2. 嚴(yán)格供應(yīng)商管理

對供應(yīng)商的嚴(yán)格管理是采購管理中的重要任務(wù)，為全面掌握公司所有供應(yīng)商的情況，并對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的資質(zhì)考評，應(yīng)對所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案。

所謂重要性供應(yīng)商，即在貨品質(zhì)量、價格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達(dá)到公司接受標(biāo)準(zhǔn)，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商；而一般性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商。當(dāng)一般性的供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行持常性往來，且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后，應(yīng)轉(zhuǎn)為重要性供應(yīng)商進(jìn)行檔案管理。對于供應(yīng)商的管理，要求建立文檔表格和電子表格，而且用電子版保存。

主要存檔文件主要有：

1）供應(yīng)商選擇考察表：是在確定成為公司供應(yīng)商前對供應(yīng)商進(jìn)行評估的表格，一般由采購主管對供應(yīng)商進(jìn)行考察并填寫此表，填寫完畢后交總經(jīng)理進(jìn)行審批。

2）供應(yīng)商名錄：包括公司名稱、產(chǎn)品合格情況、生產(chǎn)證件是否齊全、生產(chǎn)能力、聯(lián)系人和聯(lián)系方式等基本資料。

3）供應(yīng)商資料卡：內(nèi)容包括供應(yīng)商的名稱、地址、電話、郵編、傳真、郵箱地址、聯(lián)系人、負(fù)責(zé)人、公司概況、人力資源情況、設(shè)備狀況、原料及產(chǎn)品介紹等基本資料。

4）供應(yīng)商考核表：是每年度對供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時率、品質(zhì)和售前售后服務(wù)等進(jìn)行考察的表格，根據(jù)考核結(jié)果決定是否與該供應(yīng)商繼續(xù)合作。

5）詢價記錄：包括詢問產(chǎn)品名稱、詢問人、時間、供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式、詳細(xì)的報價等。

6）采購記錄：內(nèi)容包括采購物料的名稱、日期、供應(yīng)商名稱、物料單價、數(shù)量、總計費用等。

7）到貨檢驗報告：是貨物驗收部門和人員對貨物進(jìn)行驗收后，對所采購貨物給出的驗收報告和處理意見。

8）終止供應(yīng)商的報告：是指供應(yīng)商發(fā)生惡劣服務(wù)、嚴(yán)重品質(zhì)問題或考核不合格等情況時，提出與其終止合作的報告，此報告由相關(guān)權(quán)責(zé)部門向采購中心提出，由采購主管填寫，逐級上報審批。

3. 遵循采購原則

采購應(yīng)遵循如下原則：

1）采購經(jīng)辦人員接獲請購單后，應(yīng)依據(jù)請購的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價并經(jīng)分析后議價。

2）采購申請人在采購過程中提出撤消采購申請時，采購經(jīng)辦人員要及時轉(zhuǎn)入撤銷程序，即中止本次采購作業(yè)，并在相關(guān)單據(jù)上加蓋撤銷章。

3）采購經(jīng)辦人員詢價完成后，于請購單詳填詢價或議價結(jié)果，擬訂訂購廠商交貨期限與報價有效期限，經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核。

總之，為了有效地控制和降低采購成本，并保證采購材料的質(zhì)量，公司采購員應(yīng)做好材料采購市場的有關(guān)價格信息的收集和整理，及時地了解市場行情和動態(tài)，并與已采用的采購價格進(jìn)行比較和分析，同時進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和更新。