三、案卷法
案卷法其實就是專家閱讀企業(yè)成文制度或管理檔案,從中了解企業(yè)管理特點或不足,特別要關注企業(yè)重復出現(xiàn)的問題或經常發(fā)生的錯誤有哪些,從中很容易找到流程管理改善的突破口。
四、直觀法
直觀法就是現(xiàn)場走訪,到現(xiàn)場去觀察企業(yè)管理的好壞,獲取第一手材料。通過觀察企業(yè)員工的工作狀態(tài)、精神面貌,觀察現(xiàn)場繁忙程度,觀察現(xiàn)場物品擺放、廠房布置、墻面張貼,并在方便時和現(xiàn)場員工交談。將現(xiàn)場觀察與座談和問卷調查內容相對照,就可以對企業(yè)管理的現(xiàn)狀有一個立體印象。對重點部門可選擇不同的時間點去觀察,以識破應付檢查的表面現(xiàn)象。
五、表單法
表單法就是追蹤企業(yè)現(xiàn)有表格單據的流轉路徑,真實把握企業(yè)現(xiàn)有工作流程的效率高低或瓶頸所在。重點了解現(xiàn)有表單的必要性、便捷性或繁瑣性;同時,尋找有無可替代的方法或路徑。不少企業(yè)表單流轉環(huán)節(jié)過多、時間過長,不僅造成內部信息傳遞遲緩,而且招致不少合作伙伴的投訴,效率自然大打折扣。改進表單的設計或傳遞就能帶來效率的提升和改進。
項目導入前,流程評估的重點不僅在于把握現(xiàn)行流程的效率、質量、服務和響應速度,了解流程優(yōu)化改進的空間,而且還要了解企業(yè)員工特別是管理層的思想狀況,把握流程管理的難點和起點。流程管理真正要起作用,思想觀念的轉變必須放在首要位置。沒有觀念變化,就談不上流程優(yōu)化。
因此,對企業(yè)現(xiàn)狀的評估,不能僅僅局限在流程表面,必須深入探究其形成的思想根源。要達成這一目標,以上方法必須綜合運用。專家組最后必須對其進行統(tǒng)計分析,然后以調研診斷報告的方式呈現(xiàn)給企業(yè)管理層決策。也就是說這份調研診斷報告,既有數(shù)量統(tǒng)計,也有案例分析,既有主觀判斷,也有客觀事實,對企業(yè)下一步實施流程管理的重點就能準確把握。有了對企業(yè)流程現(xiàn)狀的全面評估,流程重組或優(yōu)化的方案就能做到有的放矢。