不接電話→電話鈴響三聲內(nèi)接起電話。

轉(zhuǎn)達(dá)人→對(duì)要傳達(dá)的內(nèi)容做好筆記，不要讓對(duì)方不斷重復(fù)相同的內(nèi)容。

感覺(jué)不到親切感→重要內(nèi)容加以重復(fù)，附和語(yǔ)要富于變化。

不能完整地傳達(dá)留言信息→重復(fù)留言，最后告訴對(duì)方自己的名字，并表示自己已經(jīng)記下，明確責(zé)任。

留言電話喋喋不休→留言信息控制在20秒以?xún)?nèi)。

工作電話要盡量做到用時(shí)短少，措辭簡(jiǎn)潔。

首先告訴對(duì)方自己的姓名，然后向其詢(xún)問(wèn)現(xiàn)在通話是否方便。得到肯定回答后，不要再進(jìn)行寒暄，而是要直入正題。

一般，我們會(huì)事先把要說(shuō)的內(nèi)容總結(jié)成三點(diǎn)。因?yàn)橐话銇?lái)說(shuō)，人們聽(tīng)到并能記住的內(nèi)容最多只有三點(diǎn)。所以，打電話之前，首先要在紙上寫(xiě)出電話打給誰(shuí)，打電話的目的等重要內(nèi)容，之后將這些內(nèi)容記在腦子里，最后再來(lái)打電話。

比如說(shuō)，我們打電話時(shí)可以這樣說(shuō)，“請(qǐng)?jiān)试S我直接進(jìn)入正題，今天要與您商量的有三點(diǎn)，第一點(diǎn)是……”，也就是說(shuō)直截了當(dāng)?shù)卣f(shuō)出自己想說(shuō)的話。

另外，不管是什么樣的商務(wù)活動(dòng)，都不可能只靠一通電話就能談成。首先我們得讓對(duì)方知道自己是誰(shuí)，然后告訴他們要談的事情，最后爭(zhēng)取面談機(jī)會(huì)。這個(gè)“三點(diǎn)”很重要，我們要靠它打動(dòng)對(duì)方，使對(duì)方同意與我們面談。

搜集與我們通話者的相關(guān)信息，事先找到一些共同點(diǎn)。比如說(shuō)，“聽(tīng)我的老板說(shuō)您是某某地方的人，我也是從那兒來(lái)的呢”，“上次的那個(gè)聚會(huì)我也參加了”等等。也就是說(shuō)首先要?jiǎng)?chuàng)造一些機(jī)緣，可以讓我們順利地與對(duì)方建立起良好的關(guān)系。

對(duì)于電話和郵件，我們要明確它們的使命。如受到別人的照顧時(shí)，無(wú)論如何我們都要先打去一通電話或是發(fā)出一封郵件，以表達(dá)我們的感激之情。

除此之外，如果我們把感激之情寫(xiě)進(jìn)一張便箋或一張卡片，再附上自己的名片寄送給對(duì)方，那就更完美了?，F(xiàn)如今，手寫(xiě)的書(shū)信已經(jīng)越來(lái)越少，有品味的信封加上漂亮的字體肯定能給對(duì)方留下深刻的印象，因此，如果能加以利用的話就會(huì)顯得特別珍貴和獨(dú)特。

另外，如果遇到對(duì)方是留言電話時(shí)，我們一定要把信息總結(jié)到20秒以?xún)?nèi)。自報(bào)姓名后，我們可以在留言中告訴對(duì)方會(huì)再打過(guò)去，這樣并不失禮。相反，如果慌慌張張地說(shuō)了一半，磁帶的錄音就突然到時(shí)間了，那才是非常失禮的事情。要拜托對(duì)方的事情以及重要的事情最好不要通過(guò)留言告知對(duì)方。