關(guān)鍵是要明白，它要花時(shí)間。如果你一整天會(huì)務(wù)繁忙，分身乏術(shù)，那么，整理工作會(huì)至少滯后一小時(shí)。這種情況本身沒(méi)有錯(cuò)，只要你心里知道這件事必須“加急處理”。但是，許多人似乎不認(rèn)可、不接受這個(gè)現(xiàn)實(shí)，徒然地設(shè)法彌補(bǔ)失去的時(shí)間，卻勞而無(wú)果，備感挫折。這就好比抱怨沖個(gè)澡占用了你的時(shí)間！有些人知道整理需要投入時(shí)間和精力，養(yǎng)成了在工作和生活的緊張間隙騰出時(shí)間的習(xí)慣，而不是喋喋不休地發(fā)牢騷。

每周回顧

每天的整理很少能做到板上釘釘、毫厘不差。每周回顧卻不然，如果你還沒(méi)有養(yǎng)成習(xí)慣，最好把它記在日歷上。每周回顧一次，你可以對(duì)自己的世界重新作一番瞭望，這對(duì)你明智地分配時(shí)間、精力專注、順利執(zhí)行自己選擇的工作至關(guān)重要，它的好處不言而喻。①

我建議你抽出連續(xù)兩個(gè)小時(shí)的安靜時(shí)間。我確信，你會(huì)好好利用這段時(shí)間，即便你的每周回顧用不了兩個(gè)小時(shí)。如果你留出了專門的時(shí)間，知道自己可以把滯后的工作做完，就會(huì)在整個(gè)一周里保持輕松的心情。

執(zhí)行關(guān)注層面高度的活動(dòng)

要想給予足夠的重視，2萬(wàn)到5萬(wàn)英尺擺正視角的商談、交流和決策基本上都要專門抽時(shí)間進(jìn)行。部門總結(jié)年度計(jì)劃，與人生伴侶到風(fēng)光秀美的地方商量未來(lái)的生活方式目標(biāo)，與老板一起對(duì)工作作一番總結(jié)，這些談話很少是即興想到的。你必須自覺(jué)重視，主動(dòng)計(jì)劃，專門安排時(shí)間。

如果你想在更高層面擺正視角，就必須考慮采用什么形式，請(qǐng)誰(shuí)參與，并在日程表上標(biāo)記執(zhí)行時(shí)間。

使用這個(gè)系統(tǒng)

設(shè)立你的系統(tǒng)，把各項(xiàng)內(nèi)容填充就緒，順理成章的第三件事是把它付諸運(yùn)用。一切結(jié)構(gòu)的最終目的不外乎給你的生活和工作提供便利，使之順風(fēng)順?biāo)?/p>

你在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)擱置那些可能有意義、有價(jià)值的事務(wù)不予處理，卻不影響你的自主掌控感和適度的專注，當(dāng)然全在你自己以及你的具體情況。關(guān)鍵是看你是不是一旦決定整理，就能盡快把它們整理一新，并且對(duì)結(jié)果很滿意。這也是GTD方法讓人氣定神閑的原因所在—你不必加快腳步，不必更加賣力地工作，卻知道一旦情勢(shì)所需，你能做得很好。造成失控感的是悄悄潛入你的生活和工作中的不明事務(wù)，它們噬咬你的神經(jīng)，造成焦慮感。

下列方法可以幫助你樹(shù)立一旦情勢(shì)所需、自己能夠擔(dān)當(dāng)?shù)男判摹?/p>

使用和及時(shí)清空工作籃

現(xiàn)在，這個(gè)辦法應(yīng)該是不言自明的（如果你還沒(méi)有行動(dòng)起來(lái)），你要養(yǎng)成使用工作籃的習(xí)慣，用它來(lái)營(yíng)造掌控和放松感。工作籃的作用不是把東西放進(jìn)去即可，你還必須再把它們?nèi)〕鰜?lái)。有一條標(biāo)準(zhǔn)需要不斷強(qiáng)化，直至你習(xí)以為常：把你用于收集的一切工具全部清空，包括電子郵件、便條紙片、語(yǔ)言留言機(jī)等。目的是每24~48小時(shí)，讓工作籃達(dá)到清零狀態(tài)。任務(wù)積壓的出現(xiàn)在所難免，但這種情況應(yīng)該是例外而不是常態(tài)。

每周回顧

我必須再次重申，要想掌控引起你關(guān)注的事務(wù)，最好的辦法莫過(guò)于每隔幾天作一次回顧，及時(shí)處理新問(wèn)題。你要督促自己這么做，并長(zhǎng)期堅(jiān)持下去，這是可以讓你終生受益的好習(xí)慣。

經(jīng)常重新評(píng)估和更新你的系統(tǒng)

一切東西都會(huì)過(guò)時(shí)。你的生活在變，責(zé)任在變，你某方面的能力在加強(qiáng)，另外一些方面在減弱，你的興趣愛(ài)好也在發(fā)生轉(zhuǎn)移……變化永無(wú)止境。只要你知道自己一定會(huì)回過(guò)頭來(lái)，對(duì)當(dāng)前事務(wù)作一番徹底整理，心情就會(huì)大為釋然，也肯放遠(yuǎn)目光，信心十足地大膽探索。