一、公文寫作的基本要求

1．準確、實際

公文是辦事的工具，要用它指導工作和處理問題，這個根本性質要求撰寫公文必須實事求是，一就是一，二就是二，不能憑主觀想象，把事實夸大或縮小，或說假話空話。否則，不是一紙空文難以實行，就是干擾工作，甚至會造成工作損失和影響。要文字樸實，注意用詞分寸。引用和涉及的事實、數(shù)字、人名、地名等，必須認真核對，避免差錯和出入。

2．生動、及時

（1）生動

一是能夠生動地指導實際工作。運用文件指導和推動工作，既要堅決遵循上級精神，又要善于發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造本單位典型經(jīng)驗，指導工作和創(chuàng)新局面。不要照抄照轉上級指示，千篇一律地轉發(fā)通知，只起到收發(fā)室、運轉站的作用。二是使用的語言和選用的材料也要生動活潑，吸引人并具有說服力。文件的語言注重樸實、精確，不使用華麗的辭藻，不運用過多的形容和描述，并不等于寫得呆板枯燥。特別是寫工作簡報、講話稿、工作報告、經(jīng)驗總結等文件，要注意在比較抽象概括的敘述中穿插一些具體數(shù)字、事例和思想反映，選用一些適當?shù)谋扔?、群眾性的語言等，使敘述的語言適當形象化，有感情、有趣味，生動真實，具有說服力，讓人讀后留下深刻的印象。

（2）及時

文件的時間性很強，發(fā)文及時與否關系到文件的效用。無論反映情況還是指導工作的文件，都要發(fā)得及時，否則變成“馬后炮”。比如，當年的計劃直到第二季度才寫出來；一份工作指示等到面上的工作已經(jīng)進入收尾階段才發(fā)出去；總結在工作結束半年后才著手寫等。行文拖拉，就會貽誤時機，造成工作被動。

3．簡練、明確

公文便于閱讀和處理，需寫得簡練。比如一份工作報告不能像報告文學那樣把人的思想感情和活動寫得很細膩；一份指示、規(guī)定和通知，也不能像學術論文那樣詳細論證它的道理。文件的篇幅要盡可能短些，用最簡練的文字把發(fā)文意圖表達清楚。

要把文件寫得簡練、明確，首先要對工作情況、存在的問題、采取的措施和步驟等，進行清楚的分析和概括。如果認識模糊，抓不住癥結和主要問題，寫起來就不能層次清晰、文字簡練而又明確。其次要在煉字、煉句上下工夫，學會用最簡練的文字，準確說明問題。初稿擬出后，要反復刪改，毫不吝惜地去掉那些多余的、可以簡縮的字句。

從寫作方法說，要開門見山，如公文常用“根據(jù)……”、“為了……”、“關于……”、“目前……”等作開頭語，直截了當提出問題。文件的開頭，不必寫一大串一般化的形勢、口號等套語。正文的首段宜點明主題，以便分清段落或者列出條目，使全文層次清楚，主題鮮明，便于閱讀。

4．符合規(guī)定體式

公文寫作必須符合統(tǒng)一規(guī)定的體式，不能隨意出手，以免不倫不類。

二、撰寫公文的方法

1．明確發(fā)文的主題和目的

主題是作者說明的問題，通過全部文章內容所表達的基本意見和中心思想。主題的形成大致有三：一是主題在成文前確定。即“主題先行”，這是公文有別于其他文體的主要特征之一。主題不是通過提煉產生的。成文前，根據(jù)領導意圖、上級的有關精神，或有關文件、政策等規(guī)定要求，預先確定一個主題，然后再組織材料，實施寫作。二是主題在調研后產生。在得到材料后，進行分析、歸納，最后產生的結論就是主題。三是調研后主題的改變。通過調研，又獲得豐富材料后，與原既定主題有差別，重新確定主題。

發(fā)文的主題和目的主要包括以下幾點：

第一，文件的中心內容寫什么？抓什么問題？解決問題的主要意見、措施是什么？請示時擬請上級機關主要解決什么問題？

第二，準備用什么文種？文種不同，寫法有所不同。如向上級匯報工作，是寫專題報告，還是情況簡報？

第三，發(fā)送和閱讀的對象是什么范圍？如寫工作總結是上報領導機關，還是向下屬單位介紹工作經(jīng)驗？閱讀對象不同，語氣和詳簡程度有所區(qū)別。

第四，發(fā)文的具體要求是什么？如要求對方了解，還是答復批轉？要求對方貫徹執(zhí)行，還是供對方參照參考等。

2．收集有關材料，進行調查研究

發(fā)文的目的和主題確定后，要圍繞主題收集材料，進行一定的調研工作。這一步工作，并不是對每個文種的寫作要求。比如，寫一個通知、公函、請示等，一般并不需要專門收集材料和調研。而對較復雜的公文，往往需要收集材料和調研。如工作計劃、調查報告、工作總結、規(guī)章、條例等。收集材料和調研是一個充分醞釀和構思的過程，不僅可使基本觀點逐漸深化和成熟，還可以通過收集典型材料、有關統(tǒng)計數(shù)字等，為文件的寫作奠定基礎。

3．擬出提綱，安排結構

簡短的文件不需要擬提綱就可以直接寫了，篇幅較長的文件，就需要先擬一個寫作提綱，對文件的結構先有個通盤設計，把它的主要框架勾畫出來，這樣有利于順利進行寫作，避免半路返工。

提綱可根據(jù)篇幅大小確定，篇幅不太長的，可安排一下正文的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，一共分為幾段、幾層意思等。篇幅長的、非常重要的文件，需擬出較詳細提綱，包括正文幾個部分，每部分講幾個問題，各問題的題目要點，哪一部分、哪一個問題準備使用什么具體材料說明等。重要的領導指導文件，主要執(zhí)筆人擬出提綱后，還要反復討論修改補充。幾個人共寫的文件，更要先擬提綱，以免寫的前后重復、脫節(jié)或互相矛盾。

4．起草正文

一是要注意觀點鮮明，觀點和材料結合得要好。二是文字要簡練，交代的問題要清楚。觀點和材料結合得好，才能符合準確性、鮮明性、生動性的要求。只有觀點，沒有材料，使人理解不深；堆積了一些材料沒有鮮明的觀點，則使人不了解要學什么、貫徹什么、吸取什么教訓。交代問題要清楚，主要是：什么機關、什么時間、什么地點、什么問題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見，向對方有什么要求等。

5．反復檢查，認真修改

初稿擬定后，作者一定要反復看幾遍，耐心地仔細地逐字逐句檢查修改，連每個標點符號也不能馬虎，修改可提高文件質量，也為領導人審核簽發(fā)這份文件打下良好基礎。