干脆利落

電梯演講四部法之所以能夠幫助你與高級(jí)主管溝通，原因在于它促使你將思想組織成簡(jiǎn)潔的陳述。在與高級(jí)主管的日常溝通中，你一定要干脆利落，直奔主題。你的上司忙，高級(jí)主管也同樣忙。通常他們希望你在談話中言簡(jiǎn)意賅。在與機(jī)構(gòu)高級(jí)主管會(huì)面之前，就準(zhǔn)備好把你的想法總結(jié)成幾個(gè)要點(diǎn)。

多談解決辦法，少談問(wèn)題

好的高級(jí)主管不希望你在與他們談話時(shí)唯唯諾諾，他們希望你拿出積極可行的解決問(wèn)題的辦法。CGI-AMS公司總裁唐娜·摩里亞講述了她希望手下的主管們應(yīng)該怎樣做：

我認(rèn)為，你表示懷疑的方式很重要，需要深思熟慮，也需要技巧。作為主管，整個(gè)機(jī)構(gòu)都要靠你來(lái)領(lǐng)導(dǎo)。你對(duì)某件事的焦慮、疑問(wèn)和質(zhì)疑肯定會(huì)被放大。處理的藝術(shù)在于承認(rèn)挑戰(zhàn)和弱點(diǎn)，但是要在建立建設(shè)性解決方案的框架內(nèi)。你不能再像當(dāng)基層經(jīng)理時(shí)那樣發(fā)牢騷、泄怨氣。你可以承認(rèn)問(wèn)題的存在，但同時(shí)要有解決方案或快速制定解決方案。

我認(rèn)識(shí)的一些新任主管喜歡就所有在特定情況下容易出錯(cuò)的事情小題大做。這是他們處理問(wèn)題的程序，但是他們沒(méi)有意識(shí)到，在上級(jí)主管面前這樣的表現(xiàn)會(huì)留下事情比真實(shí)情況更糟糕的印象。同時(shí)，還給人留下了他們深陷憂郁情緒不能自拔的印象，而不是能夠領(lǐng)導(dǎo)人們渡過(guò)難關(guān)的印象。在這個(gè)問(wèn)題上檢查一下自己的表現(xiàn)，要是發(fā)現(xiàn)你有這個(gè)習(xí)慣，今后盡量不要流露出世界末日將近的想法。

介紹工作背景環(huán)境

向高級(jí)主管匯報(bào)成績(jī)和工作進(jìn)展時(shí)，你可以通過(guò)介紹你的工作背景來(lái)更好地積累他們的支持和承認(rèn)。為了寫這本書(shū)，我采訪了一位財(cái)富500強(qiáng)公司的主管，他的前任被炒魷魚(yú)，就是因?yàn)闆](méi)能向機(jī)構(gòu)高級(jí)主管們介紹工作的背景環(huán)境?，F(xiàn)任的這位主管在同樣的職位上取得了成功，他把成功的很大一部分歸功于幫助主管們理解他和他的團(tuán)隊(duì)工作進(jìn)展。采訪時(shí)，他對(duì)比了他和前任的不同做法：

我前面的那個(gè)家伙只是把數(shù)字列到紙上，大多數(shù)高級(jí)主管都不太明白這些數(shù)字究竟代表了什么。和目標(biāo)數(shù)字比較，他們能了解這些數(shù)字的意思。可是，對(duì)于和周圍環(huán)境相比較或者在預(yù)算削減50%的情況下還能夠達(dá)到這些數(shù)字的意義，他們茫然無(wú)知。高級(jí)主管們沒(méi)能看到成績(jī)，是因?yàn)槲业那叭螞](méi)有花時(shí)間向他們解釋是在什么樣的背景環(huán)境下取得這些成績(jī)的。高級(jí)主管們只看到了紙上的數(shù)字，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行判斷。

我花費(fèi)時(shí)間去解釋是在什么樣的市場(chǎng)環(huán)境下采取什么樣的做法，介紹我們與過(guò)去相比要采取什么新措施。我做的就是把成績(jī)放到大背景下，不斷解釋這些成績(jī)的真正含義。我手下的團(tuán)隊(duì)還是原來(lái)那批人，原來(lái)他們的工作成績(jī)要比我接管以后好，但是我認(rèn)為在讓整個(gè)機(jī)構(gòu)理解團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)的背景環(huán)境方面，他沒(méi)有我做得好。

在高級(jí)主管面前發(fā)言

作為主管，正式講話是家常便飯。但是令人驚訝的是，真正擅長(zhǎng)講話的主管并不多。說(shuō)實(shí)話，在你的職業(yè)生涯中，有幾次聽(tīng)到精彩的業(yè)務(wù)發(fā)言？大多數(shù)人的回答都是不多。通過(guò)針對(duì)不同的觀眾進(jìn)行恰到好處的發(fā)言，將有機(jī)會(huì)使你在主管層的人群里鶴立雞群，為你的機(jī)構(gòu)爭(zhēng)取到很多東西。有很多資料介紹如何當(dāng)一名更好的演講者。但是，我的管理顧問(wèn)們提供了幾項(xiàng)原則，如果運(yùn)用得好，這些原則會(huì)幫助你在高級(jí)主管面前發(fā)言時(shí)成為一名高效的溝通者。

對(duì)你想達(dá)到的目標(biāo)心中有數(shù)

幫助客戶準(zhǔn)備重要講話或會(huì)議涉及恰到好處溝通的本質(zhì)，我經(jīng)常問(wèn)他們想要在會(huì)上達(dá)到什么結(jié)果。為了使他們的預(yù)期結(jié)果清晰可見(jiàn)，我又接著問(wèn)，“你希望聽(tīng)眾的想法是什么？你想讓他們感受到什么？你想讓他們做什么？”對(duì)這些問(wèn)題自問(wèn)自答，能使你清楚地知道自己想要達(dá)到的目標(biāo)。

針對(duì)聽(tīng)眾做足準(zhǔn)備

威瑞森公司的邁克·拉尼爾說(shuō)，當(dāng)他準(zhǔn)備在高級(jí)主管面前的發(fā)言時(shí)，他試圖把自己放在他們每個(gè)人的角度上，從他們的觀點(diǎn)出發(fā)理解商業(yè)問(wèn)題。他試圖弄清楚高級(jí)主管們的痛處在哪里，他提的建議如何幫助他們成功解決這些痛處。你的主管們想要聽(tīng)到或需要聽(tīng)到什么內(nèi)容？他們可能支持什么？贏得他們的支持又需要什么？

比爾·克里斯托弗（Bill Christopher）是麥克森公司（McKesson Corporation）一個(gè)分支機(jī)構(gòu)麥克森流程技術(shù)（McKesson Process Technologies）的副總裁。他的工作要求他經(jīng)常在高級(jí)主管們面前發(fā)言，同時(shí)又要聆聽(tīng)同僚們的講話。依據(jù)這些經(jīng)驗(yàn)，他總結(jié)出以下這些原則，可以在準(zhǔn)備給高級(jí)主管們講話時(shí)使用：

* 在準(zhǔn)備向高級(jí)主管講話時(shí)，首先要了解他們的想法、喜愛(ài)的風(fēng)格和方法。

是觀看的材料還是聽(tīng)的材料？具體細(xì)節(jié)還是宏觀戰(zhàn)略？做成電子表格還是幻燈片？使你的方法適合于他們喜歡的接收信息的方式。

* 與那些向他們做過(guò)發(fā)言的同僚溝通。

什么得到了贊同？得到贊同的講話和建議的風(fēng)格和內(nèi)容是什么？

* 記住，形式先于功能。

基層主管的發(fā)言如果讓人覺(jué)得不錯(cuò)并且很專業(yè)的話，他們要比那些即使觀點(diǎn)很好但是發(fā)言草率的人得到更正面的關(guān)注。