·只要你覺得一段時間內(nèi)似乎主次不分，輕重緩急不明時

我常勸大家做“每周回顧”，它已經(jīng)成了運用一套系統(tǒng)性方法、使GTD行之有效的標(biāo)志性的成功要素。它提出一套具體程序“處理滯后，及時更新”—最好在一周結(jié)束時作總結(jié)（當(dāng)然別的時間也行）。它的作用是讓你清空大腦，掌握最新動態(tài)，保持創(chuàng)造力。

“清空大腦”的目的是支撐系統(tǒng)，捕捉系統(tǒng)的內(nèi)容，也就是把身邊、你腦子里積攢起來的松散線頭收集起來，納入系統(tǒng)加以整理和組織。包括清理電子郵件和公文包，整理口袋里和桌面上的票據(jù)、電話筆記、即時貼以及收集在電腦里的其他零碎東西。

“掌握最新動態(tài)”的目的是更新“行動和項目清單”，把一周內(nèi)未能按照計劃完成的部分再作安排。時間一天天過得飛快，你很難事事考慮周全，以及對它們的進(jìn)展?fàn)顩r和下一步行動了如指掌。我坐下來做每周回顧時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)清單上有些任務(wù)我已經(jīng)完成，卻來不及把它勾掉。也可能過去幾天出現(xiàn)了一些新情況，引出一些必須執(zhí)行的新項目，我卻懵懵懂懂，直到回顧時才恍然意識到。只要我知道自己的項目清單是最新的，我就必然把每個項目的下一步行動在系統(tǒng)中各有安置，通常要么列在日程表上，要么列在行動清單上。

涵蓋新情況的典型范例，也許莫過于我們推薦的日程表總結(jié)，即瀏覽過去兩周的執(zhí)行和進(jìn)展情況，提前設(shè)想后幾周可能要承擔(dān)的事務(wù)，以彌補疏漏。如果別人可能給你添加日程表事務(wù)，尤其應(yīng)該進(jìn)行每周回顧。

日程表是你安排時間的工具，把日程表與項目清單對照總結(jié)，你還可以及時注意到最后期限的重合（這種情況在所難免），并根據(jù)情況靈活調(diào)整時間的分配。許多事務(wù)都有時間要求，不過，事事精確計劃、周密協(xié)調(diào)的情況卻極少，所以，一旦約見的時間有變，或者出現(xiàn)新情況，影響到你的輕重緩急的安排，你就可以進(jìn)行靈活調(diào)整。你翻看日程表，想著幾天來哪些事務(wù)有變。當(dāng)你意識到，下周你可以抽出整整兩個小時時間不受打擾，能按時完成起草文件的任務(wù)，你就會覺得喜出望外，原來焦頭爛額、身不由己的感覺會大大削弱。

“保持創(chuàng)造力”也是每周回顧的組成部分，只要給它留出充足的時間，無須刻意為之，創(chuàng)造力自然勃發(fā)。如果你照我說的去做，把各項內(nèi)容妥善納入系統(tǒng)并逐一總結(jié)回顧，實用的想法和巧妙的點子必然會源源不斷地冒出來。如果你不總結(jié)回顧，就想不到這些點子，或者只在萬不得已、急中生智時才能想到。你想帶妻子去舊金山慶祝生日，最好提前一個月考察一下在那里有哪些娛樂活動，不要等到已經(jīng)抵達(dá)舊金山，才想起購買座位靠前的演出門票。

在這個層面，最好至少每隔七天瞭望一下全局。有些項目要持續(xù)關(guān)注、經(jīng)?？偨Y(jié)，特別是如果你在星期一才接到一個大項目，而星期五必須完成。有些項目比如計劃9個月后休長假，你也許可以不慌不忙地分幾個星期抽空完成。

GTD模型支持“大腦延伸”，它的一大好處是不但可以減緩大腦中央處理器的壓力，保證程序正常運行，還可以在你想到待辦事務(wù)時，自動啟動全速思考。換句話說，你列好項目清單，把任務(wù)妥善歸置，輪流執(zhí)行，一次處理一項，那么，就可以最大限度地發(fā)揮你的創(chuàng)造力，讓它起到最大作用。