〔解答〕在黨政公文主要文種中，“函”是唯一的一個平行文。按照黨和國家行政機關(guān)公文法規(guī)的規(guī)定，“函”是不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項時使用的文種。函在實際行文中形成了多種類型。

從內(nèi)容作用上看，包括以下幾個方面。

1．申請函。

申請函，即向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準事項的函。

2．商洽函。

商洽函，即用于請求協(xié)助、商洽解決辦理某一問題的函。

3．詢問函。

詢問函，上下級或同級之間均可使用，如上級向下級詢問工作情況或某一具體事情，下級向上級機關(guān)及主管部門詢問有關(guān)方針、政策和工作中遇到界限不明確的問題等。

4．答復(fù)函。

答復(fù)函，上級答復(fù)下級詢問、平級相互答復(fù)事項及審批答復(fù)時使用的函。

5．告知函。

告知函，平級或不相隸屬單位之間相互通知事情時使用的函，其內(nèi)容均屬周知事宜，不得帶有指揮的性質(zhì)。

“函”在建國前就被廣泛使用，早在1940年和1942年，我晉察冀邊區(qū)行政委員會和陜甘寧邊區(qū)政府就將“函”列為正式公文文種。在當(dāng)代社會中，“函”已成為聯(lián)系工作、傳播信息、溝通情況、贏得理解和支持的重要手段。隨著我國改革開放的深入，商品經(jīng)濟的發(fā)展，流通領(lǐng)域的活躍，橫向聯(lián)系的擴大，“函”在公務(wù)活動中的作用必將越來越大。

“函”的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由以下幾個部分組成。

1．標(biāo)題。基本上由“三要素”構(gòu)成，即“制文機關(guān)”、“事由”與“文種”，如《中國科學(xué)院關(guān)于商洽建立全面協(xié)作關(guān)系的函》。

2．正文。一般是由兩個層次組成：

一是制文的依據(jù)、緣由與背景，即為什么要發(fā)函。如“申請函”開端部分“為什么要申請”的內(nèi)容，“商洽函”開端部分“提出商洽問題的原因”，“答復(fù)函”的開端部分“所引來文的標(biāo)題及發(fā)文字號”等。例如“我局所屬區(qū)食品公司，擔(dān)負著該地區(qū)豬、禽、蛋的購銷任務(wù)。根據(jù)商業(yè)部及市政府關(guān)于實行一條龍經(jīng)營的方針，區(qū)供銷社經(jīng)營的收購業(yè)務(wù)移交給區(qū)食品公司。但由于區(qū)供銷社房屋緊張，只交了業(yè)務(wù)，未移交房屋，豬、禽、蛋收購無地方?！边@是市第二商業(yè)局寫給市規(guī)劃局《關(guān)于區(qū)食品公司建立食品購銷站征用土地的函》的第一層次內(nèi)容。

“你廠于2007年1月，從我廠借去資金11萬元，作為貴廠勞動服務(wù)公司開辦費，當(dāng)時議定年內(nèi)償還”。這是2008年1月10日市第一變壓器廠寫給市第七變壓器廠催還借款的第一層內(nèi)容。

二是申請、商洽、回復(fù)的具體事項。以前述的那份“催款函”為例，其第二層次內(nèi)容是：“目前，正在編制2008年財務(wù)決算，為及時搞好各類款項的清理結(jié)賬，望貴廠能將所借款項于1月20日前歸還我廠?！?/p>

3．結(jié)尾。屬申請及商洽事項的函，通常結(jié)尾要寫“可否，請審批”、“同意否，望請復(fù)函”等；答復(fù)函一般可寫作“特此復(fù)函”。

寫好“函”的要領(lǐng)包括以下五點。

1．?dāng)⑹虑宄?，說理有節(jié)。

“公函”是代表機關(guān)向外聯(lián)系工作、告知、商洽事情、請求支持幫助的公文文種。欲要對方理解、接受、支持，取得圓滿的效果，首先敘事要清楚、明白；其次就要說理有節(jié)，令人信服。如果這兩點做不到，對方不能充分理解提出要求的背景，不能激起感情上的共鳴，他就不能千方百計地幫助你解決問題。而要做到上述兩點：一是善于思索，整理好思路，占有一定的材料；二是用懇切、謙和的語言表述，避免使用“你們要……”，“你們不要……”，“否則，由此引起的一切后果由你方承擔(dān)全部責(zé)任”及“承蒙關(guān)照”等命令、聲討和客套、寒暄、過分感激的語體；三是提出的意見、辦法、請求符合對方的實際情況。

2．入木三分，用語平和。

當(dāng)遇有屬于糾紛、交涉性的事情，相互致“函”時，也要注意掌握分寸，抑制過激詞語，做到敘事入木三分，但用語要顯得平和，即“外柔內(nèi)剛”，切不可使用怒斥、討伐等語調(diào)。俗話說“有理不在聲高”，這是由“函”文種的性質(zhì)所決定的。例如1941年1月20日中共中央革命軍事委員會為《皖南事變發(fā)表的命令和談話》，（《毛澤東選集》第二卷）與《共產(chǎn)黨七參政員為重申不能出席本屆會議理由復(fù)參政會函》（1941年3月8日，《中共中央文件選集》第13卷），同屬針對“皖南事變”的，但由于文種形式不同，其語氣卻大相徑庭，前者語氣十分強勁、激烈，后者措詞雖也激烈，但又十分講究尺度，有理有節(jié)。這就更使我們領(lǐng)略到“函”的寫作用語特色。

3．短小精悍，注意技法。

“短小精悍”是指寫函不必詳述過程，不必大發(fā)議論，要求字約意豐；“注意技法”是指公函的撰寫應(yīng)根據(jù)具體內(nèi)容，推斷對方見函后的心理特征，采用不同的寫法。比如，以答復(fù)函為例，假若屬于肯定性的開頭就可以將答復(fù)的內(nèi)容提出，后面再敘述其他有關(guān)事宜。這樣既能使對方充分掌握函的內(nèi)容，也能促進單位之間的密切合作關(guān)系。假若屬于否定性的，開頭就不宜將否定的內(nèi)容提出，而應(yīng)是先簡明、懇切地說明理由，最后表明否定態(tài)度，這樣能使對方諒解，感到否定是正常的、合理的，不致產(chǎn)生誤解和反感。

4．不能將“函”遺忘。

“函”不僅在革命戰(zhàn)爭時期被廣泛使用，而且在當(dāng)前也是黨政公文中一個十分活躍的文種。因為平級或不相隸屬單位之間行文要用“函”，向有關(guān)主管部門請求批準事項也要用“函”。上級與下級相互詢問事宜或上級答復(fù)下級也可以使用“函”，從這三點足以說明“函”的使用頻率是多么高。但是實際情況恰恰相反，在上述兩方面的情況中，一些單位往往不用“函”，而用通知、請示與批復(fù)，從而使“函”處于“被公文遺忘的角落”。為了保證黨和國家公文法規(guī)的貫徹落實，切實促進機關(guān)工作的科學(xué)化程度，我們應(yīng)當(dāng)把“函”從被通知、請示與批復(fù)的“淹沒”下解救出來，恢復(fù)它在公文處理中應(yīng)有的地位與作用。

5．要準確理解“函代批復(fù)”。

對于下級機關(guān)的“請示”，由上級機關(guān)進行批復(fù)時要使用“批復(fù)”，但當(dāng)這種批復(fù)是由上級機關(guān)的辦公廳（室）代行時，由于它們之間形成了一種平行關(guān)系，故用“函”代行“批復(fù)”來行文，這就是人們通常所說的“函代批復(fù)”。因為從公文外形上看它是一份“函”，而實質(zhì)上是一份千真萬確的“批復(fù)”。“函代批復(fù)”里的“代”字，萬萬不可當(dāng)做“代替”來理解，而是強調(diào)它的實質(zhì)，是形式與內(nèi)在的完整與統(tǒng)一。