這次會議確有必要召開嗎？

雖然開會不受歡迎，但是開會在商界是必要的。最好的會議應該是富有成效的，最壞的會議會讓你感覺自己原本工作做得好好的，結果硬是給拉過來，坐在那里聽別人說些言之無物的廢話。

很多公司都下了大力氣，力圖讓會議開得更有成效。有些公司禁止開會時使用筆記本電腦、黑莓手機及其他信息設備，完全就是為了讓大家在會場上都能集中精力。甚至還有一種叫做“斯克拉姆規(guī)則”（Scrum）的開會方法，按照這個會議規(guī)則，開會時間通常為15分鐘，與會者都是站著開會。可以想象，這種做法有助于確保會議開得簡短，議題集中。

這些措施都很好，不過我要問個簡單問題：首先檢討一下開會是否確有必要，是否有意義呢？

在你召集會議的時候，一定要有明確的目標。要問問自己，通過發(fā)郵件、打電話之類的方式，是不是就能實現(xiàn)這些目標呢？（然而，當心不要過于依賴電子郵件和電話聯(lián)系。人們需要偶爾的會面時間，以啟發(fā)靈感，增進友情。）要確保你召集開會的每一個人都確實有必要出席這個會議。在一場跟你的工作風馬牛不相及的會議上浪費幾個小時，再沒有比這更讓人喪氣失望的了，也再沒有比這更徒勞無功的了。

如果會議確實有必要召開，要盡量使人人都能比較容易地進入這個主題。譬如，可以把要在會上討論的材料提前發(fā)給與會者，這么做有助于大家在開會之前更好地掌握情況，也有助于他們在參與討論時承受較小的壓力。此外，大家都能因此而節(jié)約時間，會議討論也更有可能取得成效。

我會盡量把開會時間限制在30分鐘以內(nèi)。知道只有30分鐘的開會時間，這有助于所有與會者集中精力討論會議主題。此外，如果開會時間過長，人們往往會失去興趣。如果會議開得讓大家感覺深受啟發(fā)且富有成效，確實需要延長開會時間，那在30分鐘之后我們也可以繼續(xù)開會。只要大家仍然勁頭十足，繼續(xù)在這種氛圍下開會討論的效果要好于卡著30分鐘的時間散會，日后再重新召集會議的做法。開會時間限制在30分鐘之內(nèi)是理想目標，不過現(xiàn)實當中未必總是這樣。

如果有些人是遠程參會，就應該像我在第十一章中提到的那樣，跟他們實時共享會議記錄。這種做法并不一定能減少干擾，不過有助于遠程與會者理解會議發(fā)言情況。

如果有好的設備，并且聯(lián)網(wǎng)速度比較快，視頻會議要比電話會議更有效。在視頻會議上，起碼能看到別人的反應。這樣可以獲得電話會議上無法獲得的有用信息?？梢允褂肎mail、Skype（）及其他的信息服務，進行一對一的視頻交談。利用蘋果電腦的iChat軟件（免費預裝在Mac系統(tǒng)中）可以進行多方視頻交談。諸如SightSpeed Business（）和ooVoo（）之類收費合理的業(yè)務功能，也允許進行多方視頻交談。

如何才能不分心

你每天還要面對許許多多不受自己控制的思維轉換—也就是別人。如果你在一個小隔間里工作，更是特別容易受到這種轉換的干擾。在這種環(huán)境下，不管誰從身邊走過，都會把你推向一種新的氛圍。（不敢說他有這樣的本意，但效果就是如此。）

這種情況并非總是壞事。事實上，公司之所以把大家安排在一個個的小隔間里，原因就是要促進相互之間的協(xié)作（當然，也為了省錢）。不過，當工作任務的最終期限迫在眉睫的時候，你需要全力以赴地專注工作，實在沒有時間頻頻中斷。工作在小隔間里，怎樣才能防止那些分心雜事的干擾呢？