在我辦公室的桌子上，堆著一摞摞的文件資料，而這些文件資料上面許多還貼著便條。這還不夠，我辦公室的墻上貼滿了一張張的大紙。事實(shí)上，如果步入我的辦公室，你會(huì)發(fā)覺(jué)這樣的辦公室竟然是一部講述有序組織的著作的作者在使用，那真是有點(diǎn)混亂了?？墒?，那并不是混亂，起碼對(duì)我來(lái)說(shuō)不混亂。

紙質(zhì)資料，無(wú)論是便條、賬單、報(bào)表還是傳真，不管我愿意與否，都會(huì)進(jìn)入到生活當(dāng)中，這不過(guò)是一個(gè)客觀事實(shí)。如果我以桌面上沒(méi)有紙質(zhì)資料為目標(biāo)，那么我就得具備未卜先知的本領(lǐng)，在收到每一份資料的時(shí)候，都能夠預(yù)先知道今后何時(shí)和為何會(huì)用到它們。這是要我當(dāng)神仙啊，我注定是辦不到的。

要想預(yù)先把每一份資料都存放得井井有條，那就不得不停下手頭在做的工作，根據(jù)今后使用該資料的時(shí)間，將其存放在合適的地方。哪怕當(dāng)時(shí)忙得要命，也得這么辦。而我通?？偸敲Φ貌豢砷_(kāi)交，放下手頭工作，就得切換不同工作的背景，這么做不僅會(huì)導(dǎo)致精力分散，而且時(shí)間一長(zhǎng)還會(huì)加重大腦負(fù)擔(dān)（有關(guān)背景轉(zhuǎn)換的內(nèi)容，詳見(jiàn)第十二章）。對(duì)我而言，僅僅為了保持桌面干凈，就有大量工作要做。

相反，我欣然接受自己經(jīng)常沒(méi)有時(shí)間處理所收到的各種紙質(zhì)文件的事實(shí)，這是我可以成功繞開(kāi)的一個(gè)制約。因此，我會(huì)根據(jù)使用資料的背景或目標(biāo)來(lái)處理桌子上一堆一堆的紙質(zhì)文件。譬如，其中一堆可能是自己想要保存下來(lái)的商家寄送的各種優(yōu)惠票券。諸如體育用品商店的折扣券，電影節(jié)上的優(yōu)惠票，這類東西都堆在一起。賬單之類的資料需要查對(duì)，而用完之后要么作為可循環(huán)利用的垃圾扔掉，要么直接銷毀，這類東西放在另一堆中。第三堆中放的是飛機(jī)上看過(guò)的各種雜志，其中有些文章想要保存起來(lái)，或者已經(jīng)用便條貼作了標(biāo)記，準(zhǔn)備以后再讀。諸如頻繁使用的密碼、電話號(hào)碼、便條記錄之類不想讓其埋沒(méi)在文件堆中的資料，我會(huì)寫(xiě)在可以粘貼的便箋上，把它們放在一眼就能看到的地方，以便隨時(shí)可以找到。

利用這套辦法，在不方便的時(shí)候，或者工作場(chǎng)景不合適的時(shí)候，都不必去處理紙質(zhì)文檔（當(dāng)然，我還是得把那些文檔放在相關(guān)的資料堆中，但是這個(gè)過(guò)程需要耗費(fèi)的思緒和精力微乎其微）。此外，擺在那里的文件堆也是一種醒目的提示，一看到它們，你就會(huì)知道：哦，我還有文件需要處理。如果這些文件不是擺在桌子上（或者貼在墻上），我敢保證自己會(huì)忘得一干二凈。大多數(shù)情況下，一旦對(duì)這些文件作出必要的處理，它們對(duì)我就不再有什么重要作用了，往往直接送進(jìn)了碎紙機(jī)。在我的辦公室里，之所以文件柜中只有一個(gè)抽屜里放滿文件（其中都是必須要保存的最新財(cái)務(wù)賬單和法務(wù)文檔），大概原因就在這里。

因此，我的建議不是要力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)辦公桌上沒(méi)有文件，而是根據(jù)這些文件的使用背景、使用目標(biāo)或者備忘方式，簡(jiǎn)單地加以分門(mén)別類即可。只要你在辦公室里的工作方式對(duì)你自己行之有效，哪怕看起來(lái)有點(diǎn)亂糟糟，那也不要緊。

紙質(zhì)文檔的不利之處

上述內(nèi)容可以概括為：為亟待處理的事情寫(xiě)便條，為一籌莫展的事情尋靈感，給有待解決的問(wèn)題找方案，為金融稅務(wù)及法律事務(wù)存文件，紙質(zhì)文檔在這些方面發(fā)揮的作用十分出色。然而，紙質(zhì)文檔在其他場(chǎng)合經(jīng)常是不夠理想。在以下場(chǎng)合，我建議你不要使用紙質(zhì)文檔。