“開會”恐怕是職場人士最為熟悉的一種“工作方式”。有人說：不開會的職場人士要么工作不飽滿，要么級別不夠高。也有人說：開會是工作方法，是一種工作態(tài)度，還是領(lǐng)導(dǎo)評定你忙與不忙的標(biāo)準(zhǔn)。

開會真的能解決問題嗎？所有的會都有必要開嗎？從對全國職場會議調(diào)查情況來看，職場會議呈現(xiàn)出：高層會議天天有、業(yè)務(wù)部門隔天開，小部分職能部門的人員基本不開會。與此同時(shí)，該調(diào)查還表明：相當(dāng)數(shù)量的職場人士對開會已經(jīng)表現(xiàn)出某種程度的“厭煩”，認(rèn)為這些會議“只有一小部分值得開”，這就需要引起企業(yè)的重視。實(shí)際上，企業(yè)的會議往往是把“雙刃劍”，會議效率高，將會促進(jìn)企業(yè)內(nèi)外部溝通協(xié)調(diào)；而會議效率低下則會大量消耗人力資源，同時(shí)對公司的業(yè)務(wù)發(fā)展也起不到絲毫的積極作用。

前文我們講過，會議的目的就是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動。因此，作為會議的主席或主持人就有必要想方設(shè)法讓會議更具有智“會”，讓會議最大程度發(fā)揮其作用，獲得最大的效果。

1. 會議內(nèi)容更智慧

根據(jù)一項(xiàng)調(diào)查表明：13%的人表示“一旦自己不能決定的事情，就會發(fā)起會議”，39%的人則表示自己召開會議主要是因?yàn)椤绊?xiàng)目涉及人員較多”，19%的人是因?yàn)椤捌渌麥贤ǚ绞诫y以解決”而發(fā)起會議，還有15%和12%的人分別因?yàn)椤俺绦驈?fù)雜”和“跨部門項(xiàng)目”而發(fā)起會議。

會議無疑會占用不少時(shí)間，如果和自己其他工作計(jì)劃有所沖突時(shí)，職場人士會如何選擇呢？調(diào)查表明：35%的人表示“會議優(yōu)先，自己會加班完成其他工作”，36%的人表示“必須參與的會就去開”，選擇“開會的同時(shí)工作”、“先把工作完成，不開會”的人分別占到5%和7%。

其實(shí)，會議首先就要明確開會的內(nèi)容，即會議的組織者自問一下——有必要組織大家開這個(gè)會嗎？如果會議的內(nèi)容就是為了傳達(dá)簡單的信息（如人事變動等），不妨選擇郵件或文件下發(fā)等形式，沒必要組織人數(shù)眾多的會議傳達(dá)。開會反而會造成與會者厭倦會議，從心里抵制會議。

2. 會議時(shí)間更智慧

一天當(dāng)中什么時(shí)間是最佳開會時(shí)間呢？調(diào)查顯示：如果自己是會議的組織者，27.9%的人會將會議安排在9點(diǎn)左右，一上班就開會。排在第二位的是10點(diǎn)左右開會，基本上讓大家處理一些事情再參加會議，這部分比例為24.1%。16.3%的人會將會議安排在中午11：30～12：30之間。17.2%的人會將會議安排在5～6點(diǎn)之間，這樣開完就下班。將會議放在快下班時(shí)間，就要看會議組織者的控制能力了，一不小心就會耽誤大家的下班時(shí)間，也有可能導(dǎo)致安排了自己事情的同事心不在焉，從而影響會議質(zhì)量。3.3%的人甚至將會議時(shí)間安排在下班之后。占用員工下班時(shí)間開會，表面上看似乎為單位節(jié)省了人力資源，但下班后的會議一般質(zhì)量不高。長此以往會嚴(yán)重影響員工的工作積極性，畢竟下班時(shí)間開