這次會(huì)議確有必要召開(kāi)嗎？

雖然開(kāi)會(huì)不受歡迎，但是開(kāi)會(huì)在商界是必要的。最好的會(huì)議應(yīng)該是富有成效的，最壞的會(huì)議會(huì)讓你感覺(jué)自己原本工作做得好好的，結(jié)果硬是給拉過(guò)來(lái)，坐在那里聽(tīng)別人說(shuō)些言之無(wú)物的廢話(huà)。

很多公司都下了大力氣，力圖讓會(huì)議開(kāi)得更有成效。有些公司禁止開(kāi)會(huì)時(shí)使用筆記本電腦、黑莓手機(jī)及其他信息設(shè)備，完全就是為了讓大家在會(huì)場(chǎng)上都能集中精力。甚至還有一種叫做“斯克拉姆規(guī)則”（Scrum）的開(kāi)會(huì)方法，按照這個(gè)會(huì)議規(guī)則，開(kāi)會(huì)時(shí)間通常為15分鐘，與會(huì)者都是站著開(kāi)會(huì)。可以想象，這種做法有助于確保會(huì)議開(kāi)得簡(jiǎn)短，議題集中。

這些措施都很好，不過(guò)我要問(wèn)個(gè)簡(jiǎn)單問(wèn)題：首先檢討一下開(kāi)會(huì)是否確有必要，是否有意義呢？

在你召集會(huì)議的時(shí)候，一定要有明確的目標(biāo)。要問(wèn)問(wèn)自己，通過(guò)發(fā)郵件、打電話(huà)之類(lèi)的方式，是不是就能實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)呢？（然而，當(dāng)心不要過(guò)于依賴(lài)電子郵件和電話(huà)聯(lián)系。人們需要偶爾的會(huì)面時(shí)間，以啟發(fā)靈感，增進(jìn)友情。）要確保你召集開(kāi)會(huì)的每一個(gè)人都確實(shí)有必要出席這個(gè)會(huì)議。在一場(chǎng)跟你的工作風(fēng)馬牛不相及的會(huì)議上浪費(fèi)幾個(gè)小時(shí)，再?zèng)]有比這更讓人喪氣失望的了，也再?zèng)]有比這更徒勞無(wú)功的了。

如果會(huì)議確實(shí)有必要召開(kāi)，要盡量使人人都能比較容易地進(jìn)入這個(gè)主題。譬如，可以把要在會(huì)上討論的材料提前發(fā)給與會(huì)者，這么做有助于大家在開(kāi)會(huì)之前更好地掌握情況，也有助于他們?cè)趨⑴c討論時(shí)承受較小的壓力。此外，大家都能因此而節(jié)約時(shí)間，會(huì)議討論也更有可能取得成效。

我會(huì)盡量把開(kāi)會(huì)時(shí)間限制在30分鐘以?xún)?nèi)。知道只有30分鐘的開(kāi)會(huì)時(shí)間，這有助于所有與會(huì)者集中精力討論會(huì)議主題。此外，如果開(kāi)會(huì)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，人們往往會(huì)失去興趣。如果會(huì)議開(kāi)得讓大家感覺(jué)深受啟發(fā)且富有成效，確實(shí)需要延長(zhǎng)開(kāi)會(huì)時(shí)間，那在30分鐘之后我們也可以繼續(xù)開(kāi)會(huì)。只要大家仍然勁頭十足，繼續(xù)在這種氛圍下開(kāi)會(huì)討論的效果要好于卡著30分鐘的時(shí)間散會(huì)，日后再重新召集會(huì)議的做法。開(kāi)會(huì)時(shí)間限制在30分鐘之內(nèi)是理想目標(biāo)，不過(guò)現(xiàn)實(shí)當(dāng)中未必總是這樣。

如果有些人是遠(yuǎn)程參會(huì)，就應(yīng)該像我在第十一章中提到的那樣，跟他們實(shí)時(shí)共享會(huì)議記錄。這種做法并不一定能減少干擾，不過(guò)有助于遠(yuǎn)程與會(huì)者理解會(huì)議發(fā)言情況。

如果有好的設(shè)備，并且聯(lián)網(wǎng)速度比較快，視頻會(huì)議要比電話(huà)會(huì)議更有效。在視頻會(huì)議上，起碼能看到別人的反應(yīng)。這樣可以獲得電話(huà)會(huì)議上無(wú)法獲得的有用信息?？梢允褂肎mail、Skype（）及其他的信息服務(wù)，進(jìn)行一對(duì)一的視頻交談。利用蘋(píng)果電腦的iChat軟件（免費(fèi)預(yù)裝在Mac系統(tǒng)中）可以進(jìn)行多方視頻交談。諸如SightSpeed Business（）和ooVoo（）之類(lèi)收費(fèi)合理的業(yè)務(wù)功能，也允許進(jìn)行多方視頻交談。

如何才能不分心

你每天還要面對(duì)許許多多不受自己控制的思維轉(zhuǎn)換—也就是別人。如果你在一個(gè)小隔間里工作，更是特別容易受到這種轉(zhuǎn)換的干擾。在這種環(huán)境下，不管誰(shuí)從身邊走過(guò)，都會(huì)把你推向一種新的氛圍。（不敢說(shuō)他有這樣的本意，但效果就是如此。）

這種情況并非總是壞事。事實(shí)上，公司之所以把大家安排在一個(gè)個(gè)的小隔間里，原因就是要促進(jìn)相互之間的協(xié)作（當(dāng)然，也為了省錢(qián)）。不過(guò)，當(dāng)工作任務(wù)的最終期限迫在眉睫的時(shí)候，你需要全力以赴地專(zhuān)注工作，實(shí)在沒(méi)有時(shí)間頻頻中斷。工作在小隔間里，怎樣才能防止那些分心雜事的干擾呢？