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商務(wù)溝通的當(dāng)代議題(4)

商務(wù)溝通(第7版) 作者:(美)斯科特·奧伯


給出正面和負(fù)面反饋

很多人都把優(yōu)秀的工作當(dāng)成是理所當(dāng)然的,只有在出現(xiàn)問題時(shí)才給出反饋。不幸的是,這種習(xí)慣會(huì)產(chǎn)生相反的效果。如果人們同時(shí)得到你的贊美和抱怨,他們更會(huì)注意到你的抱怨。

學(xué)習(xí)如何給出反饋 使用以下指導(dǎo)方針來贊美或抱怨:

1.反饋應(yīng)當(dāng)是描述性的。要與你看到或聽到的事相聯(lián)系。給出具體例子,越新越好。

2.避免使用標(biāo)簽式詞匯。像“靠不住的”、“不專業(yè)的”、“沒有責(zé)任心的”和“懶惰的”這些都是描述行為的標(biāo)簽式詞匯。反之,應(yīng)該描述行為,而不是使用這些詞貼標(biāo)簽。

3.不要夸大。要準(zhǔn)確。說“你開會(huì)總是遲到”很可能是不準(zhǔn)確的,因此是不公平的。

4.按照自己的觀點(diǎn)說話。不要引用不在場(chǎng)匿名人士的話(比如“這里很多人都不喜歡你這樣,當(dāng)你……時(shí)”)。

5.使用“我”陳述事實(shí)。這可能是最重要的準(zhǔn)則。比如,你不應(yīng)該說“你參加會(huì)議常常遲到”,而應(yīng)該說“當(dāng)你會(huì)議遲到時(shí),我很惱火?!笔褂谩拔摇钡年愂鰻I(yíng)造一種成年人/ 同齡人關(guān)系(見圖2-2)。

沖突解決

如一個(gè)小組隊(duì)花很多時(shí)間將自己發(fā)展成一個(gè)團(tuán)隊(duì),互相了解,制定基本規(guī)則,討論團(tuán)隊(duì)行為標(biāo)準(zhǔn)等,那這個(gè)團(tuán)隊(duì)中大多數(shù)沖突可以被預(yù)見并防止。然而,無論團(tuán)隊(duì)做了多少計(jì)劃,團(tuán)隊(duì)成員工作多么認(rèn)真,沖突還是會(huì)時(shí)不時(shí)出現(xiàn)。

最壞的策略就是盲目地接受問題。問題幾乎不會(huì)自己消失。但是,你既不能對(duì)團(tuán)隊(duì)問題做出過度反應(yīng),又不能低估問題。一些行為只是短暫的不和,這些問題可以忽略。而有些問題是慢性的和有破壞性的,必須得到解決。

把每個(gè)問題看作是一個(gè)團(tuán)隊(duì)問題。團(tuán)隊(duì)不應(yīng)該通過找出一個(gè)替罪羊的方式來解決沖突--比如,“如果山姆能完成他應(yīng)該完成的部分,那我們現(xiàn)在已經(jīng)完成這個(gè)報(bào)告了;他永遠(yuǎn)也靠不住。”團(tuán)隊(duì)的成功或失敗很少是因?yàn)橐粋€(gè)人的責(zé)任。

應(yīng)該這樣來看待每個(gè)問題:考慮團(tuán)隊(duì)會(huì)如何做來鼓勵(lì)或允許這個(gè)行為,團(tuán)隊(duì)可以怎么做才能鼓勵(lì)更多有建設(shè)性的行為。因?yàn)槊總€(gè)成員的角色既是他或她自己個(gè)性的作用,又是團(tuán)隊(duì)個(gè)性的作用。團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該考慮如何讓每個(gè)人都對(duì)團(tuán)隊(duì)作出更多貢獻(xiàn)。


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