如果你要把你的行動(dòng)要點(diǎn)寫成一封信，記下你在時(shí)間表里安排的寫信時(shí)間，以及完成各種任務(wù)的時(shí)間。

把一天內(nèi)你所收集的會(huì)議、約會(huì)或做其他事的日期和時(shí)間寫進(jìn)你的備忘錄里，連同聯(lián)系的姓名、電話號(hào)碼甚至到達(dá)那里的指南等一切你可能想到的事項(xiàng)統(tǒng)統(tǒng)寫進(jìn)去。這樣做了以后，每天早晨打開備忘錄你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，里面包括你要打的一系列電話和要做的各種事情，包括連續(xù)幾天和幾星期要做的事。如果你覺得你需要根據(jù)時(shí)間表來開展工作，很簡單，確保給自己一個(gè)有規(guī)律的時(shí)間。例如，你可以每天早上9點(diǎn)到辦公室，但你要保證不要安排早于9：30的約會(huì)，這樣你才能保證每天開始都有半個(gè)小時(shí)的時(shí)間用于電話聯(lián)系制定每日的行動(dòng)方案。

優(yōu)先考慮的事項(xiàng)

有條理性的人有許多規(guī)則和方法去完成需要優(yōu)先考慮的任務(wù)。你的備忘錄越有條理，你需要優(yōu)先考慮的事越少――優(yōu)先考慮的事項(xiàng)只在你沒有對(duì)每一件事都找出時(shí)間去做時(shí)才會(huì)出現(xiàn)。不過，做一些強(qiáng)調(diào)性標(biāo)記是有必要的，就像你在備忘錄里寫出注意事項(xiàng)一樣。假如事情很緊迫，在事情出現(xiàn)的當(dāng)天你就要把它完成（以免出現(xiàn)緊急情況和把事情疏忽掉……）。挑選一個(gè)適合你的方式――在優(yōu)先考慮的事項(xiàng)下面用紅色墨水做標(biāo)記，在它上面寫些強(qiáng)調(diào)的話，這是你的責(zé)任。

小結(jié)

具備一本規(guī)劃良好的日記簿意味著：

不會(huì)忘記任何事。

作為行動(dòng)指南――你的或其他人的――有規(guī)律地完成工作而不會(huì)造成工作積壓。

按照事先制定好的時(shí)間表工作，這樣你就不會(huì)看到自己在最后一刻還在做事（那些名副其實(shí)的不可預(yù)見的事情除外）。這樣做的效率是很明顯的，同時(shí)使整個(gè)工作氣氛變得更輕松。

為所有的事都定好時(shí)間（假如有些事情你認(rèn)為沒有時(shí)間去做，你就有意識(shí)地放棄它們），這將意味著你永遠(yuǎn)不會(huì)把任何事情推遲。通常我們推遲事情是因?yàn)槲覀冊(cè)噲D安插一些額外任務(wù)，或者是因?yàn)橐豁?xiàng)任務(wù)所用的時(shí)間比我們想象的時(shí)間要長，從而使任務(wù)推遲。

像項(xiàng)目計(jì)劃和為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所做的計(jì)劃這一類的重要任務(wù)應(yīng)當(dāng)給出恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間安排，這樣才能保證你真正有時(shí)間處理它們。

因此，隨時(shí)隨身攜帶一個(gè)筆記本用來記錄，同時(shí)攜帶一個(gè)文件夾儲(chǔ)存?zhèn)渫?、郵件等物品。每天用15分鐘時(shí)間把這些信息寫入你的日記本里。你只需要一個(gè)簡短的時(shí)間分段：

每年

每月

每周

每天

如果每天你都能抽出幾分鐘時(shí)間來處理這件事，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)你的工作生活發(fā)生了變化。你將變得有條理性、控制性、準(zhǔn)時(shí)性……總之，人們普遍認(rèn)為那種效率高和富有成效的員工理應(yīng)得到加薪。

在如何更有效地管理時(shí)間上，還有許多別的方法和技巧――有大量有關(guān)這一主題的好書和課程――不過，最好的辦法應(yīng)該是準(zhǔn)備一個(gè)筆記本，它可以帶給你很多好處，而且是讓你看起來富有條理和工作富有成效的唯一有效的方法。