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秘書應把整個迎送活動安排得熱情、周到、有條不紊，使客人有“賓至如歸”的感覺，絕不能出現(xiàn)冷淡、粗心或怠慢客人的情形。要知道，迎來送往的每一個細節(jié)都是體現(xiàn)我們形象的重要組成部分。

9.秘書如何擬定旅行計劃

公務旅行有不同的任務，如參加會議、實地考察、參觀訪問、業(yè)務洽談、簽訂合同等；時間也有長有短，有的一兩天，有的則長達數(shù)月。秘書在為領導作旅行安排時，必須向領導了解清楚本次旅行的目的、任務和要求，然后才能著手制定旅行計劃。所謂“磨刀不誤砍柴工”，這樣才會事半功倍。

擬定旅行計劃，就是為了保證公務旅行的順利。簡而言之，就是要吃好、住好、休息好、工作好，使領導在有限的時間內(nèi)，有條不紊地高效率完成預定的任務。秘書應力戒因旅行行程、工作計劃安排不妥而造成不良后果。一般說來，商業(yè)旅行計劃應包括：目的地、時間、交通工具、住宿、備注等。

（1）目的地

領導本次出差的地點（包括中轉(zhuǎn)的地點）是哪里？一個或幾個？既可詳寫，也可略寫；還可寫上本次旅行過程中開展各項活動的地點。

（2）時間

旅行出發(fā)、返回的時間，寫清某月、某日、星期幾，包括各個目的地的抵離時間和中轉(zhuǎn)時間；開展各項活動的時間；就餐、休息的時間，等等。

（3）交通工具

出發(fā)、返回時使用哪種交通工具？途經(jīng)何地？以及沿途路線?等等。

（4）住宿

?　住宿地點、住宿時間以及要求、規(guī)格，等等。

（5）資料、物品攜帶

出差的活動內(nèi)容，如訪問、洽談、參觀學習、會議宴會、娛樂活動或參加某種儀式以及相關的談判合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料、演講稿和與會國的指南，等等。

（6）備注

此外，還要注意各種事項，如抵達目的地需要中轉(zhuǎn)的中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機場名稱、休息時間、飛機起飛時間，以及某國家為旅客提供的特殊服務；在當?shù)匦枰⒁獾囊恍╋L俗習慣和禮儀，等等。