內(nèi)容繁多的時(shí)候。無(wú)論什么時(shí)候，只要有大量無(wú)序存儲(chǔ)的信息，紙質(zhì)文檔都不是很好的選擇。利用紙質(zhì)文檔，無(wú)法實(shí)現(xiàn)快速查找，而在計(jì)算機(jī)中以數(shù)字形式存儲(chǔ)信息時(shí)，則可以快速找到有關(guān)內(nèi)容。要在紙質(zhì)文檔中找到特定內(nèi)容，你只能在自己認(rèn)為可能出現(xiàn)的地方苦苦搜尋。前面已經(jīng)討論過(guò)，這可是一件苦差事。此外，筆記本、文件夾之類(lèi)實(shí)物都要占用物理空間。如果把那么多的信息存放在電腦硬盤(pán)或互聯(lián)網(wǎng)上，這要比在租金昂貴的辦公室里安放文件柜便宜得多，而且也實(shí)用得多。

自己不知道何時(shí)何地用到的時(shí)候。信息以數(shù)字形式存儲(chǔ)，比以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)具有更大的靈活性。利用數(shù)字化工具，你無(wú)須事先確定將來(lái)在什么地方、什么時(shí)候、以什么方式使用相關(guān)信息。

譬如，在一天深夜，你正在修改次日一早要用的演講稿。突然之間，你想到幾個(gè)打算補(bǔ)充的要點(diǎn)。不幸的是，支持你的論點(diǎn)的有關(guān)材料來(lái)自辦公室里的一篇紙質(zhì)文檔，而你的住處離辦公室有30分鐘的車(chē)程?，F(xiàn)在你面臨一個(gè)實(shí)在可惡的抉擇：花一小時(shí)開(kāi)車(chē)回辦公室取回材料，抑或第二天清晨再早一點(diǎn)趕到辦公室補(bǔ)充演講稿。盡管兩個(gè)選擇造成的損失有所不同，不過(guò)這兩種做法肯定都會(huì)讓你損失睡眠時(shí)間。二者都不是我喜歡的選擇。

然而，假如需要用到的那個(gè)文檔以數(shù)字形式存放在計(jì)算機(jī)上，而你那天晚上又把筆記本電腦帶回家中，那你極有可能馬上就能找到臨時(shí)決定使用的那篇文檔。好極了，只要把相關(guān)內(nèi)容補(bǔ)充到演講稿中，然后上床睡覺(jué)就行了。即便是你忘了把筆記本電腦帶回家，可能還有其他辦法。只要把有關(guān)文檔保存在網(wǎng)上（利用在線(xiàn)備份服務(wù)或者類(lèi)似于Google文檔之類(lèi)的Web服務(wù)），或者可以遠(yuǎn)程訪問(wèn)，你就可以使用家里的計(jì)算機(jī)獲取所需內(nèi)容。（有了遠(yuǎn)程訪問(wèn)服務(wù)，可以使用一臺(tái)計(jì)算機(jī)獲取保存在另一臺(tái)計(jì)算機(jī)上的文件。）

對(duì)于那些機(jī)密文檔，或是無(wú)論如何都不可替代的文檔，我也主張采用數(shù)字化工具實(shí)現(xiàn)安全存放。2008年9月，美國(guó)得克薩斯州遭到颶風(fēng)襲擊，災(zāi)害發(fā)生之后第二天看到的新聞鏡頭特別令人震撼，我至今難忘。鏡頭里，美國(guó)有線(xiàn)電視新聞網(wǎng)的一個(gè)記者走在休斯敦市中心的大街上，可以看到背景畫(huà)面中摩天大樓的窗戶(hù)敞開(kāi)著，一張張的紙片被風(fēng)吹得在大街上四處飛舞。只見(jiàn)記者從雜亂的大街上撿起一張紙，對(duì)著鏡頭展示給觀眾看，紙上標(biāo)記著“機(jī)密”字樣。

這可不是你愿意讓自己的機(jī)密文檔遭遇的命運(yùn)。颶風(fēng)之類(lèi)災(zāi)害當(dāng)然比較罕見(jiàn)，散落在休斯敦大街上的紙質(zhì)文件可能也是計(jì)算機(jī)文件的打印版。不過(guò)，新聞當(dāng)中還有一個(gè)值得關(guān)注的地方：發(fā)生災(zāi)難或者不可預(yù)見(jiàn)的事件之后，你可能無(wú)法迅速回到辦公室保護(hù)（客戶(hù)信息記錄之類(lèi)）紙質(zhì)文件。然而，如果這些信息存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)或是本地計(jì)算機(jī)上，那么業(yè)務(wù)恢復(fù)就會(huì)迅速得多。

別人可能需要使用的時(shí)候。有些信息需要跟別人共享，這種信息的最佳存儲(chǔ)方式就是以數(shù)字形式保存，而不是以紙質(zhì)文檔保存。數(shù)字信息比紙質(zhì)信息更容易共享。例如，你可以使用電子郵件把電子文檔發(fā)送給他人，也可以讓他人訪問(wèn)自己的共享文件夾。大部分人也都可以打開(kāi)閱讀Word、PDF之類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)格式的電子文檔，而紙面上的手寫(xiě)信息可能讓別人難以辨認(rèn)（我有時(shí)候都看不懂自己手寫(xiě)的內(nèi)容）。