之間的問題,但實(shí)際上,這顯露出的是團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的管理不善和領(lǐng)導(dǎo)不當(dāng)。遇到問題之后,要和管理者真誠地溝通,在工作中你才能圓滿地完成任務(wù)。

開誠布公地交流和溝通是團(tuán)隊(duì)合作中最重要的環(huán)節(jié)。開誠布公就是人與人之間要坦誠相待,不要遮遮掩掩。言不由衷的做法都會(huì)嚴(yán)重破壞團(tuán)隊(duì)的面貌和風(fēng)氣,阻礙團(tuán)隊(duì)成員之間的正常交流,并最終導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營失敗。比如,在開會(huì)討論問題的時(shí)候,與會(huì)的所有人都應(yīng)該坦誠地交流,這樣才能最快地解決問題。如果某個(gè)人因?yàn)榭紤]到其他同事或者上司的面子,而不表達(dá)自己的觀點(diǎn),只是聽別人的觀點(diǎn),然后在背地里再和別人說,這樣的人不但不能堅(jiān)持自己的觀點(diǎn),甚至還可能會(huì)破壞公司內(nèi)部人員的溝通和交流,對(duì)公司的工作產(chǎn)生負(fù)面影響。所以說一個(gè)公司的開誠布公對(duì)企業(yè)內(nèi)部的交流和溝通非常重要。

一個(gè)公司是一個(gè)整體,想讓公司正常地發(fā)展,并且取得優(yōu)異的成績(jī),團(tuán)隊(duì)成員要有整體精神和團(tuán)隊(duì)精神,只有這樣公司才能不斷地發(fā)展。團(tuán)隊(duì)精神就是人與人之間的真誠交流與溝通,只有每個(gè)人都把想法表達(dá)出來,才能取得最好的效果。因此作為公司的一員,每個(gè)人都必須學(xué)會(huì)真誠地與同事溝通。

如果沒做到這點(diǎn),每個(gè)人都有自己的想法而彼此不說,甚至是鉤心斗角,這樣不僅會(huì)使公司的各個(gè)項(xiàng)目得不到好的發(fā)展,甚至?xí)驗(yàn)楸舜说臓?zhēng)斗而使公司的利益受損,有時(shí)候甚至?xí)构鞠萑氩豢墒帐暗睦Ь场6鳛閭€(gè)人來說,也會(huì)因?yàn)椴徽嬲\的交流而引起很多個(gè)人爭(zhēng)斗,從而影響工作效率。

此外,溝通主要體現(xiàn)在縱向的上下級(jí)及橫向同級(jí)成員間的相互交流上。而事實(shí)上良性的溝通往往建立在項(xiàng)目組內(nèi)部良好融洽的人際關(guān)系上。因此需要細(xì)致地進(jìn)行團(tuán)隊(duì)人員的選取,以使得團(tuán)隊(duì)的上下級(jí)互相尊重,同級(jí)人員相互信任,而不是鉤心斗角。同時(shí)在加強(qiáng)溝通時(shí),要避免溝通過度,過于頻繁的團(tuán)隊(duì)會(huì)議反而會(huì)降低溝通效率并浪費(fèi)時(shí)間。

有效的溝通取決于相互信任的氣氛中令人滿意的員工關(guān)系。糟糕的員工關(guān)系會(huì)使公司的溝通出現(xiàn)問題。信任危機(jī)是阻礙溝通的重要因素。如果信任成為企業(yè)內(nèi)的一種默契,那么管理者和員工的工作都會(huì)輕松得多,溝通也會(huì)順暢得多。

在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行有效溝通有兩個(gè)前提條件:一是企業(yè)的內(nèi)部人員必須要有溝通的意識(shí),并且把溝通當(dāng)成解決企業(yè)發(fā)展過程中的問題的一個(gè)良好手段和重要工具;二是企業(yè)的管理層必須制定出良好的溝通制度并將其作為企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行有效溝通的保障。如果沒有這兩條,企業(yè)的管理層和員工就不會(huì)達(dá)到深層次的認(rèn)知,從而導(dǎo)致溝通只是停留于文字或行為規(guī)范的限制上面。從實(shí)際情況來看,企業(yè)內(nèi)部的溝通可以為企業(yè)的發(fā)展解決許多實(shí)際的問題,而缺乏溝通的企業(yè)往往會(huì)出現(xiàn)很多問題。

溝通不到位拉響了管理的警報(bào),是因?yàn)槠髽I(yè)管理過程中處處都有因?yàn)闇贤ú坏轿欢鴮?dǎo)致的問題。

管理的前提是必須知道企業(yè)存在問題的真相,或者企業(yè)要發(fā)展壯大所必須協(xié)同配合的力度和制度,因此,企業(yè)上下和內(nèi)外的有效溝通是企業(yè)管理好壞的關(guān)鍵。

溝通不到位拉響了管理的警報(bào),我們必須要注意溝通雙方對(duì)于信息的正確接收和理解,更要形成一個(gè)反饋回路,來監(jiān)控是否在進(jìn)行有效的溝通。只有有效溝通后,才能抓住本質(zhì)、抓住真相,向管理要效益。


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