當(dāng)然，我這種接受紙質(zhì)賬單的辦法也有缺點。開始的時候，文件有可能歸檔不當(dāng)。而電子文件在計算機上很容易搜索找到。事實上，就在不久前，我有一個紙質(zhì)賬單就怎么也找不到了。最后不得不給金融機構(gòu)打電話，讓他們再補寄一份。由于郵寄賬單需要很長時間，因而不得不申請延長納稅申報時限。

當(dāng)然，你也知道文件柜總是很容易塞得滿滿的，這可是個煩人的事情。那么，你怎么才能安全可靠地保存好那些值得保留7年之久的紙質(zhì)文檔呢？

我有一個辦法，可以繞開這個問題。每當(dāng)文件柜即將塞滿的時候，我會直接篩選一遍文檔。不再需要的財務(wù)票據(jù)及其他敏感信息，我會當(dāng)場銷毀。其他不用的文件繼續(xù)回收利用。不常查看而今后可能需要用到的文件放到一個文件箱中，在文件箱的所有側(cè)面都貼上標(biāo)簽，然后把箱子放到地下室或是其他的安全場所。毋庸諱言，這是一項頗費時間的工作，不過值得去做。

把紙質(zhì)文件悉數(shù)保存起來，然后定期清理無用文件。如果這種方法對你無效，也還有其他辦法可以盡量減少紙質(zhì)文檔帶來的問題。每次查看紙質(zhì)文檔的時候，可以將其掃描下來，然后以PDF文件保存到計算機上。（PDF文件可以保留紙質(zhì)文件的原貌和觀感。只要經(jīng)過光學(xué)字符識別處理，PDF文件的內(nèi)容就可以任意查找。）

你也可以在電子郵件中把PDF文件發(fā)送給自己，這樣在電子郵箱中就有了相應(yīng)文件的數(shù)字版本。作為進一步的安全備份，你可以把紙質(zhì)賬單放在文件柜中專門用來存放金融財務(wù)資料的抽屜中。7年之后，這些材料就可以送進碎紙機中進行粉碎處理了。

總而言之，目前我會繼續(xù)接受信函郵寄的賬單。之所以這么做，并不僅僅是因為習(xí)慣使然，而是因為我根據(jù)使用信息的目標(biāo)來決定接收信息和保存信息的方式，而不是簡單照搬并不符合自己需要的他人經(jīng)驗。

保存法務(wù)文檔。法務(wù)文檔是我仍然愿意以紙質(zhì)形式保存管理的另一類信息資料，我也推薦你這么做。首先，在紙上驗證簽名或簽章的真實性要容易得多。而且很多政府機構(gòu)還是只接受紙質(zhì)文檔。我建議你把最重要的紙質(zhì)法務(wù)文檔（諸如遺囑、委托書、合同之類）保存在保險柜里，或者存放在銀行的保險箱里。同時也要盡量形成這些資料的PDF文檔。律師事務(wù)所通常會提供PDF版本的簽名合同，只是需要額外付費。PDF格式的法務(wù)文檔本身沒有太大價值，不過這種文檔可以快速檢索。如果不方便得到重要法務(wù)文檔的PDF版本，可以把紙質(zhì)文件掃描制作成PDF文件。如果沒有掃描儀，可以到復(fù)印店里去掃描。

由于法務(wù)文檔極其重要，而且丟失的代價很大，因而我會給自己發(fā)郵件，提醒自己紙質(zhì)文檔的存放位置。在發(fā)備忘郵件的時候，我會把原始紙質(zhì)文檔對應(yīng)的PDF文件作為附件，添加到電子郵件中。發(fā)郵件的時候，對于任何可能要用到該文檔的其他人，我都會把郵件抄送給他。

辦公室里的組織安排

很多組織專家告訴你，收件箱要經(jīng)常清空，辦公桌要整潔干凈，這些都是有序組織的金科玉律。按照他們的說法，沒有雜物、整整齊齊的辦公環(huán)境可以讓你每天都有一個全新的開始，可以讓你思維更清晰，可以讓你工作更高效。

我在這里要說的有所不同。