如果你要把你的行動要點寫成一封信，記下你在時間表里安排的寫信時間，以及完成各種任務(wù)的時間。

把一天內(nèi)你所收集的會議、約會或做其他事的日期和時間寫進(jìn)你的備忘錄里，連同聯(lián)系的姓名、電話號碼甚至到達(dá)那里的指南等一切你可能想到的事項統(tǒng)統(tǒng)寫進(jìn)去。這樣做了以后，每天早晨打開備忘錄你就會發(fā)現(xiàn)，里面包括你要打的一系列電話和要做的各種事情，包括連續(xù)幾天和幾星期要做的事。如果你覺得你需要根據(jù)時間表來開展工作，很簡單，確保給自己一個有規(guī)律的時間。例如，你可以每天早上9點到辦公室，但你要保證不要安排早于9：30的約會，這樣你才能保證每天開始都有半個小時的時間用于電話聯(lián)系制定每日的行動方案。

優(yōu)先考慮的事項

有條理性的人有許多規(guī)則和方法去完成需要優(yōu)先考慮的任務(wù)。你的備忘錄越有條理，你需要優(yōu)先考慮的事越少――優(yōu)先考慮的事項只在你沒有對每一件事都找出時間去做時才會出現(xiàn)。不過，做一些強調(diào)性標(biāo)記是有必要的，就像你在備忘錄里寫出注意事項一樣。假如事情很緊迫，在事情出現(xiàn)的當(dāng)天你就要把它完成（以免出現(xiàn)緊急情況和把事情疏忽掉……）。挑選一個適合你的方式――在優(yōu)先考慮的事項下面用紅色墨水做標(biāo)記，在它上面寫些強調(diào)的話，這是你的責(zé)任。

小結(jié)

具備一本規(guī)劃良好的日記簿意味著：

不會忘記任何事。

作為行動指南――你的或其他人的――有規(guī)律地完成工作而不會造成工作積壓。

按照事先制定好的時間表工作，這樣你就不會看到自己在最后一刻還在做事（那些名副其實的不可預(yù)見的事情除外）。這樣做的效率是很明顯的，同時使整個工作氣氛變得更輕松。

為所有的事都定好時間（假如有些事情你認(rèn)為沒有時間去做，你就有意識地放棄它們），這將意味著你永遠(yuǎn)不會把任何事情推遲。通常我們推遲事情是因為我們試圖安插一些額外任務(wù)，或者是因為一項任務(wù)所用的時間比我們想象的時間要長，從而使任務(wù)推遲。

像項目計劃和為實現(xiàn)目標(biāo)所做的計劃這一類的重要任務(wù)應(yīng)當(dāng)給出恰當(dāng)?shù)臅r間安排，這樣才能保證你真正有時間處理它們。

因此，隨時隨身攜帶一個筆記本用來記錄，同時攜帶一個文件夾儲存?zhèn)渫?、郵件等物品。每天用15分鐘時間把這些信息寫入你的日記本里。你只需要一個簡短的時間分段：

每年

每月

每周

每天

如果每天你都能抽出幾分鐘時間來處理這件事，你將會發(fā)現(xiàn)你的工作生活發(fā)生了變化。你將變得有條理性、控制性、準(zhǔn)時性……總之，人們普遍認(rèn)為那種效率高和富有成效的員工理應(yīng)得到加薪。

在如何更有效地管理時間上，還有許多別的方法和技巧――有大量有關(guān)這一主題的好書和課程――不過，最好的辦法應(yīng)該是準(zhǔn)備一個筆記本，它可以帶給你很多好處，而且是讓你看起來富有條理和工作富有成效的唯一有效的方法。